Preparare una relazione a un convegno - Cap. 8 …

1 P re p a r a re una re l a z i o n ea un convegnoAnnunciato, il relatore sale sul palco, estrae dalla tasca della giaccaun mucchietto di fogli e dal taschino gli occhiali, che inforca con gestoimpacciato. Gentili signore, egregi signori - esordisce, dopo un affettato colpo ditosse - vi ringrazio per essere intervenuti a questo incontro, nel qualecercher di portare il mio contributo parlandovi di ..Sobrio, lineare, niente da dire. Per , diamine, ci si poteva aspettaredi pi . Possibile che con tutta la sua cultura e l esperienza di convegninon riesca ad attaccare in modo pi brillante, simpatico, coinvolgente?Il caso, per , frequente. Che fare?Una puntigliosa preparazioneAnche negli oratori pi esperti, nel momento in cui debbono affron-tare una platea, l emotivit si manifesta in modo evidente: per ovviareall inconveniente bisogna prepararsi.

2 Incredibile quanti ottimi dirigenti d azienda sottovalutino unmomento cos delicato come l esposizione pubblica della loro nessuno dovrebbe leggere il testo del proprio interven-to. Il risultato di un testo letto riga per riga fiacco, il pubblico si inner- Preparare una relazione a un convegno - Cap. 8 101 Solitamente mi ci vogliono tre settimane per pre p a r a re un valido discorso impro v v i s a t o .Mark Tw a i nLo schema a grappolo Chi deve aff ro n t a re un discorso in pubblico, anzich scrivere untesto e memorizzarlo, dovrebbe imparare a organizzare le proprie argo-mentazioni secondo schemi precisi, ai quali fare poi dei sistemi pi efficaci per questo scopo quello di crearsi unamappa mentale, uno schema che, partendo da un concetto fondamenta-lesi sviluppa a grappolo in concetti primari, concetti secondari, con-cetti marginali,ramificandoli proprio come un albero.

3 Cos . Preparare una relazione a un convegno - Cap. 8 103vosisce. Ognuno degli intervenuti avrebbe potuto leggerselo da solo, acasa propria, senza il disturbo di riunirsi con altre persone, magari dopodiverse ore di testo scritto di un discorso dev essere come la rete del trapezista,l ancora di salvezza da usare nel caso in cui si sia colti da una crisi dipanico. Capita a tutti: anche i manager abituati a parlare nelle riunionicon i propri venditori (solitamente 20-30 persone), messi dinanzi a unaplatea di centinaia di persone rischiano la crisi; la gola si secca, le manisudano, la mente si rifiuta di seguire un filo logico. Letteralmente manca la parola . Avere in tasca una traccia scritta di ci che si intendedire, perci , sempre una sicurezza: leggere una relazione meglio chestare a bocca riferimento: la commedia dell arteNon leggere, dunque, ma neanche imparare a memoria: c sempre ilpericolo di un vuoto di memoria, e quando la catena si spezza inutiliz-zabile se manca un solo relazione dev essere recitata, deve diventare un racconto.

4 Ma come si trasforma una relazione in un racconto? Un buon riferimento viene dalla commedia dell arte. Che non purai m p rovvisazione su un generico e approssimativo canovaccio. Unaf o rma di rappresentazione teatrale completamente improvvisata non mai esistita. Nella commedia dell arte, anche se veniva arricchito e cam-biato a ogni rappresentazione, esisteva un testo di base abbastanza pre-ciso, o meglio, un intreccio di testi che gli attori, abituati fin da bambiniad ascoltare ogni giorno le recite dei genitori, avevano ben impre s s onella memoria. Le varie battute erano facilmente intercambiabili: a unabattuta corrispondeva una certa trama, e cambiando battuta cambiava ilcanovaccio. Come un albero con molti rami che, pur puntando in dire-zioni diverse, hanno tutti un origine migliore improvvisazione, dunque, quella che deriva da un assi-dua preparazione: una sorta di automatismo dettato da un grande alle-namento, come quello che permette al tennista di colpire al volo la pallasotto rete, al portiere di intuire il calcio di rigore, o al lottatore di reagireall attacco dell come organizzare il proprio canovaccio ?

5 Scrivere. Una fatica : Claudio Maffeipubblico, se si pu raccontare la storiella, e quale. Non ci si pu improv-visare conferenzieri, insomma; tanto meno ci si improvvisa ro m p e re il ghiaccio (a proposito, evitare nel modo pi assoluto did i re in apertura: Per ro m p e re il ghiaccio vi racconter .. ) si pu partireda un evento di attualit , da una storia recente di cui hanno parlato i gior-nali; o da una storia con una morale, per trarne un commento che abbiav a l o re per l uditorio; o, ancora, da una citazione, da una pro v o c a z i o n e( c o n t rollata!), da una domanda (non imbarazzante!) rivolta all tecnica che funziona spesso quella di raccontare una curiosit o un aneddoto sulla propria infanzia: un argomento ben conosciutoda chi parla, che di solito suscita tenerezza, partecipazione e identifica-zione nell uditorio.

