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121. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y MANEJO DE LOS …

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direcci n de Administraci n 121. PROCEDIMIENTO para el CONTROL y MANEJO de los Arqueos a Fondos Fijos C digo: MP SCF Hoja: 1 de9 121. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y MANEJO DE LOS ARQUEOS A FONDOS FIJOS Nombre Cargo-puesto Firma Fecha CONTROL DE EMIS Elabor : C P. Nayeli Alfaro Tepox as Botello ilidad y Finanzas MANUAL DE PROCEDlMIENTOS Direcci n de Administraci n 121. PROCEDIMIENTO para el CONTROL y MANEJO de los Arqueos a Fondos Fijos C digo: MP-SCF-220-00 Hoja: 2 de9 Prop sito Realizar arqueos sorpresivos a las reas encargadas del MANEJO de los diferentes fondos fijos del Instituto, con la finalidad de llevar un adecuado CONTROL y registro de los mismos.

121. Procedimiento para el Control y Manejo de los Arqueos a Fondos Fijos Código: MP-SCF ·220-00 Rev.1 Hoja: 3 de9 3.5 Es responsabilidad del Área de Tesorería, designar a la persona responsable de la elaboración de los arqueos a los diferentes fondos fijos y verificar al termino de esté, que el arqueo se haya

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direcci n de Administraci n 121. PROCEDIMIENTO para el CONTROL y MANEJO de los Arqueos a Fondos Fijos C digo: MP SCF Hoja: 1 de9 121. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y MANEJO DE LOS ARQUEOS A FONDOS FIJOS Nombre Cargo-puesto Firma Fecha CONTROL DE EMIS Elabor : C P. Nayeli Alfaro Tepox as Botello ilidad y Finanzas MANUAL DE PROCEDlMIENTOS Direcci n de Administraci n 121. PROCEDIMIENTO para el CONTROL y MANEJO de los Arqueos a Fondos Fijos C digo: MP-SCF-220-00 Hoja: 2 de9 Prop sito Realizar arqueos sorpresivos a las reas encargadas del MANEJO de los diferentes fondos fijos del Instituto, con la finalidad de llevar un adecuado CONTROL y registro de los mismos.

2 Alcance A nivel interno el PROCEDIMIENTO es aplicable a la Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas, a trav s del Area de Tesorer a. Pol ticas de operaci n, normas y lineamientos El Instituto Nacional de Cancerolog a dispone de los siguientes Fondos Fijos que tienen como finalidad primordial contar con recursos para gastos menores, contar con cambio para el cobro de servicios a los pacientes (Caja Auxiliar de Consulta Externa y Hospitalizaci n) y/o compra de materiales y servicios que no requieran la expedici n de una requisici n de compra. Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas, a trav s del rea de Tesorer a (Caja General, Caja de Consulta Externa y Caja de Hospitalizaci n).

3 Subdirecci n de Servicios Generales. Subdirecci n de Recursos Materiales. Direcci n de Investigaci n (UCRE). Departamento de Conservaci n y Mantenimiento. Direcci n General. Direcci n General Adjunta M dica. El fondo fijo con el que cuentan las Cajas Auxiliares (Caja de Consulta Externa y Caja de Hospitalizaci n) es para facilitar el cambio de moneda fraccionaria por cobro a pacientes; por lo tanto, dicho fondo deber permanecer intacto en su monto al cierre diario. La Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas, a trav s del rea de Tesorer a y el rgano Interno de CONTROL en el Instituto Nacional de Cancerolog a, est n facultados para efectuar arqueos sorpresivos a los fondos fijos que se manejan en el Instituto, en el momento en que lo estimen pertinente.

4 La Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas, a trav s del rea de Tesorer a, deber efectuar arqueos sorpresivos a los fondos fijos asignados en las diferentes reas del Instituto, por lo menos una vez al mes. En caso de no encontrar al responsable del fondo fijo en el momento de realizar el arqueo, deber acudir nuevamente al rea correspondiente hasta realizarlo, dejando constancia de su asistencia. Nombre Cargo-puesto Firma Fecha Elabor : Nayeli Alfare Tepox Subdirector de as Bolello MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direcci n de Administraci n 121. PROCEDIMIENTO para el CONTROL y MANEJO de los Arqueos a Fondos Fijos C digo: MP-SCF 220-00 Hoja: 3 de9 Es responsabilidad del rea de Tesorer a, designar a la persona responsable de la elaboraci n de los arqueos a los diferentes fondos fijos y verificar al termino de est , que el arqueo se haya realizado adecuadamente y que se cuente con los nombres y firmas del responsable del fondo fijo y del responsable de la elaboraci n del arqueo.

