OFFICE Kompaktwissen Korrespondenz mit Stil

1 OFFICE Kompaktwissen12 working@ OFFICE 03 die Regeln der modernen Kommunikation perfekt beherrscht, hat mehr Erfolg in Beruf und Privatleben. Oftmals sind es Selbstverst ndlichkeiten, die aus Unkenntnis oder Nachl ssigkeit nicht beachtet werden. Betrachten Sie Ihre Korrespondenz einmal mit dem Profi-Blick! Korrespondenzmit StilRegel 1:Nennen Sie den vollst ndigen Namendes Empf ngers. Der vollst ndige Vor- und Zuname sowie die Anrede Frau oderHerrn sind obligatorische Bestandteile des Adressfeldes. Richtigschreibt man brigens Herrn Peter Muster , wie es in der DIN5008 vorgegeben ist. Der Vorname ist vor allem bei gro en Unter-nehmen wichtig, damit die schnelle, z gige Weiterleitung an dierichtige Person gew hrleistet ist.

2 Da oft mehrere Personen mitdem gleichen Nachnamen in einem Unternehmen arbeiten, ist eserforderlich Verwechslungen auszuschlie en. Auch bei Briefen anPrivatpersonen ist der Vorname eine wesentliche Information, be-sonders wenn mehrere Generationen unter einem Dach 1: Privatanschrift Einzelperson1 Die Anrede platzieren Sie in die erste Zeile2der sechszeiligen Anschriftzone. Der Vor-3und Zuname steht in der zweiten FrauAchten Sie darauf, dass bei Privatbriefen2 Nadine Musteran Einzelpersonen die Anrede und der 3 Badstra e 1 Vor- und Zuname immer auf zwei Zeilen 4 12345 Musterhausenaufgeteilt 2: Privatanschrift Paare1 Wenn Sie ein Paar anschreiben, nennen2 Sie im Anschriftfeld zuerst den Namen der3 Dame, da diese auf gesellschaftlicher 1 Frau Nadine MusterEbene die Rangh here Herrn Jens Beispiel3 Badstra e 14 12345 Musterhausen56 Beispiel 3: Firmenanschrift1 Erleichtern Sie der Poststelle die Arbeit,2indem Sie Firma, Abteilung und Vor- und3 Post-ExpressZuname angeben.

3 Bei Firmenanschriften1 Muster GmbHplatzieren Sie die Anrede, den Vor- und2 PersonalabteilungZunamen in eine Zeile. Verzichten Sie3 Frau Nadine Musterauf veraltete Floskeln wie z. H. und i. Goethestra e 15 12345 Musterhausen6 Beispiel 4: Pers nlicher Brief an die Firmenadresse1 Wenn Sie verhindern m chten, dass die2 Poststelle Ihren Brief ffnet, setzen Sie 3 Pers nlich/Vertraulich Pers nlich/Vertraulich in die dritte Zeile1 Frauder Zusatz- und Vermerkzone. Die Anrede2 Nadine Musterund der Vor- und Zuname werden auf 3 Muster GmbHdie ersten zwei Zeilen der Anschriftzone4 Goethestra e 12345 Musterhausen6 Regel 2: Sprechen Sie Ihren Kommunikations-partner korrekt korrekte Anrede ist ein wesentlicher Bestandteil einer E-Mailund eines Briefes.

4 Bei neuen Kontakten oder in offiziellen Briefenist immer noch die Anrede Sehr geehrte .. oder Sehr blich. Selbstverst ndlich k nnen Sie auch mit Guten Tag .. starten. Bitte beachten Sie, dass ein Beginn mit Liebe .. bzw. Lieber .. nur m glich ist, wenn Sie Ihr Gegen ber sehr gut ken-nen und bereits einen engen Kontakt aufgebaut haben. Es gibtMenschen, denen Sie zu nahe treten, wenn Sie zu schnell lieb werden. Die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren , solltenSie nur gebrauchen, wenn es Ihnen tats chlich unm glich ist, denNamen des Ansprechpartners herauszufinden. Rufen Sie ruhig beiIhrem Gesch ftspartner an und fragen Sie nach dem Vor- und Zu-namen des zust ndigen Mitarbeiters.

