1. INTRODUCCIÓN

1 MANUAL DE ALMACENES11. INTRODUCCI NEl objetivo del presente manual es realizar una presentaci n de los principalesaspectos y par metros a considerar con relaci n a la Gesti n de Almacenes,de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PILOT contrastar losresultados obtenidos en el autodiagn stico log manual incluye aspectos de las cuatro dimensiones o reas fundamentalesde toda organizaci n: estrategia, procesos, organizaci n, personas y cultura ysistemas de informaci LA GESTI N DE DEFINICI N Y ALCANCEEl concepto de almac n ha ido variando a lo largo de los a os, ampliando su mbito de responsabilidad dentro de la funci n log , la Gesti n de Almacenes se define como :Proceso de la funci n log stica que trata la recepci n, almacenamiento ymovimiento dentro de un mismo almac n hasta el punto de consumo decualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como eltratamiento e informaci n de los datos DE ALMACENES2 Fuente: PricewaterhouseCoopersAs , el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en larecepci n del elemento f sico en las propias instalaciones y se extiende almantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posteriortratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de Gesti n de Almacenes se sit a en el Mapa de Procesos Log sticos entre laGesti n de Existencias y el Proceso de Gesti n de Pedidos y Distribuci n.

2 Lapropia evoluci n de la Log stica ha provocado el solapamiento de funcionesy responsabilidades, llegando a la confusi n, principalmente entre la Gesti nde Inventarios y la Gesti n de : PricewaterhouseCoopersEl mismo origen de la existencia de un almac n fundamentalmente, lanecesidad de mantener inventarios marca el l mite entre la Gesti n deExistencias y la Gesti n de n de ExistenciasGesti n de AlmacenesDEBE SER ALMACENADO ?DEBE SER ALMACENADO ? QU QU CU NTO CU NTO A CU NTO A CU NTO CU NDO CU NDO D NDE D NDE C MO C MODEBE SER ALMACENADO ?DEBE SER ALMACENADO ? QU QU CU NTO CU NTO A CU NTO A CU NTO CU NDO CU NDO D NDE D NDE C MO C MOMANUAL DE ALMACENES3 Fuente: PricewaterhouseCoopersDel mismo modo, la Gesti n de Almacenes ve finalizada su funci n cuando losobjetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ah , el mbito deresponsabilidad se traslada al Proceso de Gesti n de Pedidos y Distribuci n, como se ver en el Manual FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTI N DE ALMACENESLa primera raz n de ser de un almac n nace de la natural imposibilidadpr ctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparaci n paraconsumo de un elemento material y el acto en s del consumo, bien por puraimposibilidad de ajustar oferta con demanda, bien por las caracter sticas delproducto (perecederos, )Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado.

3 Porello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes) comonecesidades internas (clientes internos) entre procesos o segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido aluso de almacenes por parte de una empresa. As , por ejemplo, puede salirm s rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducirlos precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, orealizar movimientos de materiales en grandes cantidades .OBJETO DE UN SISTEMA DEALMACENAJECAUSAS Soluci n a requerimientos propiosdel negocio Adaptaci n a la demanda interna/externa (tiempos deproceso, estacionalidad, servicio ) Caracter sticas de losmateriales/productos (perecederos,peligrosos, )MANUAL DE ALMACENES4 Optimizaci n de los recursosfinancieros Reducci n de costes a trav s delaumento del volumen operado(descuentos en compras,consolidaci n de ) Reducci n de costes a trav snecesidades productivas (gruposutilizados en diferentes unidades )Fuente: PricewaterhouseCoopersIndependientemente de estas consideraciones, las t cnicas de Gesti n deAlmacenes son aplicables a todo elemento f sico material que forme parte dela compa a.

4 Es decir, no s lo aquellos que forman parte directa del negocio,sino tambi n cualquier documentaci n IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTI N DE ALMACENESO bservando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y comose muestra en la tabla comparativa con los Centros de Distribuci n (verapartado ), una de las caracter sticas principales de un almac n es laausencia de actividades que a adan valor de manera directa a losmateriales que pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posici nvital como proceso soporte de la funci n log stica y justifican la necesidad dedesarrollar una Gesti n de Almacenes en toda su extensi n, con impactoReducci n de tareas administrativasAgilidad del desarrollo del resto de procesoslog sticosOptimizaci n de la gesti n del nivel de inversi n delcirculanteMejora de la calidad del productoOptimizaci n de costesReducci n de tiempos de procesoNivel de satisfacci n del clienteMANUAL DE ALMACENES5tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo lossiguientes beneficios:Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema dealmacenaje son.

5 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE Rapidez de entregas Fiabilidad Reducci n de costes Maximizaci n del volumen disponible Minimizaci n de las operaciones de manipulaci n y transporteinternoFuente: PricewaterhouseCoopersLa Gesti n de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO la recepci n de mercanc as hasta su salida de almac n, pasando porla adecuada conservaci n de los productos almacenados, la ISO 9000normaliza las actividades desarrolladas en el almac n, as como las zonas queuna empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema de adem s, la norma implica al almac n el cumplimiento de otros aspectoscomo la identificaci n de los productos, factor este, fundamental para lagesti n de un almac n y para la trazabilidad de los mismos incluso m s all del almac n, tambi n contemplado por la LOS PROCESOS DE LA GESTI N DE ALMACENESEl mapa de procesos mostrado en el apartado , representa el conjunto deactividades bajo la responsabilidad de la gesti n de almacenes.

