METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE MANUALES …

1 Depto. de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci nMETODOLOG A DE ELABORACI N DE MANUALES DE ORGANIZACI NDepto. de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci nOBJETIVO DE ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACI N|El Manual de Organizaci n es un elemento fundamental para facilitar la comunicaci n, la coordinaci n, la direcci n, la evaluaci n administrativa y el desarrollo de las funciones en la universidad y en cada una de las entidades acad micas y dependencias de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci nETAPAS EN LA ELABORACI N DEL MANUAL DE ORGANIZACI N Planeaci n:|El director designar un responsable y proporcionar los medios y recursos necesarios para que este trabajo se lleve a cabo.|Integraci n de un equipo de trabajo:Personal involucrado en cada una de las reas acad micas o dependencias con el apoyo t cnico del Departamento de Organizaci n y M todos.

2 |Investigaci n Preliminar: Como parte de la planeaci n, lo primero es recopilar la informaci n necesaria para determinar el objetivo, alcance, profundidad y recursos disponibles para elaborar los MANUALES administrativos. Realizar entrevistas por medio del formato de encuestas, para determinar las funciones que se efect an en la dependencia en cuesti de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci n|Otra parte importante de la Planeaci n es proporcionar la GU A PARA LA ELABORACI N DE LOS MANUALES , (contiene la metodolog a, formatos, y sugerencias de redacci n. Por ejemplo, iniciar las frases con un verbo en infinitivo, dependiendo del nivel jer rquico|Secretar asDireccionesSubdirec. y Organizar OrganizarOrganizar Integrar IntegrarDirigir Dirigir Operar Depto.)

3 De Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci n|Tambi n es parte de la investigaci n preliminar la revisi n de los documentos jur dicos y administrativos de la universidad como lo es la Ley Org nica, el Estatuto de Gobierno, o los acuerdos de Consejo ,y aquellos MANUALES que se han elaborado anteriormente, que contengan informaci n relacionada con el Manual que se va a elaborar o actualizar.|Se realiza un taller donde se capacita a la persona asignada por el Director de la dependencia en la metodolog a; buscando la orientaci n de esta persona, sobre los pasos para elaborar el Manual, y la forma en que debe de ir integrado el documento. El Programa de Trabajo:|Su elaboraci n corresponde a la persona designada por el Director de la dependencia en coordinaci n y asesor a del personal del Departamento de Organizaci n y M todos de la Universidad.

4 |Establecer en orden cronol gico, todas y cada una de las actividades necesarias para elaborar los MANUALES administrativos, desde la integraci n del equipo de trabajo que lo realizar hasta las requeridas para obtener la aprobaci n t cnica por las instancias de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci noDeterminar el tiempo que estime necesario para realizar cada unas de las actividades que el programa de trabajo comprenda para obtener un calendario y con ello crear compromisos.|Una vez elaborado el programa de trabajo se presenta al titular de la unidad acad mica o dependencia, para que lo conozca autorice y proporcione el apoyo necesario ya sea para elaborar los MANUALES administrativos, o actualizarlos, seg n sea el caso.

5 |Tambi n se establecen mecanismos de comunicaci n interna, entre la dependencia que se est trabajando y el departamento de Organizaci n y M todos, como reuniones de trabajo, que sirvan para facilitar las actividades de investigaci n, seguimiento y evaluaci n del trabajo que se est elaborando. Depto. de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci n|Despu s de haber conocido la Metodolog a y de llevar a cabo el, la investigaci n preliminar y an lisis de la informaci n entonces se procede a Integrar el documento, vaciando informaci n y redactando cada una de las partes que lo componen, de acuerdo a lo siguiente:Depto. de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci nELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL CONTENIDO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACI N|Manual de Organizaci n:| Identificaci n o Portada.

