INTRODUCCIÓN A SAP - alfilsap.com

1 INTRODUCCI N A SAP 22 de octubre de 2009 Copyright 2009 Ricardo Naya P g 2 de 8 P g 3 de 8 1. Introducci n El siguiente curso est dise ado para aquellas personas que no tienen ning n conocimiento sobre el ERP SAP ECC. El objetivo es que el alumno adquiera un conocimiento b sico sobre la funci n y caracter sticas del mismo y adem s, unas nociones b sicas sobre c mo acceder y navegar. Empezando por el principio: Qu es un ERP? SAP es un ERP pero, qu es eso realmente? La palabra ERP viene de las siglas en ingl s de Enterprise Resource Planning, que se podr a traducir como Planificaci n de los Recursos de la Empresa. Pero hoy en d a abarca mucho m s que eso, y esta definici n viene m s bien dada por su origen. Un ERP es un sistema inform tico que abarca toda una empresa, utilizado para gestionar todos sus recursos y compartiendo la informaci n necesaria entre los distintos departamentos de la misma en una nica base de datos.

2 Frente al enfoque del desarrollo a medida, en el cu l, un nuevo programa inform tico es creado desde 0 para una determinada empresa, un paquete ERP es un programa est ndar que contiene las funciones m s habituales en todo tipo de empresas y que permite ciertos niveles de configuraci n y personalizaci n para adaptarlo a cada empresa en particular. Normalmente est compuesto de diferentes m dulos o funcionalidades que se comunican entre s correspondientes a distintas actividades dentro del negocio. As , un ERP soportar todos los procesos, desde la gesti n de un Pedido de Venta hasta la gesti n de los Pedidos de Compra para la compra de la Materia Prima necesaria para Fabricar los productos a vender, pasando por el registro de las horas empleadas por el personal y resto de recursos. Registrar toda esta informaci n y en caso de que sea relevante actualizar autom ticamente la informaci n necesaria para el departamento de Finanzas.

3 El objetivo es que la informaci n solo se introduzca una vez en el sistema y est disponible inmediatamente para aquellas funciones que la requieran a lo largo de toda la compa a. P g 4 de 8 Origen El origen de las siglas viene de MRP (Material Requirements Planning Planificaci n de necesidades de material) que posteriormente evolucion a MRP II (Manufacturing Resource Planning Planificaci n de recursos de fabricaci n) y finalmente a ERP. En el inicio de la aplicaci n de sistemas inform ticos a la gesti n de la empresa se desarrollaron programas espec ficos para una funci n determinada dentro de la misma. Para realizar ciertos c lculos, para registrar la contabilidad, para calcular la Materia Prima El MRP es una funcionalidad utilizada para planificar las necesidades de materiales en el proceso de producci n o distribuci n.

4 Para ello explota a los componentes de un producto las necesidades para fabricar el mismo en las fechas estimadas de su utilizaci n. Esta aplicaci n no ten a en cuenta la capacidad de las m quinas o personas necesarias para afrontar la fabricaci n a planificar. As , se podr an tener disponibles todas las materias primas pero el sistema no ten a en cuenta si hab a disponibles recursos para transformarlas en las fechas previstas. Para ello se avanz incluyendo la gesti n de dichos recursos con el sistema MRP II. Por otra parte, y ya una vez decidida la fabricaci n a realizar, otro sistema deber a informar de los materiales realmente utilizados durante el proceso, de los costes incurridos, y en definitiva recolectar toda la informaci n necesaria para poder controlar y supervisar el proceso. Tambi n, parte de esta informaci n ser necesaria integrarla en la contabilidad financiera.

5 Es por ello, que el siguiente paso l gico fue integrar todas estas funcionalidades en un mismo sistema para evitar la introducci n repetida de los mismos datos con el consiguiente mayor coste, posibilidad de errores y falta de inmediatez en la disponibilidad de dichos datos. Esta integraci n dio lugar a los ERPs. Caracter sticas La principales caracter sticas de los paquetes ERPs es que: - son integrados - comparten la informaci n en tiempo real - pese a ser paquetes est ndar permiten cierta personalizaci n. Al decir integrados nos estamos refiriendo a que en una misma base de datos guardan la informaci n de diferentes departamentos de la empresa. El dato nico permite ahorros en el P g 5 de 8 mantenimiento del mismo pero tambi n, y mucho m s importante, que todas las reas involucradas de la empresa dispongan del mismo dato.

