BAHAGIAN 1 KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT

1 ICQ Versi 1/2011. BAHAGIAN 1. KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT . PTJ: . Tempoh Pengauditan: . Disediakan Oleh : Nama: . Tarikh: . Disemak Oleh : Nama: . Tarikh: .. 1. ICQ Versi 1/2011. BAHAGIAN 1. KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT . Tujuan: Menentukan fungsi dan objektif serta tugas dan tanggungjawab pegawai-pegawai telah ditetapkan dengan jelas untuk memastikan PENGURUSAN kewangan dilaksanakan dengan cekap dan sempurna. Peraturan: 1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, BAHAGIAN I - Carta Organisasi dan Senarai Tugas Bil.

2 4/2002 - Sasaran Kerja Tahunan Bil. 3/2004 - Nota Serah Tugas Bil. 6/2005 Kursus dan Latihan 2. Arahan Perbendaharaan 11, 11(a), 69, 70(a), 101, 125, (a), (d), (a). 3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8/1991 - Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja 4. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1992 - Pinjaman Komputer Bil. 7/1993 - Pinjaman Kenderaan Bil. 8/1993 - Pinjaman Kenderaan Bil. 5/2007 - Tatacara PENGURUSAN Aset Alih Kerajaan Bil. 10/2008 - Jawatankuasa PENGURUSAN Kewangan dan Akaun Bil. 5/2011 Pinjaman Perumahan 5.

3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 14/1990 - Waran Perjalanan Udara Bil. 3/1993 - Pinjaman Komputer Bil. 12/2005 - Pinjaman Perumahan Bil. 12/2008 Pinjaman Kenderaan 6. Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981 - Kad Perakam Waktu Bil. 1/2004 - Kad Perakam Waktu 7. Surat Bil. (20) - Nota Serah Tugas 2. ICQ Versi 1/2011. Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan: (i) Senarai jawatan di lulus, diisi dan kosong yang terkini bagi PTJ. (ii) Carta Organisasi terkini bagi PTJ. (iii) Fail Surat Kuasa (iv) MPK atau Manual Kualiti ISO terkini bagi organisasi (v) Fail Meja bagi 5-10 orang kakitangan yang meliputi semua BAHAGIAN dan kategori (vi) Fail SKT bagi 5-10 orang kakitangan bagi tahun semasa (vii) Fail Jawatankuasa PENGURUSAN Kewangan dan Akaun (viii) Daftar latihan kakitangan/fail latihan kakitangan (ix) Waran Perjalanan Udara (x) Daftar Tempahan Tiket Kapal terbang (xi) Kad Perakam Waktu (xii) Senarai Pegawai Pengawas Kad Perakam Waktu (xiii)

4 Laporan Kad Perakam Waktu (xiv) Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi sampel bagi minima 15 orang kakitangan berasaskan BAHAGIAN dan kategori (xv) Daftar Pinjaman Kenderaan (xvi) Daftar Pinjaman Perumahan (xvii) Daftar Pinjaman Komputer (xviii) Rekod Cuti (xix) Daftar Pemeriksaan Mengejut 3. ICQ Versi 1/2011. Soal Selidik Ya Tidak Ulasan Carta Organisasi [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, BAHAGIAN I, perenggan (a)]. (a) Lengkap. Lengkapkan Lampiran 1. Fungsi/Program Aktiviti Hierarki (b) Kemas kini. Lengkapkan Lampiran 2.

5 Struktur semasa Perjawatan terkini Tarikh disediakan (c) Dipamerkan ditempat yang mudah dilihat. Senarai tugas pegawai disediakan secara bertulis [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, BAHAGIAN I, perenggan ]. Laporan Kedudukan Perjawatan [Arahan Pentadbiran]. Adakah laporan disediakan dengan lengkap (Nama Jawatan, Gred, Dilulus, Diisi, Kosong) dan kemas kini serta dikemukakan setiap bulan kepada KKM/JKN. Surat Penurunan Kuasa (Dikeluarkan oleh Ketua PEJABAT ). Difailkan dengan teratur. ( KAWALAN Dalaman). Nota : Semua penurunan kuasa hendaklah dilakukan walau bagaimanapun pemantauan oleh Ketua PEJABAT adalah diperlukan.

