Archivo General de la Nación - Gob

1 Archivo General de la Naci n Direcci n del Sistema Nacional de archivos Instructivo para la elaboraci n del Cat logo de disposici n documental Fecha de actualizaci n: 16 de abril 2012. Acuerdo: Archivo General DE LA NACI N. ndice Introducci n ..3. Objetivo General ..4. Objetivos espec ficos ..5. Marco jur dico .. 6. C mo elaborar el Cat logo de disposici n documental ..9. Documentos de comprobaci n administrativa inmediata ..21. 2. Archivo General DE LA NACI N. Introducci n El Archivo General de la Naci n, a trav s de la Direcci n del Sistema Nacional de archivos , de conformidad con los lineamientos Sexto, fracci n III, D cimo tercero, D cimo cuarto y Quinto transitorio de los Lineamientos generales para la organizaci n y conservaci n de los archivos de las dependencias y entidades de la Administraci n P blica Federal, relativos a elaboraci n del Cat logo de disposici n documental de cada dependencia o entidad, elabor , con el auxilio de su rgano asesor, el Comit T cnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno Federal (COTECUCA), el presente instructivo.

2 Su redacci n responde a la misma finalidad: registrar en forma sistem tica los resultados del proceso de identificaci n y valoraci n de las series documentales durante su ciclo vital . 3. Archivo General DE LA NACI N. Objetivo General Establecer una base metodol gica que oriente la elaboraci n de instrumentos espec ficos de disposici n documental. 4. Archivo General DE LA NACI N. Objetivos espec ficos Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposici n documental basado en la identificaci n precisa de las series documentales y en la valoraci n de su informaci n. Conocer el proceso de asignaci n de valores a cada una de las series documentales identificadas.

3 Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer la documentaci n til para el tr mite y las gestiones institucionales asociadas a una norma legal, fiscal o contable. Elaborar un instrumento de control y seguimiento de las series documentales producidas por la dependencia o entidad, a partir de los resultados del proceso de identificaci n y valoraci n. 5. Archivo General DE LA NACI N. Marco jur dico Ley Federal de archivos (DOF, 23/01/2012). Art culo 19. Los sujetos obligados deber n elaborar los instrumentos de control y consulta archiv stica que propicien la organizaci n, administraci n, conservaci n y localizaci n expedita de sus archivos , por lo que deber n contar al menos con los siguientes: II.

4 El cat logo de disposici n documental Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informaci n P blica Gubernamental (DOF, 11/06/2002). Art culo 32. Corresponder al Archivo General de la Naci n elaborar, en coordinaci n con el Instituto, los criterios para la catalogaci n, clasificaci n y conservaci n de los documentos administrativos, as como la organizaci n de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomar n en cuenta los est ndares y mejores pr cticas internacionales. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deber n asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos .

5 Asimismo, deber n elaborar y poner a disposici n del p blico una gu a simple de sus sistemas de clasificaci n y catalogaci n, as como de la organizaci n del Archivo . Lineamientos generales para la organizaci n y conservaci n de archivos de las dependencias y entidades de la Administraci n P blica Federal (DOF, 20/2/04). Sexto. Las dependencias y entidades podr n contar con un rea coordinadora de archivos . El responsable del rea, con conocimiento y experiencia en archiv stica, ser nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien establecer su nivel jer rquico y tendr las siguientes funciones: 6. Archivo General DE LA NACI N.

6 III. Elaborar en coordinaci n con los archivos de tr mite, de concentraci n e hist ricos, el cuadro General de clasificaci n archiv stica, el cat logo de disposici n documental, as como el inventario General de la dependencia o entidad. D cimo. En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existir . un Archivo de tr mite. Los responsables de los archivos de tr mite, ser n nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definir su nivel jer rquico y tendr n las siguientes funciones: III. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos o, en su caso, con el Archivo de concentraci n, en la elaboraci n del cuadro General de clasificaci n, el cat logo de disposici n documental y el inventario General .

7 Decimoprimero. Las dependencias y entidades contar n con un Archivo de concentraci n, adscrito, en su caso al rea coordinadora de archivos . El responsable de ste deber contar con conocimientos y experiencia en archiv stica. Ser nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definir su nivel jer rquico y tendr las siguientes funciones: IV. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboraci n del cuadro General de clasificaci n, el cat logo de disposici n documental y el inventario General . Decimosegundo. Las dependencias y entidades establecer n un Archivo hist rico, de as considerarse necesario, adscrito al rea coordinadora de archivos , en su caso.

8 El responsable de ste deber contar con conocimientos y experiencia en archiv stica. Ser nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien definir su nivel jer rquico y tendr las siguientes funciones: I. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos o, en su caso, con el Archivo de concentraci n, en la elaboraci n del cuadro General de clasificaci n, el cat logo de disposici n documental y el inventario General . Decimotercero. Los titulares de las dependencias y entidades deber n asegurarse de que se elaboren y actualicen peri dicamente los instrumentos de consulta y control que propicien la organizaci n, conservaci n y localizaci n expedita de sus archivos administrativos, por lo que deber n contar al menos con los siguientes: II.

9 El cat logo de disposici n documental. 7. Archivo General DE LA NACI N. Decimos ptimo. En el cumplimiento de la fracci n III del Lineamiento sexto, el titular del rea coordinadora de archivos , o el titular del Archivo de concentraci n de cada dependencia o entidad, en su caso, actualizar peri dicamente el cat logo de disposici n documental. En el cat logo de disposici n documental se establecer n los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservaci n, as como su car cter de reserva o confidencialidad. Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el cat logo deber . vincularse con el ndice de expedientes reservados que establece el art culo 17 de la Ley.

10 Las dependencias y entidades enviar n al Archivo General de la Naci n, para su validaci n y registro, una copia de su cat logo de disposici n documental actualizado en soporte electr nico, a m s tardar el ltimo d a del mes de febrero de cada a o. Decimoctavo. En los plazos de conservaci n de los archivos se tomar n en cuenta la vigencia documental as como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. A partir de la desclasificaci n de los expedientes reservados, el plazo de conservaci n a adir un periodo igual al de reserva o al que establezca el cat logo de disposici n documental, si ste fuera mayor al primero. Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la informaci n se conservar n por dos a os m s a la conclusi n de su vigencia documental.