PROCÉDURE GÉNÉRALE DES ACHATS - wipo.int

1 Page 1 Proc dure g n rale des ACHATS PROC DURE G N RALE DES ACHATS DEMANDE DE SOUMISSION CRITE 1. Les demandes pour les ACHATS de biens et/ou de services sont soumises par crit la Division des ACHATS et des voyages, soit sous forme d'un m morandum interne, soit en utilisant le formulaire de demande d'achat du PTD. Les informations indiqu es ci-dessous doivent tre fournies pour toute demande d'achat : - sp cifications techniques compl tes pour une demande de biens, ou - cahier des charges d taill pour les services demand s - d lai de livraison pr vu - code budg taire - copie du dernier rapport financier tabli d'apr s AIMS confirmant la disponibilit des fonds - signature du chef de programme ou de son suppl ant et du fonctionnaire pr parant la demande d'achat - liste de fournisseurs propos s (facultative) 2.

2 Si le demandeur a d j obtenu des offres comp titives, des copies de ces offres doivent tre soumises avec la demande d'achat au PTD qui pourra d terminer leur pertinence et leur acceptabilit . STRAT GIE D'ACHAT 3. Concernant les march s importants et/ou les march s complexes, le demandeur doit tablir, conjointement avec la Division des ACHATS et des voyages, une strat gie d'acquisition non ant les diff rentes tapes de la proc dure d'achat et les probl mes essentiels r soudre chacune de ces tapes ainsi qu'un emploi du temps concordant. La strat gie doit comporter un expos d taill des besoins satisfaire, un ch ancier d'ex cution estimatif et d'autres points d terminants pour le processus, tels que des facteurs conomiques/financiers, une coop ration avec les parties ext rieures int ress es, le cas ch ant (par exemple dans le cas d'un programme des Nations Unies pour le d veloppement (PNUD) les proc dures d'achat locales seront appliqu es, ou si les proc dures d'achat gouvernementales doivent tre prises en compte), la coordination avec d'autres v nements en rapport, compromis possibles et autres crit res d' valuation des offres, et gestion future des contrats.

3 La strat gie peut aussi pr voir des techniques particuli res de la passation de march , comme le cautionnement d'ex cution ou le choix du fournisseur offrant la meilleure qualit . CAHIER DES CHARGES 4. Dans le cas d'une acquisition, l' nonc des besoins devra se faire au moyen de descriptifs techniques g n riques complets et sans ambigu t . Les sp cifications doivent tre claires et suffisamment d taill es pour permettre aux fournisseurs de satisfaire au besoin nonc et de se livrer une concurrence loyale. Dans la mesure du possible, le demandeur emploiera des descriptifs g n riques. Si le produit recherch a t approuv pour normalisation, le demandeur emploie les identifiants univoques g n ralement admis, tels que sp cifications types ou num ros de pi ces et, si cela est opportun, des noms de marques pour indiquer le niveau de standard technique approuv.

4 Sauf dans le cas d une normalisation approuv e, les sp cifications ne doivent pas mentionner de marques, de num ro de catalogue ou de type de mat riel d un fabricant particulier, except lorsque cela est n cessaire pour garantir d'inclusion d'un mod le essentiel particulier, ou d'une caract ristique particuli re de fonctionnement, de construction ou de page 2 Proc dure g n rale des ACHATS fabrication. En de tels cas, les r f rences devront tre suivies des mots "ou quivalent", ainsi que des crit res permettant de d terminer l' quivalence. AUTORISATIONS PR ALABLES ET R EXAMEN DE L'ACHAT 5. pr sent, pour tout achat d' quipement informatique et/ou d accessoires ainsi que pour les livres et/ou les p riodiques, les demandeurs doivent obtenir l'autorisation de la Division informatique et du Service de la Biblioth que de l'OMPI, respectivement, avant de soumettre leurs demandes PTD.

5 6. PTD r examine la demande du demandeur et identifie les probl mes qui ne se seraient pas conformes aux R glements Financiers de wipo suivant les Ordres de Service ou les autres proc dures de l'OMPI relatifs aux ACHATS . PTD porte ces probl mes l'attention du demandeur qui doit corriger sa requ te en cons quence, en concertation avec PTD. ACTIONS PRISES AU SEIN DU PTD 7. Une fois la demande compl te re ue et corrig e, le PTD entreprend toutes les actions n cessaires compte tenu du montant estim de l'engagement financier de l'OMPI et de la nature de la demande. 8. Les proc dures applicables sont d termin es en fonction du montant de la demande d'achat. A cet gard, il est important de souligner qu'une demande d'achat peut tre le r sultat d'un simple achat ou d'une s rie d' ACHATS re us durant toute la p riode du contrat ou durant l'ann e civile.

