ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES …

1 R f rence du march : 2016/02 COMMUNAUTE DE COMMUNES DES TROIS-PAYS 14 rue Cl menceau 62340 Gu nes T l : 03 21 00 83 33 Fax : 03 21 00 83 30 ACQUISITION D UN LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS ET prestations DE MAINTENANCE ASSOCIEES CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES R f rence du march : 2016/02 ARTICLE 1. Objet du march Les stipulations du pr sent cahier des clauses particuli res ( ) concernent : l ACQUISITION d un LOGICIEL de GESTION de march s publics et prestations de maintenance associ es Ce march comprend la fourniture, l installation, le param trage, la personnalisation des documents, la formation, l assistance, et la maintenance du LOGICIEL . Le LOGICIEL doit permettre : - de r diger les diff rentes pi ces de consultation, - de r diger les diff rents documents de GESTION des commissions (convocation, CR et PV, ), - la passation des contrats, march s et accords-cadres, - de r diger les diff rents documents pour la GESTION de l ex cution (d comptes, avenants, factures, calcul des p nalit s.)

2 - - la GESTION administrative et financi re des contrats, march s et accords-cadres pour les besoins du pouvoir adjudicateur L Administration attend de ce LOGICIEL une solution compl te, permettant la GESTION des A Z des march s publics, sans achat de modules additionnels. La solution doit apporter aux utilisateurs une vue d ensemble et chronologique des proc dures pass es, en cours de passation et venir. R f rence du march : 2016/02 ARTICLE 2. Caract ristiques fonctionnelles du LOGICIEL ARTICLE Objectifs attendus Le LOGICIEL devra assurer chaque utilisateur de : - respecter la r glementation de la commande publique nationale et europ enne - assurer une GESTION s curis e des proc dures - homog n iser les documents et les proc dures - assister l utilisateur chaque tape de la proc dure - optimiser le processus de passation des march s - assurer un suivi complet et pr cis des march s - suivre l ex cution des march s - diter des rapports apportant une vue d ensemble des march s.

3 ARTICLE Fonctionnalit s attendues a. R daction des pi ces administratives du march Objectif attendu : harmonisation des documents / Facilitation de la g n ration des documents GESTION de tous les types de march s Le LOGICIEL doit permettre la GESTION de tous les types de march et de toutes les proc dures. Type de proc dure* Type de march Nature du march * Appel d offres ouvert Appel d offres restreint Concours Proc dure adapt e Dialogue comp titif Proc dure n goci e D l gation service public March de services relevant de l article 30 du Code des march s publics Accord-cadre March bons de commande GESTION des tranches de subvention/tiers payant Travaux Fournitures Services prestations intellectuelles Ma trise d uvre March s de techniques de l information et de la communication Coordination SPS Contr le technique * liste non exhaustive Production de toutes les pi ces administratives du DCE Le LOGICIEL devra permettre la r daction des pi ces administratives (DCE) des diff rents types de march s d crits dans le Code des march s publics 2006.

4 Le LOGICIEL devra permettre la GESTION et la production s curis e des pi ces administratives du Dossier de Consultation des Entreprises : - Acte d engagement - Cahier des Clauses Administratives Particuli res - R glement de la consultation - Documents simplifi s pour les MAPA R f rence du march : 2016/02 - March s subs quents - Lettre de consultation (pour le march subs quent) - Edition des formulaires types des candidatures Saisie unique Le LOGICIEL doit permettre aux utilisateurs de ne saisir les donn es qu une seule fois. Les donn es seront ensuite reprises dans l ensemble des documents du march . Cette automatisation doit permettre un gain de temps aux utilisateurs mais aussi d viter les incoh rences entre les diff rents documents g n r s. La solution devra galement permettre de copier les donn es depuis un march existant. Personnalisation des documents Le titulaire devra cr er des documents enti rement sur mesure et personnalis s en fonction des attentes de l administration.

5 Il doit tre possible d ins rer des clauses sp cifiques l administration mais aussi de reprendre charte graphique et logo. Les documents g n r s pourront tre modifi s par l utilisateur, au besoin. En cas d volutions, le param trage et la personnalisation devront tre revus par le titulaire, sans frais additionnels. Assistance de l utilisateur Le LOGICIEL doit assister le titulaire dans toutes les tapes de la r daction des documents du march . Il devra disposer d une assistance r glementaire en ligne, directement accessible depuis la solution. L assistance devra s adapter en fonction du type de march et devra proposer les informations n cessaires l utilisateur en fonction de la phase de march dans laquelle il se trouve. Le LOGICIEL devra galement lui signaler toute erreur de saisie et incoh rence, en fonction du mode de passation choisi au pr alable. Des astuces et points d informations viendront galement guider l utilisateur.

