3978 apostila completa de access - etepiracicaba.org.br

1 Ms- access B sico ndice Elabora o e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto Apresenta o do 1 P blico Alvo .. 1 Objetivo .. 1 Pr -Requisitos .. 1 Instrutor Respons vel .. 1 Preparando o Ambiente de 2 Introdu 2 O que Banco de Dados?.. 2 O que um Banco de Dados Relacional?.. 2 O que access ?.. 2 O que um Objeto?.. 3 Carregando o 3 Planejando um Novo Banco de 3 Estrutura da Agenda Telef 4 Planejando a Agenda Telef 4 Quais s o as necessidades? .. 4 Criando o Banco de 5 Os objetos do 6 Cria o das 6 Tipos de Cria o de 7 Criando as Tabelas da Agenda Telef 11 Tabela 11 Para o campo C DIGO do contato: .. 11 Para o campo NOME do contato: .. 12 Para o campo DDD do telefone e celular do contato: .. 12 Para os campos TELEFONE e CELULAR do contato: .. 13 Para o campo ENDERE O do contato.

2 14 Para o campo BAIRRO referente ao endere o do contato:14 Para o campo CEP referente ao endere o do contato: .. 15 Para o campo CIDADE referente ao endere o do contato:16 Para o campo ESTADO relativo cidade: .. 16 Para o campo ANIVERS RIO do contato: .. 17 Gravando a Tabela de 18 Campo Chave ou Chave Prim 18 Tabela 18 Gravando a Tabela de 19 Tabela 19 Para o campo BAIRRO: .. 19 Gravando a Tabela de 20 Tabela CIDADES E 20 Para o campo CIDADE: .. 20 ndice Elabora o e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto Para o campo ESTADO: .. 21 Gravando a Tabela de CIDADES E 21 Tabela 22 Gravando a Tabela de 22 Elabora o dos 23 Defini o de 23 Comando de Cria 23 Criando o Relacionamento da Agenda Telef 24 Folha de 28 Cadastrando Dados nas 28 Usando a Folha de 29 Editando os Campos da Folha de 30 Alterando a Largura das 30 Fechar e Salvar a Folha de 31 Preenchendo as Tabelas da Agenda Telef 31 Tabela de 31 Tabela de CIDADES E 33 Tabela de 35 Associando as Tabelas de Apoio aos Campos 36 Criando o V nculo dos Campos 36 Exerc cio de Revis 42 Formul 43 Criando Formul 44 Criando o Formul rio de Cadastro de 44 Salvando o Formul rio 48 Personalizando Formul 48 Inserindo 49 Exerc cio de Revis 52 53 Entendendo 53 Criando consultas utilizando o 53 Salvando a Consulta 55 Criando consultas utilizando o modo

3 55 Tipos de 58 Consultas Sele 58 Consultas Par 58 Relat 60 Entendendo Relat 60 Utilizando o Assistente de Relat 62 Introdu o ao Assistente de 65 Entendendo 65 ndice Elabora o e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto Criando 66 Gravando a 68 Editando uma 68 Acrescentando outros Comandos 69 Criando bot es de 70 Exemplo de Cria o de Bot es para 70 Executando O Bot o de 73 Exerc cios de Revis 74 Intera o com Planilhas Eletr 75 Importando Dados do 75 2 Elabora o e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto Preparando o Ambiente de Treinamento Para este treinamento, devemos criar uma pasta de arquivos pessoal no HD do seu micro. Isso facilitar a intera o com os exemplos do instrutor e n o colocar os demais arquivos e programas do seu HD em risco.

4 Como estaremos trabalhando em rede, caso necessite de exemplos para o treinamento, estes ser o disponibilizados em uma pasta compartilhada da rede. Introdu o O que Banco de Dados? Imaginem que voc s possuem uma empresa, todos os dados dos seus clientes est o armazenados em fichas, guardadas em fich rios num enorme arm rio empoeirado. Sempre que voc precisa consultar o endere o, por exemplo, de um deles, voc n o acha a ficha ou n o entende o que est escrito. Essa situa o pode ser evitada se cadastrarmos os nossos clientes utilizando um programa espec fico que trabalhe com banco de dados. Um banco de dados simplesmente um conjunto de informa es, onde os dados s o organizados de forma l gica e estruturados. Por exemplo, um cadastro de estoque de filmes de uma locadora um banco de dados.

5 Nele podemos cadastrar um novo filme, alterar algum existente ou excluir algum indesejado. Tempos atr s, quando a maioria das empresas ainda n o era informatizada, todas essas fun es eram feitas manualmente. O que um Banco de Dados Relacional? Banco de dados relacional aquele que permite fazer rela es entre os seus dados. Assim, como nosso exemplo de treinamento ser uma agenda telef nica, esta representar um banco de dados relacional, pois permite relacionar para cada NOME um TELEFONE e um ENDERE O. importante notar que, sendo um banco de dados um conjunto de dados, ele algo abstrato. O access apenas um software que permite a manipula o e o gerenciamento deste banco de dados com o uso do computador. O que access ? O access um gerenciador de banco de dados.