5 Das ist brigens auch wich-tig f r die Vervollst ndigung Ihrer Datens 3: Geben Sie im Briefabschluss Ihren Vornamen der Empf nger Ihren Brief beantworten m chte, brauchtauch er Ihren Vornamen, um das Anschriftfeld richtig zu gestaltenund Sie korrekt anzusprechen. Machen Sie deshalb aus Ihrem Vor-namen kein :Bitte senden Sie uns die Unterlagen bis .. zur ck. Vielen Gr e aus GmbHOFFICEK ompaktwissenOFFICE03/2006 working@ OFFICE MusterRegel 4: Respektieren Sie die Zeit Ihres Sie auf eine gute Gliederung und heben Sie Wichtiges her-vor, damit der Empf nger das Wesentliche sofort erfassen Sie kurze, pr gnante Texte. Niemand hat heute dieZeit, langatmige Briefe und E-Mails zu lesen, wenn die Botschaftauch auf einer halben Seite unterzubringen ist.

6 Beschr nken Sie Ih-re S tze auf maximal 15 W rter, denn langwierige, verschachtelteWortansammlungen behindern den Lesefluss. Sie ver rgern denEmpf nger, wenn er manche Abs tze zweimal lesen muss, um die-se zu 5: Verzichten Sie auf Abk rzungen undFremdw Sie erreichen wollen, dass Ihr Korrespondenzpartner IhreBriefe gerne liest, dann strapazieren Sie ihn nicht berm ig mitAbk rzungen und Fremdw rtern. Ganze S tze lesen sich ange-nehmer als der Telegrammstil. Formulierungen wie fyi erhaltenSie den Entwurf von .. Bitte senden Sie uns asap .. sind des-halb auch in der E-Mail nicht angebracht. Sie k nnen nicht erwar-ten, dass jeder Empf nger diese Abk rzungen kennt und bringenihn so eventuell in eine peinliche :Bitte pr fen Sie, ob dieser Termin in Ihren Timeframe :Sind Sie mit diesem Termin einverstanden?

7 Bitte informieren Sie uns bis ..Regel 6: Achten Sie auf Vollst ndigkeit und Empf nger rgert sich zu Recht, wenn er nach Erhalt IhresBriefes oder Ihrer E-Mail bei Ihnen anrufen muss, weil wichtigeInformationen fehlen oder Sie nicht alle seine Fragen vollst ndigbeantwortet haben. Beugen Sie solchen Reklamationen vor, indemSie sorgf ltig arbeiten. Arbeiten Sie nach der Formel: Hervorra-gende Arbeit = zufriedene Kunden = gutes Image = 7: Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und , die nur in Kleinbuchstaben geschrieben sind oder in de-nen es vor Fehlern nur so wimmelt, werden in der Netiquette alsmangelnde Wertsch tzung des Empf ngers bezeichnet.

8 MischenSie bitte nicht die neue mit der alten Rechtschreibung, denn dask nnte man Ihnen als Inkompetenz ausgelegt 8:Beginnen Sie Ihren Brief nicht mit wir oder ich .Aus Ihrer Jugend kennen Sie sicherlich den Spruch: Der Eselnennt sich immer zuerst. Auch wenn sich die Zeiten seitdemge ndert haben, ist es immer noch h flicher, den Korrespondenz -partner nach der Anrede direkt :Guten Tag, Frau Muster,wir freuen uns sehr ber Ihr Interesse an unseren :Guten Tag, Frau Muster,vielen Dank f r Ihr Interesse an unseren 9:Erzeugen Sie ein angenehmes Briefklima. Formulieren Sie positiv. Sorgen Sie daf r, dass Ihre Briefe gern gelesen und Ihre E-Mails schnell ge ffnet werden, indem Sie aufeine positive Ausdrucksweise :Den Vertrag k nnen wir erst ndern, wenn Sie uns die dazu erforderlichenUnterlagen geschickt : Sobald Sie uns die erforderlichen Unterlagen zugeschickt haben, k nnenwir sofort den Vertrag 10:Vermeiden Sie rgerliche Grundsatz guter Umgangsformen ist: Behandele andereMenschen immer so, wie du auch selbst behandelt werden m ch-test.

9 Aus diesem Grund sollten Sie auf alle Formulierungen ver-zichten, ber die Sie sich auch rgern w rden. Versetzen Sie sich indie Position Ihres Korrespondenzpartners und lesen Sie den Briefaus seiner Perspektive. So k nnen Sie unzufriedene Kunden undKonflikte :Aus unserem Vertrag geht doch eindeutig hervor, dass ..Sondern:Bitte lesen Sie in unserem Vertrag nochmals Artikel ..Nicht:Es d rfte Ihnen wohl entgangen sein, dass ..Sondern:Bitte lesen Sie nochmals 6 unserer Vereinbarung vom ..Jutta Sauer, Seminare &