6 | Contenido ( ndice).| Directorio.| Introducci n. | Antecedentes Hist ricos.| Objetivo del Manual. | Facultades y Obligaciones.| Base Legal o Marco Normativo.| Organigrama.| General de la Dependencia.| Gen ricas de la Dependencia.| n de objetivo, Funciones Gen ricas y Funciones Espec ficas de |cada rea funcional.| n de los puestos que pertenecen a esta Dependencia.| de T de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci nEJEMPLOS DE REDACCI N DE OBJETIVOS Y FUNCIONES|QUE ES UN OBJETIVO??|Un objetivo es el fin que debe alcanzar la Unidad Administrativa Acad mica, a trav s de las funciones que le otorgan las disposiciones legales.|Para su redacci n : Iniciar con un verbo en infinitivo. (Consultar la lista de verbos sugeridos) Especificar con claridad cu l es el fin o la raz n de ser de la dependencia. Evitar el uso de adjetivos calificativos.

7 Ser breve, claro y preciso.|Ejemplo : Unidad Administrativa (Secretar a de Vinculaci n y Extensi n)|Objetivo:Lograr la optimizaci n de los recursos humanos y materiales en forma transparente, para el cumplimiento de los objetivos institucionales; as como la coordinaci n de las funciones administrativas de las direcciones que dependen de la Secretar a de Vinculaci n y Extensi de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci nFunciones: (Gen ricas)Son el conjunto de actividades relacionadas entre s (afines), por medio de las cuales se lograr n los objetivos planteados. La ejecuci n de estas funciones queda como responsabilidad de una Unidad Acad mica o su redacci n: Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la Dependencia. Presentarlas en forma de relaci n jerarquizada, conforme a su importancia y siempre iniciando con un verbo en infinitivo viendo si pertenecen a una Secretar a, Direcci n o Departamento.

8 FUNCIONES ESPEC FICAS: Estas actividades se derivan de las Gen ricas, de una funci n gen rica pueden se pueden desprender varias espec ficas y tienen tambi n los mismos requisitos para su redacci de Funci n Gen ricade la Unidad Administrativa (Secretar a de Vinculaci n) y dirigir todas las actividades relacionadas con la administraci n de de Funciones Espec ficasde la Unidad Administrativa (Secretar a de Vinculaci n) la aplicaci n de la normatividad relativa a las relaciones , dirigir y supervisar el proceso de reclutamiento, selecci n y contrataci n, as como, las prestaciones y servicios al el tr mite de altas, bajas y movimientos del personal, e informar peri dicamente al Secretario de Vinculaci n y al Dir. De Recursos funciones descritas en el manual deber n ser verificadas y evaluadas por el titular de la Unidad Acad mica o de la Unidad Administrativa, seg n sea el de Organizaci n y M todos-Sr a.

9 De Finanzas y Administraci n An lisis de la Informaci n:|Es el examen detallado de la informaci n (obtenida en la investigaci n documental y de campo), para facilitar el manejo y ordenamiento de los datos que se incluir n en el manual.|El an lisis de la informaci n es una de las etapas mas importantes para elaborar o actualizar los MANUALES administrativos, pues los datos se someten a un examen cr tico que permita conocer cada uno de los elementos que los integran en todos sus aspectos y detalles.|Redacci n de forma adecuada de los objetivos, funciones gen ricas y funciones espec ficas de cada rea que integra la unidad acad mica o dependencia administrativa. Propuesta de Estructura de Organizaci n:|De acuerdo a la identificaci n de procesos y de funciones se hace la propuesta de estructura para facilitar la operatividad de todas las de Organizaci n y M todos-Sr a.

10 De Finanzas y Administraci nPARA ELABORAR LA PROPUESTA DE ESTRUCTURA DE ORGANIZACI N|ELABORACI N DE ORGANIGRAMAS En correspondencia a lo anterior se deber realizar la representaci n gr fica de la estructura org nica en general y de las reas espec ficas de la Instituci n. Los Organigramas deber n contener las siguientes caracter sticas: La Ubicaci n Funcional Los Niveles jer rquicos Las L neas de Autoridad y Responsabilidad La Naturaleza Lineal o asesoramiento de la Unidad de Referencia (Tipo de l nea utilizada).Depto. de Organizaci n y M todos-Sr a. de Finanzas y Administraci n Integraci n del Documento: Obtener la compilaci n de la informaci n para determinar las funciones gen ricas que se realizan en la dependencia, en cada uno de los puestos. Revisar la congruencia entre los objetivos de la universidad y los de la Unidad Acad mica o de la Unidad Administrativa.