Hoofdstuk 22: Draaitabellen *2010

1 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 22: Draaitabellen Hoofdstuk 22: Draaitabellen *2010 Inleiding Dit Hoofdstuk had ook snel gegevens samenvatten genoemd kunnen worden. Excel biedt een heel degelijk hulpmiddel om met tabellen gegevens samen te vatten en snel de opmaak en details van de samenvatting te veranderen. De functionaliteit van de Draaitabellen is erg uitgebreid en dit onderdeel kan dan ook worden gezien als erg geavanceerd in het gebruik van Excel. Echter, met kennis van een paar basisfuncties kun je al veel doen en in dit Hoofdstuk leer je die.

2 Dit is een onderdeel waarin veel functionaliteit is toegevoegd aan de 2010 versie (zie paragraaf ). Wat zijn Draaitabellen ? Draaitabellen vatten gegevens samen uit een database gegevens die opgemaakt zijn in een tabel waar de eerste rij koppen bevat en de andere rijen bevatten categorie n of waarden: De manier waarop de gegevens worden samengevat is flexibel, maar over het algemeen bestaat de gegevenstabel die uit de Draaitabel voortkomt uit waarden opgeteld uit een CATEGORIE N WAARDEN KOPPEN 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 22: Draaitabellen aantal of alle categorie n in de database.

3 Dus met de gegevens hierboven kun je bijvoorbeeld snel deze Draaitabel maken: Dit soort van samenvatting kan gemaakt worden met de functie (zie Hoofdstuk 21: Gegevens Samenvatten), maar de voordelen van het gebruiken van een Draaitabel zijn: (i) Snelheid De tabel hierboven is vanuit de gegevens gemaakt met slechts zeven muisklikken. (ii) Gemak De tabel is gemaakt zonder een enkele Excel-functie te gebruiken, alleen de zeven muisklikken. (iii) Flexibiliteit Met bijvoorbeeld een paar extra klikken, kun je de weergegeven gegevens veranderen in nominale uitgaven of het weergegeven aantal jaren verminderen.

4 (iv) Toegang tot dynamische gegevens Draaitabellen kunnen direct gekoppeld worden aan externe gegevens zoals een database of boekhoudsysteem en het resultaat kan automatisch bijgewerkt worden. Draaitabellen maken: een recept De brongegevens opzetten De brongegevens moeten worden opgemaakt als een database, zoals hierboven beschreven. Dat betekent dat er kolomkoppen moeten staan boven een tabel met kolommen die categorie n of waarden bevatten. Om de Draaitabel op te zetten, selecteer je de hele database en klik je op de knop Draaitabel op het Tabblad Invoegen op het Lint1: 1 Binnen een bereik maak je een willekeurige cel in de het bereik actief en Excel biedt vervolgens dat bereik als bron voor de draaitabel aan.

5 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 22: Draaitabellen Een dialoogvenster verschijnt waarin je de selectie kunt bevestigen en andere opties kunt aanpassen. Je hebt de brongegevens al geselecteerd, dus klik op OK: Als een van de kolommen in de brongegevens een kop mist, kan de Draaitabel niet gemaakt worden en zie je de volgende foutmelding: Als de kolom zonder kopnaam belangrijk is (je wilt deze gebruiken in de Draaitabel als categorie of waarde), geef het dan een logische naam. Als je niet van plan bent om die kolom te gebruiken, dan kun je de kolom helemaal verwijderen of een standaardtekst als kop gebruiken.

6 Het maakt dan niet zoveel uit wat dat de kop is, alleen dat zo de Draaitabel gemaakt kan worden. Het is een goed idee om te zorgen dat de koppen uniek zijn: als er 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 22: Draaitabellen duplicaten zijn, dan zal de Draaitabel nog steeds gemaakt worden, maar kunnen de koppen verwarring veroorzaken. Selecteer de gegevens die je wilt weergeven Als je door de stappen hierboven hebt gevolgd, dan zal je een scherm zien dat hierop lijkt: Aan de linkerkant van het werkblad is een vak; dit is de lege Draaitabel.

7 Aan de rechterkant, vind je de Lijst met draaitabelvelden waarin je kunt selecteren welke gegevens je wilt samenvatten. De kopnamen van het bereik vindt je hier terug. Als je deze lijst niet ziet, klik dan in de Draaitabel links, het wordt dan weergegeven. Je moet de waarden selecteren die je wilt optellen en de categorie n waarmee je wilt samenvatten. De gegevens in het voorbeeld hierboven geven de overheidsuitgaven van het Verenigd Koninkrijk weer per jaar en per departement. Als je alleen de totale uitgaven per jaar wilt zien, dan moet je Jaar en Bestedingen selecteren in het vak Lijst met draaitabelvelden: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 22: Draaitabellen Als je dit doet, begin je automatisch met het bouwen van de Draaitabel aan de linkerkant.

8 Verander de lay-out De stappen hierboven hebben een Draaitabel gemaakt die er ongeveer zo uitziet: 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 22: Draaitabellen De laatste stap in het proces is het veranderen van de opmaak van de tabel naar wens. Dit kan gemakkelijk gedaan worden via de Lijst met draaitabelvelden rechts. Bijvoorbeeld, het slepen van het Jaar -veld van het Rijlabels vak rechtsonder naar het lege Kolomlabels vak zorgt ervoor dat de Jaar -categorie als kolom in plaats van als rij verschijnt en de tabel horizontaal over de pagina wordt geplaatst: Samenvatting De stappen hierboven zijn samengevat.

9 Zorg dat de brongegevens als een database zijn opgemaakt selecteer de hele database, klik op de knop Draaitabel en op OK in het volgende dialoogvenster vink de vakjes aan in de Lijst met draaitabelvelden om te selecteren welke waarden weergegeven worden (als waarden om berekeningen te maken of categorie n om de gegevens in te verdelen) gebruik de Lijst met draaitabelvelden opnieuw om velden te verslepen zodat de opmaak naar wens is 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 22: Draaitabellen Een paar geavanceerde tips en valkuilen Veranderen waar een Draaitabel wordt ingevoegd In het voorbeeld hierboven werd de Draaitabel gemaakt in een eigen nieuw werkblad.

10 Misschien heb je de optie in het dialoogvenster al zien staan toen je op de knop Draaitabel klikte: Het selecteren van Bestaand werkblad zorgt ervoor dat de Draaitabel wordt gemaakt op een bestaand werkblad naar keuze. Je zult voorzichtig moeten zijn dat het bestaande werk door het invoegen van de Draaitabel niet overlapt wordt. De vorm en grootte van de tabel veranderen aan de rechterzijde en de onderkant van de draaitabel, afhankelijk van welke categorie n je invoert, dus laat hier ruimte voor Ik kan de Lijst met draaitabelvelden niet zien Het is mogelijk om dit vak te verbergen.