6 Oppure raccontare un fatto buffo su se stessi, richia-mare l attenzione su una propria debolezza: crea complicit con il pub-blico, che non ama i palloni gonfiati, e che cos , riconoscendosi nell uo-mo comune con le sue difficolt e i suoi limiti, apre il cuore e la menteall comunque cerc a re di capire e interpre t a re chi ci stadi fronte, quali sono le sue aspettative. Inform a rci in anticipo sulle carat-teristiche del pubblico ci aiuter a calibrare il nostro 3:mettere a punto la parte centrale del discorso. una fasemolto importante: non diciamo la pi importante , perch tutte lo sono,ma qui, in sostanza, ci che si vuole esprimere: il risultato di unanostra ricerca, o l incitamento ai nostri uomini, o la nostra opinione sultema della fondamentale conoscere bene l argomento, senzaavventurarsi in terreni poco familiari: anche per questo motivo baster avere una scaletta di pochi punti che richiamino la traccia da seguire.

7 Esistono poi delle tecniche precise per memorizzare le scalette: tra lepi efficaci c quella che ci fa posizionare visivamente i vari punti dellascaletta in luoghi a noi ben noti, come le stanze della nostra casa o levetrine dei negozi di una strada: scorrendo mentalmente un certo per-corso riporteremo alla memoria i nostri concetti. Altro metodo quellodi costruire una storia (quanto pi sar strana, buffa, demenziale, tantopi ci rester impressa) intorno ai temi della scaletta. Associare insommai concetti, a catena, a immagini visive molto seriet del nostro intervento, poi, ricordiamoci di concedere dellepause, delle piccole divagazioni: spesso molto utili, a volte sono indi- Preparare una relazione a un convegno - Cap. 8 105Il sistema della mappa a grappolo si applica efficacemente in ognioccasione in cui si debbano organizzare dei concetti per un esposizioneorale; ma non molto diverso, se non nella forma visiva, da ci che sifa quando si organizza un testo scritto (una scaletta scritta ha in genereuna struttura verticale, dall alto verso il basso, ma la sequenza gerarchicadegli argomenti molto simile).

8 C una gran differenza se si scrive un discorso per se stessi, se lo siscrive per un altro o se si legge un discorso scritto da un altro; e tali dif-ferenze sono facilmente percepibili da chi se poco proficuo imparare un discorso a memoria, peggio se ildiscorso stato scritto da un altro. Al contrario, memorizzando i concettiin ordine di importanza, ci si crea una mappa degli argomenti da pre-sentare, che sar difficile dimenticare, e intorno alla quale si potr svi-luppare l intero discorso in modo fluido, naturale e non si organizza un discorsoDal punto di vista tecnico, si possono distinguere quattro 1:la creazione di una scaletta o mappa mentale, di cui si detto. Si comincia con il b r a i n s t o rming (letteralmente, tempesta di cer-velli ).

9 In questa fase ci si libera la mente, ognuno nel modo che pre f e r i-sce: chi fuma una sigaretta, chi fa ginnastica, chi beve un caff , chi son-necchia qualche minuto, chi urla a squarciagola; una volta rilassati, ci sid un tema e, con assoluta proibizione di censura (anche le pi gro s s ec a s t ronerie possono rivelarsi molto utili: la creativit non cresce nellalogica), si fanno emerg e re le idee, si annotano e infine si selezionano perg r u p p i .Resta cos , dopo la selezione, tutto ci che di sensato si pu espri-mere sull argomento, a cui dobbiamo ora dare un 2:scegliere da dove cominciare, studiare l inizio del poco consigliate le barzellette, tanto care agli americani. Sar capitato a tutti di sentire un relatore raccontare una barzellettache non faceva ridere nessuno se non lo stesso relatore, che poi, peg-giorando la figura, cercava di ricomporsi con un patetico beh, ora.

10 Raccontare storielle un arte, roba da pro f e s s i o n i s t i ,richiede tempismo, scelta delle parole, capacit di dire la frase finale aeffetto . Bisogna poi saper decidere rapidamente, in base all umore delScrivere. Una fatica non ascoltarla- sminuirne l importanza- perdere la calma- rispondere Lei sbaglia - rimandare la risposta ( questo lo vediamo pi avanti )- dare risposte false: se non si possiede un informazione, non convienementire, n dimostrarsi scocciati o imbarazzati. molto apprezzata, ingenere, una risposta come questa: Non so risponderle con esattezza; leprometto che torno a casa, controllo nella mia biblioteca e domani letelefono . Promessa che va, poi, assolutamente 4:la chiusura del discorso dev essere brillante come l apertura,se non di pi , ed probabilmente ancora pi difficile.