6 Le PTD identifie si les ACHATS sont relatifs des ACHATS plus anciens. S'ils le sont, PTD entreprend les actions appropri es r sultant d'un montant group de ces ACHATS . 9. Les proc dures d' appel d 'offres peuvent tre formelles ou informelles. Dans le cas d'une proc dure formelle, les fournisseurs potentiels sont invit s par voie d'annonces plac es sur le site web de l'OMPI ou le sur site web du portail mondial des fournisseurs des organismes des Nations Unies, ou par notifications directes qui indiquent aux fournisseurs qu'une annonce a t publi e. Dans le cas d'une proc dure informelle, les proc dures d crites dans les paragraphes 11 et 12 ci-dessous seront appliqu es. DEMANDES D'ACHAT N'EXC DANT PAS 20,000 CHF 10.

7 Pour les ACHATS de biens et/ou de services dont le montant n'exc de pas 20,000 francs suisses, le march peut tre pass directement, condition que le total des paiements effectu s un m me fournisseur pour des ACHATS sur une p riode d'une ann e civile n'a pas atteint ou d pass 20,000 francs suisses. Si le montant a t d pass , trois offres seront obligatoires. DEMANDES D'ACHAT DE PLUS DE 20,000 CHF MAIS N'EXC DANT PAS 50,000 CHF 11. Pour les demandes d'achat dont le montant estim se situe entre 20,000 et 50,000 francs, la Division des ACHATS et des contrats applique la proc dure informelle de la demande de prix (RFQ), proc dure 12. 12. La proc dure de demande de prix est utilis e pour l acquisition de produits ou de services simples qui sont d finis avec une grande pr cision ou command s de mani re r guli re.

8 La demande de prix inclut toutes les exigences (quantit , d lai de livraison ou d ex cution, etc.) et tous les renseignements pertinents relatifs au contrat (elle renvoie notamment aux Conditions g n rales de l OMPI applicables l acquisition de biens et aux Conditions g n rales de l OMPI applicables l acquisition de services). La date limite de r ception des offres faisant suite une demande de prix est pr cis e dans cette demande de prix et elle est fix e en tenant compte en particulier de la complexit de la demande et du temps requis pour laborer une offre. La Division des ACHATS et des contrats, apr s avoir exerc son jugement quant la qualit et au prix des produits recherch s, envoie une demande de prix un certain nombre de fournisseurs remplissant les conditions requises (assez pour obtenir au moins trois offres); elle peut le faire par courrier, par t l phone, par t l copie, par Internet ou en personne.

9 DEMANDES D'ACHAT DE PLUS DE 50,000 CHF MAIS N'EXC DANT PAS 100,000 CHF page 3 Proc dure g n rale des ACHATS 13. Pour les demandes d'achat dont le montant estim d passe 50,000 francs suisses, les soumissionnaires sont invit s de mani re formelle, soit par le biais d'un appel d 'offre restreint, soit par un appel d 'offre ouvert international. (a) appel d 'offre restreint : un appel d 'offres est adress plusieurs fournisseurs remplissant les conditions requises (assez pour obtenir au moins trois offres). ou (b) appel d 'offres international ouvert: un appel d 'offres est adress directement aux fournisseurs qui r pondent l'annonce, ou aux fournisseurs remplissant les conditions requises la suite d'un appel international ouvert manifestation d'int r t (EOI).

10 Lorsqu'un appel d 'offres formel est lanc , qu'il s'agisse d'un appel d 'offres restreint ou d'un appel d 'offres international ouvert, une des deux proc dures d' appel d 'offres ci-apr s est suivie selon la nature de la demande : (a) L'invitation soumissionner (ITB) est employ e pour l'acquisition de biens et de services standards; les biens ou services recherch s sont d finis de mani re tr s pr cise ou utilis s r guli rement; (b) L'appel propositions (RFP) est employ pour les op rations d'achat pour lesquelles il n'est pas possible de fournir des sp cifications techniques qui d crivent de mani re pr cise et d finitive les biens ou les services recherch s. Les sp cifications employ es dans un appel propositions sont claires, compl tes et ax es sur les r sultats.