6.1 Forfaitaire onkostenvergoeding - Welkom bij VDV

1 Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen 19 6. ONKOSTENVERGOEDINGEN EN MAALTIJDCHEQUES Forfaitaire onkostenvergoeding Met een Forfaitaire onkostenvergoeding wordt bedoeld dat de vennootschap een vast bedrag per maand terugbetaalt aan de bedrijfsleider als kosten eigen aan de vennootschap en waarvoor er geen verantwoordingsstukken12 moeten voorgelegd worden. De vergoeding dekt bvb. volgende kosten: parkingkosten, openbaar vervoer, traktaties aan klanten, kleine aankopen bureelmateriaal, een vergoeding voor maaltijden tijdens dienstreizen, telefoon thuis, internet thuis, car wash, vergoeding kantoorkosten in de priv -woning, representatievergoedingen,.. De grootte van deze onkostenvergoeding is echter niet voor iedereen dezelfde en moet minstens redelijk zijn.

2 Deze onkostenvergoeding is dus functiegebonden en er moet kunnen aangetoond worden dat de bedrijfsleider deze kosten maakt voor de vennootschap. Dit bedrag kan voor bedrijfsleiders oplopen tot 300 350 per maand, voor zover voldoende onderbouwd. Met de fiscus kan hierover eventueel een ruling gesloten worden. Voorwaarden door de Rulingcommissie vooropgesteld: - de Forfaitaire bedragen worden niet ge ndexeerd; - waar door de fiscus kan aangetoond worden dat het autokosten of representatiekosten betreft, dient de aftrekbaarheid beperkt te worden; - wordt aangetoond dat de kosten vergoedingen voor maaltijden betreffen, dan kunnen geen maaltijdcheques worden uitgereikt. De vennootschap moet kunnen aantonen dat het beroepsmatige kosten zijn (Art. 49 WIB 1992).

3 Vanaf dat moment is het een aftrekbare kost voor de vennootschap. Forfaitaire onkostenvergoedingen zijn niet belastbaar bij de bedrijfsleider als kan bewezen worden dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en de vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is. De administratieve commentaar op het 1992 stelt tevens dat Forfaitaire vergoedingen bepaald dienen te zijn overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven. Deze onkostenvergoeding dient bovendien verantwoord te worden door individuele fiches en samenvattende opgaven ( JA-ernstige normen ). Tevens wordt erop gewezen dat onkostenvergoedingen buiten de BTW vallen. Forfaitaire kilometervergoeding Een bedrijfsleider kan een kilometervergoeding van zijn vennootschap uitbetaald krijgen wanneer deze zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsverplaatsingen.

4 De ontvangen vergoedingen vormen een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en zijn niet belastbaar. Als de Forfaitaire kostenvergoedingen volgens ernstige normen worden vastgesteld, aanvaardt de administratie dat het om kosten eigen aan de werkgever gaat. Hiervoor moeten volgende voorwaarden voldaan zijn: - de Forfaitaire vergoedingen, vastgesteld op basis van de werkelijk afgelegde kilometers, mogen in principe niet meer bedragen dan deze van de gelijkaardige vergoedingen die de staat voor dienstverplaatsingen aan zijn personeel toekent; - het aantal kilometers dat wordt terugbetaald als kosten eigen aan de werkgever mag niet abnormaal hoog zijn (in principe niet meer dan kilometer per jaar). 12 Bonnetjes, facturen, tickets.

5 Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen 20 Bepaalde rechtspraak heeft de grens van km per jaar echter wel in vraag gesteld. Het hof van beroep te Gent oordeelde dat het algemene karakter van het vermoeden van niet-belastbaarheid blijft bestaan, ook wanneer de belastingplichtige wordt vergoed op basis van meer dan km. De administratie moet effectief bewijzen dat de kostenvergoeding die terugbetaling van de werkelijke kosten schromelijk overschrijdt. Indien een hogere kilometervergoeding wordt toegekend dan deze toegestaan aan het overheidspersoneel, zal het verschil als een voordeel van alle aard worden belast. Hier laat de administratie echter het gebruik van andere tarieven wel toe als deze gebaseerd zijn op ernstige normen.

