à Madame, Monsieur le (la) chef d’établissement …

1 Le recteur Rectorat Division des Etablissements et de l Action Educative Bureau DEAE 3 Madame, Monsieur le (la) chef d tablissement Madame, Monsieur le (la) gestionnaire Rennes, le 3 juin 2005 Dossier suivi par Brigitte MALECOT C cile DEBROISE T l phone 02 23 21 77 80 02 23 21 77 79 T l copie 02 23 21 77 95 M l. 96, rue d'Antrain CS 10503 35705 Rennes cedex 7 Site internet N/R f. : DEAE3/CD/circDEAE/passation gest. Objet : Passation de service entre gestionnaires PJ : 1 La p riode de fin d ann e scolaire est un temps fort de pr paration de la rentr e future. Cependant, certains tablissements sont aussi concern s par des changements de personnels qui peuvent influer sur l organisation du service de gestion, tout particuli rement en cas de d part de son responsable. Compte tenu des difficult s pr c demment rencontr es par certains nouveaux gestionnaires, li es la pr paration incompl te des dossiers, je crois n cessaire de m adresser aux chefs d tablissement pour que la plus grande attention soit apport e cette phase de transition.

2 La passation de service entre gestionnaires, si elle n est pas empreinte de formalisme comme l est celle entre agents comptables, n en est pas moins essentielle ; elle conditionne le bon fonctionnement de l tablissement. Aussi, m a-t-il paru utile pour assurer la continuit du service de lister de fa on non exhaustive les documents indispensables une passation harmonieuse. Le memento Passation de service entre gestionnaires est accessible sur l intranet acad mique la rubrique : Rectorat >> Divisions et services >> DEAE >> Actualit s Le gestionnaire sortant apportera le plus grand soin la mise jour de tous les dossiers dont la connaissance est pr cieuse au gestionnaire entrant pour ses toutes premi res d cisions. Il veillera r gulariser les op rations des r gies d avances et de recettes dont il est responsable. Je pr cise que lors de la remise de service aff rente celles-ci, le gestionnaire sortant pourra se faire repr senter par son mandataire.

3 Enfin, je vous rappelle que la r forme de l organisation financi re et comptable portant, notamment, sur une cl ture rapide de l exercice n cessite un suivi r gulier et rigoureux de la gestion. Dans ce contexte, ces consignes rev tent une importance accrue. Il est vident qu un temps de rencontre et d changes sur l tablissement, dans sa globalit , contribuera galement faciliter l'installation du nouveau responsable de la gestion. Je vous remercie d avance du soin que vous prendrez uvrer au respect de ces quelques consignes. P/le recteur et , DEAE 3 1 M. j. juin 2005 LISTE DES DOCUMENTS A TRANSMETTRE LORS D UNE PASSATION DE SERVICE ENTRE GESTIONNAIRES Gestion budg taire (derni re mise jour fin d ann e scolaire) - La situation des r serves disponibles par service - La situation des d penses engag es - La liste des engagements en attente - L historique des ouvertures de cr dits - La situation des cr dits p dagogiques disponibles par discipline (pour une information des professeurs la pr -rentr e) - Le dossier contenant les factures litigieuses (mat riel non livr , erreur sur les prix.)

4 - La situation des recettes - L historique des pr visions de recettes - Les restes recouvrer mettre en parall le avec la balance comptable - Le dossier descriptif des op rations d quipement (subventions des collectivit s territoriales / FSE / autres organismes publics ..) - Le dossier relatif aux voyages en cours - Le dossier portant sur des actions p dagogiques diverses tel un atelier de pratique artistique Pour chaque dossier, le point sera fait sur les subventions et autres financements, les d penses r alis es et les restes utiliser. - La situation des fonds sociaux en particulier les d cisions des commissions en cours de r alisation - L tat des stocks alimentaires, la derni re feuille de consommation (le gestionnaire entrant rapprochera cet inventaire avec le stock r el) - La situation du cr dit nourriture - L tat des tickets repas (le gestionnaire entrant effectuera le rapprochement de cet tat avec la comptabilit des valeurs inactives et le stock r el) - La situation des r gies d avances et de recettes (le gestionnaire sortant veillera ce que l ensemble des op rations des r gies aient t int gr es dans les critures du comptable et pr parera la remise de service du num raire, des tickets repas, du quittancier arr t s et rapproch s de la ).

