PROCEDURA TRASFERTE - portale.altran.it

1 PROCEDURA TRASFERTE A. SCOPO Lo scopo della presente PROCEDURA consiste nella descrizione delle modalit di gestione delle TRASFERTE del personale Altran Italia. B. DEFINIZIONE Si definisce in trasferta il dipendente che presta la propria attivit in una localit diversa da quella per la quale stato assunto o da quella in cui abitualmente svolge il proprio lavoro. C. AUTORIZZAZIONE ALLA TRASFERTA Laddove prevista, il Responsabile si occupa di compilare e firmare la lettera di incarico contenente i parametri autorizzativi e di farla firmare al dipendente. Copia della lettera firmata deve essere inoltrata all Ufficio ADV il quale, dopo aver abilitato le spese per commessa sul sistema informativo, inoltra la stessa all Ufficio Personale per la successiva verifica della congruenza della richiesta di rimborso spese con quanto autorizzato. D. LETTERA DI INCARICO La trasferta continuativa comunicata per iscritto dal proprio Responsabile al dipendente mediante il modulo Lettera di incarico.

2 La comunicazione avviene almeno tre giorni lavorativi prima dell inizio della missione (cinque giorni lavorativi in caso di missioni all estero), anche tramite e-mail aziendale, e specifica: 1. la precisa destinazione (Cliente e ubicazione); 2. il titolo e la descrizione generale del progetto; 3. i riferimenti del Cliente e di Altran Italia all interno del progetto; 4. la durata prevista della missione; 5. i mezzi di trasporto che il dipendente autorizzato ad utilizzare; 6. l eventuale autorizzazione al pernottamento; La comunicazione viene firmata da parte del dipendente e del proprio Responsabile. E. PRENOTAZIONI Nel caso di trasferta che comporti l emissione di documenti di viaggio o prenotazione di alberghi o di servizi da parte dell Ufficio Gestione Viaggi (UGV), gli interessati dovranno caricare la richiesta sul portale (RdA), almeno 3 giorni lavorativi prima della partenza. Eventuali deroghe dovranno essere formalmente autorizzate dal Direttore.

3 La funzione UGV, unicamente in base alla richiesta di viaggio autorizzata dal Responsabile, provveder alle prenotazioni, all acquisto dei biglietti di viaggio, secondo le norme riportate nella Procedura_Viaggi disponibile su Direct V2. Nel caso in cui il viaggio debba essere annullato, dovr essere tempestivamente informato l UGV. Sar cura dell UGV consegnare i documenti di viaggio e/o prenotazioni al richiedente. F. MEZZI DI TRASPORTO La scelta del mezzo di trasporto avverr in conformit alle regole definite nella PROCEDURA Viaggi disponibile su Direct V2. Ogni viaggio di trasferimento deve essere effettuato con mezzi pubblici; l utilizzo dei mezzi propri deve essere autorizzato. Nella lettera di incarico sono elencati i mezzi di trasporto autorizzati. Per percorsi urbani, quando esistono, sono da utilizzarsi le linee pubbliche (Autobus, tram, metro). Il taxi va utilizzato in caso di necessit.

4 L utilizzo dell autovettura aziendale, di quella personale o a noleggio, permesso solo per raggiungere localit non servite da treni o mezzi pubblici e previa autorizzazione del BM. In caso di necessit , il dipendente potr utilizzare mezzi propri dichiarando le caratteristiche della propria autovettura (targa, marca, modello, cilindrata e alimentazione) nel documento di rimborso. Il rimborso avverr in funzione della distanza chilometrica percorsa, calcolata dalla sede di Altran Italia di riferimento al luogo di lavoro, secondo i percorsi pi veloci identificati dal sito di Tuttocitt e secondo le tariffe chilometriche fissate dalle tabelle ACI per l auto utilizzata. La tariffa ACI di riferimento quella relativa alla percorrenza annua di km. Sono rimborsate le spese per il parcheggio, compreso il ricovero del mezzo in parcheggi custoditi per la sosta notturna, e il parcheggio nelle aree di scambio con i mezzi pubblici, ivi comprese le aree aeroportuali.

