GUIA PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE …

1 PROCESO GESTI N DOCUMENTAL C digo: GUIA para LA protecci N Y conservaci N DE archivos Versi n: 03 P gina 1 de 9 Revis Directora de Certificaci n y Gesti n Documental Aprob Rector Fecha de aprobaci n Septiembre 30 de 2008 Resoluci n N 1699 1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios para la protecci n y conservaci n de los documentos producidos y recibidos en la Universidad Industrial de Santander. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos que reciben y producen las diferentes Unidades Acad micas y/ Administrativas de la Universidad Industrial de Santander. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gesti n, conservados para servir como testimonio e informaci n a la persona o instituci n que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

2 Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gesti n de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gesti n: Comprende toda la documentaci n que es sometida a continua utilizaci n y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulaci n o tr mite se realiza para dar respuesta o soluci n a los asuntos iniciados. Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, hist rico o cultural. Carpeta: Unidad de conservaci n a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservaci n.

3 C digo: Signo alfanum rico asignado a las series, subseries, formatos, gu as y procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. conservaci n de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad f sica y funcional de los documentos de archivo. conservaci n preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden t cnico, pol tico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad Dep sito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservaci n de los documentos de archivo.

4 Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar los documentos. PROCESO GESTI N DOCUMENTAL C digo: GUIA para LA protecci N Y conservaci N DE archivos Versi n: 03 P gina 2 de 9 Folio: Hoja. Formato control de temperatura y humedad relativa: Instrumento que permite llevar el registro diario y mensual de la temperatura y la humedad relativa en los dep sitos de archivo. Gu a: Documento que detalla una(s) actividad(es) inherente a un proceso o procedimiento, que por su grado de complejidad y facilidad de comprensi n requiere aclararse. Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por unidad de volumen de aire, expresada en gramos por metro c bico de aire.

5 Humedad Relativa: es la relaci n entre la cantidad de vapor de agua contenido realmente en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podr a llegar a contener si estuviera saturado (humedad de saturaci n). Se mide en tantos por ciento y est normalizada de forma que la humedad relativa m xima posible es el 100%. Humedad de Saturaci n: es la m xima cantidad de vapor de agua que puede caber en una cierta cantidad de aire. La humedad de saturaci n depende de la presi n y temperatura. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulaci n Lumen: Es la cantidad de luz visible que emite una l mpara en todas las direcciones.

6 Un lumen equivale a luxes. Lux: Es la incidencia perpendicular de un lumen en una superficie de 1 metro cuadrado. Un lux equivale a l menes. Lux metro: aparato que realiza medidas de los niveles de iluminacion ambiental. Contiene de una c lula fotoel ctrica, que convierte la luz que recibe, en electricidad. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homog neos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones espec ficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Signatura Topogr fica: Identificaci n convencional que se ala la ubicaci n de una unidad de conservaci n en el dep sito y mobiliario de un archivo.

7 Subserie: Unidad documental espec fica que por sus caracter sticas forma parte de la Serie. Tabla de retenci n documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Temperatura: Magnitud f sica que mide la sensaci n subjetiva de calor o fr o de los cuerpos o del ambiente. La temperatura se mide en grados. Termohigr metro: Instrumento para medir temperatura y humedad ambiente de forma continuada. Unidad de conservaci n: Es el medio f sico que se utiliza para almacenar y conservar los documentos tales como cajas, carpetas, tomos entre otros. Unidad Documental: Unidad de an lisis en el proceso de identificaci n documental.

8 La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un solo documento (ejemplo: una resoluci n) o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente (ejemplo: una historia laboral). UAA: Unidad Acad mica y/o Administrativa. PROCESO GESTI N DOCUMENTAL C digo: GUIA para LA protecci N Y conservaci N DE archivos Versi n: 03 P gina 3 de 9 4. DESCRIPCION DE LA GU A RESPONSABLE Funcionario asignado para las actividades de archivo. LINEAMIENTOS GENERALES para LA protecci N Y conservaci N DEL ARCHIVO Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Naci n en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos , estanter a, mobiliario, contenedores y para la conservaci n preventiva de documentos.

9 Capacidad de almacenamiento Los dep sitos se dimensionar n teniendo en cuenta: La disposici n de espacio suficiente para albergar la documentaci n acumulada y su natural incremento de acuerdo con los par metros establecidos en las Tablas de Retenci n Documental y los documentos de apoyo necesarios. Condiciones ambientales generales Ventilaci n La ventilaci n interna debe permitir que las condiciones ambientales del dep sito y espacio del mismo garanticen la conservaci n del documento. La disposici n de las unidades de conservaci n en los estantes deber permitir una adecuada ventilaci n a trav s de ellos. Iluminaci n Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentaci n y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.

10 Las instalaciones el ctricas deben estar por fuera del local de dep sito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones. Se debe mantener un control sobre la instalaci n electrica. Soporte PROCESO GESTI N DOCUMENTAL C digo: GUIA para LA protecci N Y conservaci N DE archivos Versi n: 03 P gina 4 de 9 Se recomienda la utilizaci n de papeler a con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo valor de ph est en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad . Se recomienda que las tintas de impresi n deben poseer estabilidad qu mica, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificaci n de color y no transmitir acidez al soporte.