6 Ele ajuda as pessoas a criarem programas que controlam uma base de dados e que permite atualizar as informa es, fazer consultas, emitir relat rios, fazer compara es de informa es, fazer c lculos, enfim, satisfazer s necessidades das pessoas e das empresas no dia-a-dia. A grande vantagem do access sua facilidade de uso. O access utiliza objetos para essas tarefas simples com o banco de dados. 3 Elabora o e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto O que um Objeto? Objeto qualquer coisa que possa ser manipulada, como uma tabela, um campo ou um relat rio. Campo e Registro, no exemplo da agenda telef nica, diz-se que cada NOME, TELEFONE ou ENDERE O um campo, ao passo que cada conjunto de NOME, seu respectivo TELEFONE e ENDERE O formam um registro. Esquematicamente temos: NOME TELEFONE ENDERE O Maria das Dores 3254-6588 Rua das Ac cias s/n - Pituba Salvador - BA Carregando o access Como todo produto da Microsoft o MS- access carregado na mem ria utilizando-se o seu cone de atalho que pode est na rea de Trabalho ou na barra de Inicializa o R pida do Windows, ou atrav s do menu [Iniciar] Microsoft Office Microsoft access (esta ltima op o depender da maneira que o MS-Office foi instalado ou a vers o que est sendo usada).

7 Este cone representa o access XP Planejando um Novo Banco de Dados Como foi dito antes, um banco de dados um conjunto de informa es relacionadas a um determinado assunto ou finalidade e o access apenas a ferramenta para alterar e gerenciar o banco de dados via computador. Logo, muito mais importante do que dominar os recursos oferecidos pelo software entender como os dados se relacionam e o que esperado do sistema. Por isso, antes de sentar-se na frente do micro e come ar a digitar, gaste um pouco de tempo planejando o que ser feito. Aqui v o algumas dicas de planejamento: Determine as suas necessidades um banco de dados estruturado para responder a algumas perguntas e geralmente s poder responder a elas. Se futuramente for necess rio adaptar o banco de dados, o trabalho ser grande.

8 Por isso, tente prever tudo que desejado do sistema; Conhe a bem o banco de dados a ser estruturado o access apenas nos fornece um meio de implementar no computador banco de dados j existente. Por isso, importante compreender a natureza dos dados e seus relacionamentos para automatizar corretamente o sistema; 4 Elabora o e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto Evite desperd cios de poder de processamento conforme ser visto, um banco de dados pode chegar facilmente a v rios Mega Bytes. Por isso, importante estar atento ao que feito; relacionamentos desnecess rios, dados duplicados e propriedades inadequadas aumentam muito o tamanho de um banco de dados. Estrutura da Agenda Telef nica No nosso treinamento faremos uma agenda telef nica simples, mas utilizando todos os recursos do Microsoft access .

9 Planejando a Agenda Telef nica Os passos a seguir mostram um exemplo de planejamento para o banco de dados da agenda telef nica: Quais s o as necessidades? Defini o das tabelas necess rias: Tabela de CONTATOS Tabela de COMPROMISSOS Tabela de Bairros Tabela de Cidades e Estados Tabela de Meses Defini o das opera es necess rias de formul rios e relat rios: Formul rios de Cadastramento: CADASTRO DOS CONTATOS; CADASTRO DOS COMPROMISSOS POR CONTATOS; CADASTRO DOS BAIRROS; CADASTRO DAS CIDADES E ESTADOS. Formul rios de Consultas: CONSULTA DOS CONTATOS POR NOME; CONSULTA DOS ANIVERSARIANTES DO M S; CONSULTA DOS COMPROMISSOS POR PER ODO. Relat rios: RELAT RIO GERAL DOS CONTATOS EM ORDEM ALFAB TICA; RELAT RIO DOS COMPROMISSOS POR CONTATOS; RELAT RIO DOS ANIVERSARIANTES DO M S. 5 Elabora o e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto Criando o Banco de Dados Ao carregarmos o MS- access ser mostrada uma janela de di logo inicial (apresenta o) para que o usu rio possa escolher a tarefa que ser desenvolvida com esta ferramenta.

10 No nosso caso iremos escolher Banco de Dados em Branco. Caso sua escolha seja um banco de dados em branco, aparecer uma caixa de di logo para que voc informe o local de destino do banco de dados novo: No nosso exemplo de cria o da agenda telef nica, o arquivo se chamar AGENDA e dever estar salvo na pasta que o participante criou no in cio do treinamento. Diferente de outros programas, o access necessita que o arquivo seja salvo antes que se comece a trabalhar nele. Observe que a extens o de um banco de dados do access MDB. Ap s informar o local e o nome para o seu Banco de Dados, clique no bot o criar, ent o aparecer janela de Banco de Dados: Esta imagem refere-se ao MS- access vers o XP, quanto a vers o 97, a tela do access muda apenas de layout, mas ter todos os objetos comuns.