6 Enfin, un rapport reprendra les points d attention par march ou pour tous les march s et pourra tre envoy au Responsable des March s. DPFG / DQE La g n ration des DPGF et DQE doit tre optimis e par le LOGICIEL . Le soumissionnaire devra proposer une m thodologie adapt e permettant de travailler avec des documents en format Excel, fournis par des Responsables ext rieurs l utilisation du LOGICIEL . Les mod les de documents Excel devront tre exportables directement depuis le LOGICIEL propos . Ils pourront ainsi tre compl t s et import s dans le LOGICIEL de GESTION des march s, sans double encodage. Autres documents Le LOGICIEL devra proposer une biblioth que de documents cons quentes pr -remplis en fonction des donn es encod es dans le LOGICIEL et reprenant par exemple : Les documents OUV et notamment le registre des d p ts et le proc s-verbal d ouverture des plis Les documents financiers et notamment le bon de commande et l admission de visa Les mod les de lettre et notamment la demande de justification de prix anormal, l accus de r ception de candidature et l ordre de commencer Les documents NOTI b.

7 GESTION s curis e des proc dures Objectif attendu : optimiser la GESTION de la passation des march s GESTION de A Z des march s Une fois la consultation engag e, le LOGICIEL doit permettre d avoir une vue d ensemble des march s et conna tre l tat d avancement de la proc dure tout instant. R f rence du march : 2016/02 Le LOGICIEL doit galement permettre de publier les Avis d Appel a Concurrence sur le profil acheteur de l Administration, au BOAMP et au JOUE, sans double saisie des informations. Le LOGICIEL devra proposer un syst me d ch ancier complet permettant un suivi planning march par march , ainsi qu un suivi global, reprenant toutes les tapes de la proc dure. L utilisateur pourra galement travailler sous forme de r tro planning en ditant les dates cl s de la proc dure venir. Le LOGICIEL propos devra tre capable de g rer les diff rents types de commissions et de g n rer les documents n cessaires.

8 L utilisateur devra tre par ailleurs capable de g n rer tous les documents et courriers li s la proc dure (liste non exhaustive): PV de commission Rapport d analyse des offres/des candidatures Notification d attribution Registre des d p ts Fiche de recensement Lettre aux candidats non retenus D lib ration Rapport de pr sentation (Art 79 du CMP) Ces documents seront personnalis s en fonction des demandes sp cifiques de l administration et g n r s en format modifiable. Par ailleurs, le titulaire devra fournir une liste de mod les pr d finis, disponibles depuis l application. Le LOGICIEL devra permettre d extraire la liste des march s pass s l ann e pr c dente conform ment l article 133 du CMP et son arr t d application. c. Suivi administratif et financier Objectif attendu : GESTION du budget d s l estimation Le LOGICIEL devra proposer un suivi budg taire complet, avec les l ments suivants : une vue globale du budget annuel de l administration (investissement et fonctionnement.)

9 Cette vue en temps r el permettra de visualiser le montant estim , d pens , liquid et de pr voir les modifications budg taires). Un m tr -progression pour estimer au mieux les prochains march s Une comparaison entre le montant de commande et le montant d pens , par rapport l estimation en interface avec le LOGICIEL financier est souhait e, Un outil Aper u des prix unitaires, Un outil de contr le des prix anormaux (globaux et unitaires) L aper u d un march et de tous les march s. Enfin, L Administration souhaite disposer d un module de partage de march s permettant de mettre en commun les donn es d un march avec d autres administrations en cas de groupement de commande, par exemple. L objectif est de donner acc s un march de sa base de donn es un autre utilisateur de la solution dans une autre organisation. Les diff rentes personnes ayant acc s au march travaillent donc sur le m me march et ont donc acc s aux derni res informations relatives au march.

10 R f rence du march : 2016/02 d. Suivi technique Objectif attendu : Suivi de l ex cution complet Le LOGICIEL propos permettra aux utilisateurs de suivre l ex cution des march s de fa on pr cise et d taill en travaillant : Le calcul des paiements Les d comptes et tats d avancements, Le calcul automatique des p nalit s, Les avenants, Les ordres de service, Le calcul automatique de la r vision des prix, L ajout et la lib ration de garantie et avances Le LOGICIEL proposera un module permettant d enregistrer les jours travaill s, les jours d intemp ries, les jours de cong s et calculera sur cette base la date de fin r elle du march . Il sera possible l utilisateur de comparer cette date avec la date de fin contractuelle. Un module permettra d valuer la prestation des fournisseurs/prestataires de service/entrepreneurs. Il devra tre possible d identifier les fournisseurs/prestataires de service.