5 L auto a noleggio resa disponibile dall Ufficio Gestione Viaggi, a seguito di autorizzazione. Al lavoratore riconosciuto il rimborso per il carburante. G. ALLOGGIO L alloggio fornito dalla azienda attraverso l Ufficio Gestione Viaggi. Solo in casi eccezionali e documentabili il dipendente potr prenotare autonomamente la sistemazione previa autorizzazione del Responsabile. La sistemazione sar di categoria non inferiore alle tre stelle. H. RIMBORSI SPESE Tutte le spese sostenute in occasione delle TRASFERTE , devono essere documentate ai fini del rimborso allegando la documentazione in originale secondo le norme riportate nella PROCEDURA note spese disponibile su Direct V2. I documenti giustificativi delle spese di trasferta sono (a titolo di esempio): per i viaggi: i biglietti rilasciati dalle agenzie o societ di trasporto (comprese le ricevute dei taxi, scontrini di pedaggi autostradali, biglietti del pullman/metropolitana ecc) per i pasti e i pernottamenti: ricevuta fiscale o scontrino fiscale intestati al dipendente.

6 Qualora il conto dell albergo comprenda altre voci oltre il pernottamento (es. cena, ecc), le singole voci di spesa vanno evidenziate separatamente nella richiesta di rimborso cancellando quelle che comunque non sono rimborsabili (es. pay-tv). Per le TRASFERTE in Italia non verranno rimborsate spese a fronte delle quali vengano prodotti giustificativi diversi da scontrino fiscale o documento equiparato e quindi non fiscalmente validi; per le TRASFERTE all Estero, in assenza di scontrino fiscale o equiparato, non verranno rimborsate spese a fronte delle quali vengano prodotti giustificativi che non rechino almeno timbro e firma del fornitore del servizio o comunque che siano inequivocabilmente verificabili. Sono ammessi conti cumulativi che riportino l elenco nominativo delle persone interessate per ognuna delle quali valgono le regole esposte nella presente PROCEDURA .

7 Non sono rimborsabili le spese personali, spese sostenute per l acquisto di quotidiani, caramelle,ecc., le spese non documentate e le mance in Italia. Le mance sono ammesse solo all estero e vanno autocertificate: massimo importo giornaliero pari a 5 /$. Le spese di rappresentanza (ovvero spese di vitto, viaggio e/o alloggio di persone non dipendenti di Altran Italia, il cui nominativo deve essere sempre indicato sui documenti spesa) non saranno riconosciute se non preventivamente autorizzate dal Responsabile o dal Direttore. I. REGIME ECONOMICO Le seguenti tipologie di rimborso sono alternativamente applicabili. 1) Rimborso a pi di lista Si prevedono le seguenti modalit : - l erogazione del ticket a pranzo - rimborso spese documentate con un massimale di 25,00 per la cena (nel caso in cui il rientro avvenga dopo le 22 o non avvenga) - alloggio fornito direttamente dall azienda - mezzo di trasporto secondo la PROCEDURA Viaggi 2) Regime forfettario Il regime forfettario sostitutivo di qualsiasi altro rimborso od istituto accessorio della trasferta (ticket, viaggio, ecc.

8 Ed applicabile esclusivamente ai Consultant. L applicazione del rimborso avviene in base alla seguente tabella: Area metropolitana con facilit di mezzi 9,20 Area metropolitana senza facilit di mezzi 12,20 Fascia entro 30 KM 15,49 Fascia entro 60 KM 25,20 Fascia oltre 60 KM (con eventuale pernotto a carico azienda) 30,99 Fascia oltre 60 KM (con pernotto a carico dipendente) 46,48 Fascia oltre 90 KM (con eventuale pernotto a carico azienda) 30,99 + viaggio