6 Daarvoor is wel het bewijs nodig dat de hogere kilometervergoeding overeenstemt met de re le kosten of gebaseerd is op een andere ernstige norm. De wettelijke beperking van 75% aftrekbaarheid voor autokosten in de vennootschap is op Forfaitaire kilometervergoedingen ook van toepassing. De brandstofkosten blijven voor 100% aftrekbaar en worden geraamd op 30% van de totale Forfaitaire vergoeding. Forfaitaire reisvergoeding binnenland Een binnenlandse reisvergoeding is in feite een terugbetaling door de vennootschap van uitgaven die de bedrijfsleider priv heeft moeten doen door het enkele feit dat hij op de baan was en die dus in feite ten laste vallen van de vennootschap. Het gaat dus in het bijzonder om uitgaven die gepaard gaan met het buitenshuis werken. De bedrijfsleider moet daardoor onderweg voorzien in kosten voor eten en drank, overnachting, enz.

7 Deze kosten kunnen dan terugbetaald worden door de vennootschap als zijnde zgn. kosten eigen aan de werkgever. In deze context betekent op de baan zijn minstens 5 uur. Een Forfaitaire binnenlandse reisvergoeding houdt in dat de vennootschap daarvoor een vast bedrag per dag terugbetaalt als kosten eigen aan de werkgever, zonder dat de bedrijfsleider daarvoor facturen, ticketjes, enz. moet voorleggen. Er bestaat geen regel die zegt hoeveel reisvergoeding de bedrijfsleider precies mag opnemen. Als algemeen principe geldt immers dat een onkostenvergoeding zoals een reisvergoeding steeds een vergoeding moet zijn van werkelijke kosten, en dat geldt in feite ook als die reisvergoeding forfaitair wordt bepaald. Het is echter wel van belang dat die vergoeding wordt bepaald volgens ernstige normen, en dat er niet zomaar een bedrag op gekleefd wordt.

8 In de praktijk geldt wel dat die ernstige norm altijd geacht wordt gerespecteerd te zijn als men als Forfaitaire reisvergoeding niet m r opneemt dan wat de Staat zelf betaalt aan zijn ambtenaren die op binnenlandse zending gaan. Het bedrag dat aanvaard wordt door de fiscus als een zgn. ernstige norm is dus het bedrag dat de Staat zelf betaalt aan zijn ambtenaren voor binnenlandse dienstreizen. De Forfaitaire vergoeding kan bijvoorbeeld maandelijks op de priv rekening van de bedrijfsleider gestort worden samen met zijn bezoldiging, maar kan bijvoorbeeld ook op het tegoed van zijn rekening-courant geboekt worden. De wijze van betaling speelt geen rol. De Forfaitaire vergoeding is aftrekbaar voor de vennootschap gezien het om een terugbetaling gaat van kosten die eigen zijn aan de vennootschap.

9 Om de reisvergoeding te kunnen aftrekken als beroepskosten zal de vennootschap wel moeten kunnen bewijzen dat het gaat om: - de terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de vennootschap; - een vergoeding van effectief gemaakte kosten en niet om een verdoken bezoldiging. Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen 21 In de praktijk zal het wat dat betreft vooral van belang zijn te kunnen aantonen dat de bedrijfsleider effectief zoveel dagen op de baan is geweest. Dit kan aangetoond worden met agenda s, rittenbladen, kilometervergoedingen die eventueel nog aanvullend betaald worden, gedetailleerde facturen en/of werkafspraken met de klanten, enz. Als de fiscus echter toch problemen zou hebben met de aftrek van de reisvergoeding bij de vennootschap, mag hij die uitbetaalde bedragen niet zomaar bij de bedrijfsleider priv belasten als een verdoken loon.

10 De bedragen zullen namelijk in eerste instantie moeten opgenomen worden als een verworpen uitgave bij de vennootschap zelf. Geen inhoudingen moeten gebeuren op het Forfaitaire bedrag. De reisvergoeding is ook niet onderworpen aan sociale bijdragen, gemeentebelasting, voorafbetalingen,..Van belang is wel dat op de loonfiche (de zgn. fiche ) die de vennootschap moet indienen, vermeld wordt dat er kosten eigen aan de werkgever terugbetaald werden. Er moet dan op de betreffende vraag ja geantwoord worden. Het bedrag zelf van de Forfaitaire reisvergoeding moet alleen ingevuld worden als het niet overeenkomstig ernstige normen vastgesteld werd. Uiteraard verdient het antwoorden met ja de voorkeur, om geen onnodige discussies met de fiscus uit te lokken.