6 KAWALAN Terimaan (a) Surat Kuasa memungut, menulis dan menandatangani resit. (Nama, Jawatan, Contoh Tandatangan, Tempoh Berkuatkuasa). [ 69 & 70(a)]. (b) Surat kuasa bagi 2 orang pegawai yang memegang kunci peti besi. [ 125]. KAWALAN Perbelanjaan (a) Menandatangani Pesanan Kerajaan. [ (d)]. 4. ICQ Versi 1/2011. Soal Selidik Ya Tidak Ulasan (b) Menandatangani Baucar. [ 101]. (c) Mengendalikan Panjar Wang Runcit. [ 11(a)]. (d) Mengendalikan Panjar Deposit Hospital. [ 11(a)]. (e) Menunaikan cek panjar. [ 11(a)].

7 (f) Pembuka Sebutharga dilantik secara Surat Pelantikan bertulis atas nama individu oleh Ketua PEJABAT sekurang-kurangnya 2 orang pegawai di mana seorang daripadanya dari Kumpulan PENGURUSAN dan Profesional [ (a)]. (g) (i) Jawatankuasa Pemilih Sebut Harga dilantik secara bertulis atas nama jawatan oleh KSU, KKM secara tahunan/dua tahun sekali. (ii) Terdiri daripada sekurang-kurangnya 3. anggota dan dipengerusikan oleh Ketua PEJABAT . [AP (a)]. (h) Kad Pintar dan pegawai untuk penyedia, perakuan 1 dan perakuan 2 dengan had kelulusan.

8 (i) Pegawai yang meluluskan Penyata Perubahan Gaji ( ) diberi kuasa secara bertulis [ 11]. (j) Pegawai tersebut di atas dibenarkan meluluskan semua jenis perubahan gaji dalam penyata perubahan tersebut. KAWALAN Aset Alih Kerajaan [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]. Adakah Pegawai Aset dilantik secara bertulis. Jawatankuasa PENGURUSAN Aset Alih Kerajaan (JKPAK). (a) Ditubuhkan di PTJ1, PTJ2 dan PTJ3. 5. ICQ Versi 1/2011. Soal Selidik Ya Tidak Ulasan (b) Keahlian (i) Pengerusi Ketua PEJABAT (ii) Setiausaha Pegawai Aset (iii) Ahli semua Ketua BAHAGIAN /Unit (iv) Pegawai lain yang sesuai (c) Perkara yang dibincangkan (i) Kedudukan semasa aset alih Kementerian/Jabatan (ii) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih (iii) Laporan Tindakan Pelupusan (iv) Laporan Tindakan Surcaj/.

9 Tatatertib (v) Masalah-masalah berkaitan dengan PENGURUSAN aset alih (d) Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3. bulan sekali (e) Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa PENGURUSAN Kewangan dan Akaun (JPKA). Manual Prosedur Kerja [PKPA 8/1991 dan Pek Perkhidmatan Bil. 5/2007, BAHAGIAN V, perenggan ]. (a) Lengkap dan kemas kini. (b) MPK mengandungi 8 perkara utama iaitu: (i) Latar Belakang Jabatan/ PEJABAT (ii) Objektif Jabatan/ PEJABAT (iii) Carta Jabatan/ PEJABAT (iv) Fungsi-fungsi Utama Jabatan/ PEJABAT (v) Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan Fail Meja [PKPA 8/1991 dan Pek Perkhidmatan Bil.]

10 5/2007, BAHAGIAN V, perenggan ]. (a) Lengkap dan kemas kini. Lengkapkan Lampiran 3. (b) Disediakan untuk setiap individu bagi setiap jawatan. 6. ICQ Versi 1/2011. Soal Selidik Ya Tidak Ulasan (c) FM mengandungi 14 perkara utama iaitu: (i) Objektif Jabatan/ PEJABAT (ii) Objektif BAHAGIAN /Unit (iii) Carta Organisasi Jabatan/ PEJABAT (iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan (vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak/Checklist (x) Senarai Undang-undang/Peraturan (xi) Senarai J/kuasa Yang Dianggotai (xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan (xiii) Norma Kerja (xiv) Senarai Tugas Harian Sasaran Kerja Tahunan [Pekeliling Perkhidmatan Bil.