6 En l, unMANUAL DE ALMACENES6primer proceso de Planificaci n y organizaci n de la funci n de losalmacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo un segundo nivel, los subprocesos que componen la gesti n de lasactividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepci n de losmateriales, su mantenimiento en el almac n y el movimiento entre zonas deun mismo almac ltimo, la gesti n de las identificaciones, registros e informes generados alo largo de los procesos Planificaci n y Organizaci nEste subproceso alcanza las actividades de car cter estrat gico y t ctico, altener que dar soluci n a las necesidades de recursos y ubicaciones en l neacon las pol ticas y objetivos generales de la compa a; como por ejemplo, lamodalidad de gesti n de los almacenes, su ubicaci n, los recursos t cnicos yhumanos necesarios, o la planificaci n de cada uno de los tres procesosoperativos (recepci n, almac n y movimiento).

7 Dise o de la Red de Distribuci n y AlmacenamientoEn primer lugar, una compa a necesita una Red de Distribuci n que permitaresponder a cambios en la demanda utilizando una ptima combinaci n deinstalaciones, modalidades de transporte y DE ALMACENES7 Fuente: PricewaterhouseCoopersUna Red de Distribuci n es el conjunto de todos los centros de distribuci n,almacenes y rutas de transporte entre Dise o de una Red de Distribuci n es la planificaci n y ubicaci nestrat gica de los almacenes y centros de distribuci n de manera quepermitan gestionar el flujo de productos desde uno o m s or genes hasta una adecuada red de almacenes para la compa a y los clientesrequiere considerar una cantidad significativa de elementos: N mero dealmacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gesti n o el tama o de tener identificadas las necesidades de distribuci n y almacenamiento, lacompa a debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribuci n seajustan a sus necesidades de manera m s eficiente, as como la ubicaci n delos de la Gesti n de los almacenesTras definir la Red de Distribuci n que necesita la compa a, la primera grandecisi n que una compa a debe realizar respecto al almacenamiento de susexistencias es si debe autogestionar los almacenes o DE ALMACENES8La decisi n depende de numerosos factores.

8 A continuaci n se presentan lasventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, demanera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a susituaci N PROPIASUBCONTRATACI N VENTAJAS Mayor grado de control Flexibilidad Menos costoso a largo plazo Optimizaci n de los recursoshumanos Beneficios fiscales (tax benefits) Beneficios intangibles Conservaci n del capital Aumento del espacio de almac npara cubrir picos de demanda Riesgo reducido Econom as de escala Flexibilidad Ventajas fiscales (impuestos) Conocimiento espec fico de loscostes de almacenamiento ymanutenci n Potencial minimizaci n of labordisputesDESVENTAJAS Carencia de flexibilidad Financial constraints Rate of return Problemas de comunicaci n Carencia de serviciosespecializados El espacio puede no estardisponible (Shortage of space)Fuente: Fundamentals of Logistics Management. Elaboraci n DE ALMACENES9 Dentro de la denominaci n de Gesti n Propia se incluyen aquellos almacenescuyas instalaciones son propiedad de la misma compa a o son alquilados aagentes externos, pero que es la propia compa a la que se encarga degestionarlo.

9 Se refiere, por tanto, a la responsabilidad propia de lasactividades que se lleven a cabo en el almac n, independientemente de lapropiedad de las decisi n respecto a la propiedad de las instalaciones responde nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe sopesarla alternativa m s ventajosa para s casos en los que la demanda presenta fluctuaciones significativas o inclusoque la demanda es dif cilmente previsible, puede ser til disponer de unalmac n de gesti n propia para un volumen de existencias y recurrir a lasubcontrataci n de espacio durante periodos subcontrataci n del almac n y por extensi n el resto de las funcioneslog sticas debe estar basada en las necesidades concretas de la compa a,lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo conocimientointerno de la organizaci n y externo del criterios de subcontrataci n se deben centrar en primer lugar en aseguraruna buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de calidad dela compa a (tanto la calidad tangible de las mercanc as como tiempos deentrega al cliente, paradas de producci n, etc).

10 Junto con la calidad delservicio, el precio. De hecho, el mayor porcentaje de las subcontratacionesvienen promovidas por la b squeda de reducci n de embargo, no hay que dejar de considerar otros factores que puedenafectar a medio y largo plazo al xito de la decisi n, como son la coberturadel operador, el control de la red, instalaciones adecuadas a las mercanc aspropias y tecnolog as avanzadas de manipulaci n y de informaci n, entreotros servicios a adidos que proliferan por la expansi n del DE ALMACENES10 Ubicaci n de almacenesLa localizaci n de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos devista: Una visi n general del mercado para acotarse geogr ficamente a un rea amplia. Una visi n local del mercado que contemple aspectos particulares delas zonas acotadas en la visi n que la visi n general debe responder a criterios de optimizaci n delaprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos y servicios de lacompa a, la visi n local debe segmentar la visi n general e informar de lassingularidades de cada lo largo de la historia se han desarrollado una serie de modelosmatem ticos que permiten identificar la mejor ubicaci n de un almac ndesde el punto de vista general.