6 Una vez se ha introducido un dato en un rea, digamos por ejemplo la expedici n de un producto terminado a un cliente introducida por almac n, autom ticamente el resto de las reas tienen en tiempo real informaci n sobre esa transacci n. As ventas podr saber que ya no tiene disponible para la venta dicho producto, contabilidad podr registrar dicha expedici n y hacer una provisi n del cobro la misma, y as todas las reas implicadas dependiendo de la empresa. Por ltimo, un ERP permite la aplicaci n inmediata de las mejores pr cticas en cada una de las reas para una empresa gen rica. Pero cada empresa es diferente y tiene caracter sticas distintas al resto. Para utilizar este sistema es necesario que la empresa personalice o parametrice el sistema a sus requerimientos. Este proceso se realiza durante la llamada Implantaci n del ERP.

7 La parametrizaci n va desde datos b sicos sobre la estructura de la empresa (n mero de almacenes, f bricas, m ) hasta forma de realizar los procesos (fabricaci n contra pedido, configuraci n de proceso para aprobaci n de pedidos de compra, forma de amortizar los distintos ). Debido a la complejidad de las empresas, especialmente las m s grandes, a veces no es suficiente con la parametrizaci n que permite el paquete. Se produce lo que se llama un gap entre lo que ofrece el paquete y las necesidades detectadas por el equipo de implantaci n. En este caso es necesario recurrir al desarrollo a medida, tanto dentro del mismo paquete como con elementos de software externos. Por ejemplo, realizando interfases con otros sistemas. Ventajas e Inconvenientes Las ventajas de tener un sistema integrado con informaci n en tiempo real frente a uno que no lo es son obvias.

8 Lo que tambi n representa una gran ventaja es la aplicaci n de un paquete que ha sido desarrollado y depurado durante a os ofreciendo una mayor fiabilidad y una mayor inmediatez en su implantaci n que si se tuviera que desarrollar desde 0. Por otra parte, algunas empresas, por su particularidad, encuentran dif cil adecuar dicho paquete a sus procesos o incluso stos a las caracter sticas que ofrece el mismo. Es decir, el gap es muy amplio. Esto puede hacerles incurrir en grandes costes o incluso puede hacer no rentable la implantaci n del mismo. P g 6 de 8 Para subsanar este inconveniente, las empresas creadoras de ERPs est n desarrollando soluciones espec ficas para distintas industrias, las cuales se adaptan m s a dichos procesos m s peculiares. Qu es SAP? SAP AG es una empresa de software alemana cuyas iniciales responden inicialmente a Systemanalyse und Programmentwicklung (An lisis de Sistemas y Desarrollos de Programas), aunque posteriormente se cambi su significado a Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en el Procesamiento de datos).

9 Coloquialmente, cuando alguien habla de SAP normalmente se est refiriendo a su producto estrella, un ERP muy extendido a nivel mundial especialmente en grandes empresas. ste ha ido tomando diferentes nombres a medida que ha ido evolucionando: R/1, R/2, R/3 y ECC, cada uno con sus correspondientes versiones. El resto de productos de esta empresa son ampliaciones de funcionalidad del ERP, tanto en la cadena de valor (por ejemplo aumentando interactividad con Proveedores o Clientes) como a adiendo nuevos procesos espec ficos de ciertas industrias (Retail, Media,..). La Empresa En 1972 cinco antiguos empleados de IBM fundaron la compa a SAP con la visi n de desarrollar una aplicaci n de software est ndar para soportar los procesos de negocio en tiempo real. El inicio fue a partir de la funcionalidad de contabilidad, que se concret un a o m s tarde con el lanzamiento de R/1.

10 Posteriormente en el 1979 lanz R/2, para finalmente en 1992 alcanzar R/3. Finalmente ya en 2004 lanz el producto actual, ECC. Desde el principio el crecimiento fue constante, tanto en funcionalidad que abarca el programa como de implantaciones y negocio a nivel geogr fico y en volumen de facturaci n. En 1988 SAP sale a cotizar en bolsa en los Mercados de Frankfurt y Stuttgart. En 1995 es incluida en el ndice de acciones de alem n DAX y en 2003 en el Dow Jones Stoxx 50. A parte del desarrollo del software y la funci n de Ventas, SAP soporta una amplia estructura para dar soporte a las implantaciones en activo y para dar formaci n a los consultores o desarrolladores que implantan sus soluciones. P g 7 de 8 Productos Aunque tal y como comentamos, SAP ECC (ERP Central Component) es el producto estrella resultado de la evoluci n de SAP R/3, existen otros productos que complementan al mismo o que est n enfocados a un segmento distinto.