5 F Cf. instruction codificatrice n 98-065-M9-R du 4 mai 1998 Titre 6 Chapitre 2 / Titre 3 Chapitre 3 et consignes informatiques GFC / R gies list es ci-dessous. DEAE 3 2 M. j. juin 2005 - Les tats de l inventaire des biens : tat des d pr ciations qui contient le d tail de la classe 2 et tat des financements ( comparer avec la situation des d penses engag es et des recettes ; les anomalies ventuelles seront expliqu es) Gestion mat rielle - Le dossier des contrats et conventions conclus par l tablissement - La liste r capitulative de ces contrats et conventions mentionnant chaque fois les dates de d but et de fin, ainsi que les d lais de d nonciation Cette liste fera appara tre les contrats d j mandat s et ceux qui ne le sont pas afin d viter au gestionnaire de se trouver confront une insuffisance de cr dits en fin d ann e emp chant le mandatement de ces d penses non pr vues.

6 A cette fin, il est vivement recommand d engager ces d penses contractuelles d s l ouverture du budget. - La liste des adh sions aux diff rents groupements de commandes avec l tat de la situation des commandes par rapport l acte d engagement - Le relev des compteurs jour : eau, gaz, lectricit .. notamment celui des logements de fonction en cas de mutation de fonctionnaire - Le registre de s curit jour (exercice, buts de sports, consignes, commission de s curit ) et le dernier rapport d inspection d hygi ne au niveau de la restauration - Le r pertoire de la documentation disponible dans l tablissement - L emploi du temps des personnels et leurs fiches de poste. Consignes informatiques pp Applications GFC / Windows Applications GFC / Windows - GFCADMIN : module administration de GFC / Windows Si le gestionnaire est le seul d tenteur de l information : Editer la liste des utilisateurs GFC / Windows R initialiser les mots de passe utilisateur (manuel module administration GFCW p.)

7 101) Informer imp rativement votre successeur du mot de passe GFCADMIN - GFC REGIES Terminer l ann e scolaire par une fin de p riode suivie d une fin de journ e si cette p riode a donn lieu une remise de fonds l agence comptable. Les comptes 600 et 700 de chaque r gie doivent tre sold s. Il ne doit pas y avoir d op rations en attente sur vos r gies de recettes et d avances. Editer une situation de chaque r gie utilis e dans l tablissement, dont les r gies voyages. DEAE 3 3 M. j. juin 2005 Signer la situation de chacune des r gies plac es sous votre responsabilit en pr vision de la passation de service entre r gisseurs. pp Autres op rations Autres op rations Sauvegarder les donn es de vos applications informatiques install es en monoposte et (ou) sur le serveur du r seau local. S assurer d un rangement facilement accessible des manuels utilisateurs des applications informatiques, des notes SERIA ann e N et N-1, des CD-ROM de r f rence.

8 S assurer d un rangement facilement accessible des jeux d installation, documentations et licences des progiciels priv s acquis par l tablissement. Laisser des indications suffisantes afin que votre successeur retrouve sans difficult s l emplacement de vos sauvegardes sur disque dur ou support amovible et celui de votre cahier de sauvegarde. Effacer, des disques durs, les r pertoires contenant vos donn es personnelles et d sinstaller les ventuels logiciels trangers aux services de gestion de l tablissement. Vider votre bo te aux lettres lectronique de vos messages personnels. Indiquer l emplacement des fichiers de bureautique (lettres type, tableaux Excel, documents de ) qui pourraient tre utiles votre successeur.