5 Es responsabilidad del Area de Tesorer a firmar de visto bueno al calce del Libro de Arqueos e informar de los resultados del mismo a la Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas y a la Direcci n de Administraci n. 3. 7 En caso de detectarse sobrantes y/D faltantes durante los arqueos practicados, el Director, Subdirector o responsable del fondo fijo, deber efectuar de manera inmediata el dep sito correspondiente v a caja general por la diferencia encontrada. El MANEJO y custodia de los Fondos Fijos es intransferible, siendo responsabilidad absoluta del funcionario, a que haya sido asignado dicho fondo . Asimismo, los recursos de los fondos fijos, deber n en forma invariable, destinarse para fines institucionales.

6 Se denominar rea Responsable del MANEJO del fondo Fijo a las siguientes reas del Instituto: Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas, a trav s del rea de Tesorer a (Caja General, Caja de Consulta Externa y Caja de Hospitalizaci n), Subdirecci n de Servicios Generales, Subdirecci n de Recursos Materiales, Direcci n de Investigaci n, Departamento de Conservaci n y Mantenimiento, Direcci n General y Direcci n M dica. Nombre Cargo-puesto Firma Fecha Elabor ; C P Nayeli Alfaro Tepox osas Botello Autoriz : MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direcci n de Administraci n 121. PROCEDIMIENTO para el CONTROL y MANEJO de los Arqueos a Fondos Fijos Descripci n del PROCEDIMIENTO C digo: MP-SCF 220 00 Hoja: 4 de9 Secuencia de.

7 , -: -, .. EtaDas.' :.. Instrucci n para realizar arqueos a los fondos fijos n de instrucci n y designaci n de personal para realizar arqueos Solicitud del fondo fijo asignado al responsable del mismo Instruye al rea de Tesorer a para que lleve a cabo los arqueos a los diferentes fondos fijos del Instituto por lo menos una vez al mes. Recibe instrucci n el Jefe del rea de Tesorer a. Asigna a una persona del rea de Tesorer a, para que lleve a cabo la elaboraci n de los arqueos a los diferentes fondos fijos por lo menos una vez al mes. Procede la persona responsable a elaborar los arqueos. Se presenta de forma sorpresiva en el rea corres pond ie nte.

8 Solicita verbalmente al responsable del fondo fijo, exhiba el total asignado, a efecto de elaborar el arqueo. Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas ( rea de Tesorer a) Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas ( rea de Tesorer a) Presenta el total asignado del fondo fijo, ante el Entrega del fondo responsable de elaborar el arqueo. rea Responsable del fijo asignado Efectivo I Documentos MANEJO del fondo Fijo Recepci n y realizaci n de arqueo al fondo fijo Recibe del rea Responsable el fondo fijo asignado, procede a realizar el arqueo, anota en el libro de arqueos el rea en que se encuentra asignado y fecha de elaboraci n del arqueo.

9 Anota en el libro de arqueos el monto asignado, as como el total del efectivo presentado por denominaci n en billetes y monedas. Anota en el libro de arqueos, el total de documentos presentados con referencia de fecha de documento, concepto, importe y autorizaci n Efectivo I Documentos I Libro de arqueos Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas ( rea de Tesorer a) Nombre Cargo-puesto Firma Fecha CONTROL DE EMISI Elabor : Naye1i Aifaro Tepox Uidad y Finanzas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direcci n de Administraci n 121. PROCEDIMIENTO para el CONTROL y MANEJO de los Arqueos a Fondos Fijos C digo: Hoja: 5 de 9 Secuencia de EtaPJS Verificaci n del monto del fondo fijo asignado contra el presentado y determinaci n Verifica que el monto total del fondo Fijo asignado corresponda con el gran total de efectivo y documentos presentados y determina.

10 Es correcto: No: Detecta que existe sobrante o faltante y solicita Subdirecci n de su dep sito inmediato del primero a trav s de la Contabilidad y Finanzas Caja General y del segundo complementa el monto ( rea de Tesorer a) original. Regresa a la actividad n mero 4. Si: Anota en el libro de arqueos nombre y firma al calce, la persona que elabor el arqueo. Libro de arqueos Entrega de efectivo, documentos y solicitud de firma de conformidad 7 .1 Solicita al responsable del fondo fijo, su nombre y firma de conformidad en el libro de arqueos y devuelve efectivo y documentos. Efectivo I Documentos I Libro de arqueos Subdirecci n de Contabilidad y Finanzas ( rea de Tesorer a) Recepci n de efectivo, documentos y firma de conformidad Recepci n de libro de arqueos y entrega al Jefe del rea de Tesorer a Recibe efectivo, documentos y libro de arqueos.


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