BAHAGIAN 4 KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN - …

1 BAHAGIAN 4 KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN PTJ: .. Tempoh Pengauditan: .. Disediakan Oleh : Nama: .. Tarikh: .. Disemak Oleh : Nama: .. Tarikh: .. BAHAGIAN 4 KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN Tujuan : Bagi menentukan sama ada rekod-rekod harta modal, inventori dan bekalan pejabat ada diselenggarakan, mengikut peraturan dan kemas kini dan juga bagi menentukan harta modal dan inventori yang diperoleh diguna dan disimpan mengikut peraturan. Peraturan: 1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih KERAJAAN Bil.

2 6/1999 Inden Minyak Bil. 8/1999 Touch n Go Bil. 2/1980 Kenderaan Jabatan 2. Tatacara Pengurusan Stor. Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan : BAB A - PENERIMAAN 1 : Borang Laporan Penerimaan Aset Alih KERAJAAN BAB B - PENDAFTARAN 2 : Daftar Harta Modal 3 : Daftar Inventori 4 : Senarai Daftar Harta Modal 5 : Senarai Daftar Inventori 6 : Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori 7 : Senarai Aset Alih KERAJAAN 8 : Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori Bagi tahun .. BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 9 : Borang Aduan Kerosakan Aset Alih KERAJAAN 10 : Laporan Pemeriksaan Harta Modal 11 : Laporan Pemeriksaan Inventori 12 : Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori BAB D - PENYELENGGARAAN 13 : Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan 14 : Daftar Penyelenggaraan Harta Modal BAB E - PELUPUSAN 15 : Surat Lantikan Lembaga Pemeriksa 16 : Perakuan Pelupusan (PEP) 17 : Laporan Lembaga Pemeriksa 18.

3 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih KERAJAAN 19 : Sijil Pelupusan Aset Alih KERAJAAN 20 : Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih KERAJAAN 21 : Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih KERAJAAN 22 : Borang Tender Aset Alih KERAJAAN 23 : Jadual Tender Pelupusan 24 : Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset Alih KERAJAAN 25 : Borang Sebutharga Pelupusan Aset Alih KERAJAAN 26 : Jadual Sebut Harga Pelupusan Aset Alih KERAJAAN 27 : Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih KERAJAAN 27(A) : Senarai Aset Yang Dilelong BAB F KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA 28 : Laporan Awal Kehilangan Aset Alih KERAJAAN 29 : Perlantikan Jawatankuasa Penyiasatan 30 : Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih KERAJAAN 31 : Sijil Hapuskira Aset Alih KERAJAAN 32 : Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Buku Log Kenderaan Fail Sejarah Kenderaan Daftar Penggunaan Minyak Daftar Touch n Go Kad KAWALAN Stok (KEW.)

4 300 J3) Kad Petak (KEW. 300 J4) Soal Selidik Ya Tidak Ulasan AM Dapatkan maklumat aset yang dibeli dalam tahun yang diaudit. Adakah Unit Pengurusan Aset diwujudkan. Semua pembelian harta modal hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengawal. (Dapatkan kelulusan waran peruntukan) BAB A : PENERIMAAN Bagi pembelian aset teknikal, adakah diperiksa oleh pegawai teknikal yang bertauliah mengikut kesesuaian. Adakah langkah-langkah berikut dipatuhi: (a) Adakah aset yang diterima menepati spesifikasi yang dipesan. (Rujuk Baucar Pembelian) (b) Aset diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji sebelum mengesahkan penerimaannya.

5 (c) Adakah pengesahan dilakukan dengan serta merta. Jika tidak adakah catatan diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji dicatatkan. (d) Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima menyediakan borang laporan penerimaan aset alih KERAJAAN disediakan jika terdapat kerosakan atau perselisihan. (e) Borang yang disahkan dan ditandatangani oleh ketua jabatan dihantar kepada ejen pembekal/syarikat dengan serta merta. (f) Pegawai penerima memastikan aset diterima berserta surat jaminan.

6 Soal Selidik Ya Tidak Ulasan (g) Aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada. (h) Borang diisi dengan lengkap dan kemaskini. BAB B : PENDAFTARAN Adakah aset didaftarkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan. Pengesahan pendaftaran hendaklah di cop pada Pesanan KERAJAAN . Telah direkodkan pada ..(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset ..(seperti nombor pada daftar) Dokumen Pendaftaran: Daftar Harta Modal ; Daftar Inventori (a) Adakah Daftar Harta Modal ( ) dan Daftar Inventori ( ) disediakan dengan lengkap dan kemas kini dan maklumat adalah lengkap dan tepat (b) Adakah Daftar Harta Modal dan Inventori menggunakan format yang sama.

7 (c) Adakah Daftar Harta Modal Dan Inventori ditandatangani oleh Ketua Jabatan. (d) Ambil 10 sampel aset dan 10 inventori bagi setiap unit yang dilawati untuk mengesahkan butiran aset. Senarai Harta Modal ( ) Senarai Inventori ( ) (a) Adakah semua aset yang dimiliki disenaraikan dalam daftar: (i) Senarai Harta Modal (ii) Senarai Inventori (b) Ambil 10 sampel harta modal dan 10 inventori bagi setiap unit yang dilawati untuk mengesahkan aset telah disenaraikan. Soal Selidik Ya Tidak Ulasan Pergerakan Aset Adakah pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara di rekod dalam Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori ( ).

8 Pelabelan Aset (a) Adakah semua aset dilabelkan Hak KERAJAAN Malaysia (HKM) dan Nama Kementerian/Jabatan di tempat yang mudah dilihat. (b) Kenderaan penyamaran dilabel di tempat yang tidak mudah dilihat. (c) Adakah aset dilabel mengikut nombor siri pendaftaran yang betul dan lengkap. Adakah Senarai Aset Di Lokasi ( ) disediakan dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan oleh pegawai aset manakala 1 salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Adakah Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori ( ) dikemukakan kepada JKN/KKM/Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

9 BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN Adakah aset yang dibeli digunakan. Jika tidak, sila nyatakan sebabnya. Adakah kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset ( ). Adakah aset disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa berada di bawah KAWALAN pegawai yang bertanggungjawab. Adakah pemeriksaan aset dilakukan. (Semak dan ) (a) Adakah sekurang-kurangnya 2 orang pegawai pemeriksa dilantik oleh KSU. Soal Selidik Ya Tidak Ulasan (b) Adakah pegawai pemeriksa adalah pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset.

10 (c) Adakah pemeriksaan aset dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun. Adakah pegawai pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal ( ) dan Laporan Pemeriksaan Inventori ( ) kepada Ketua Jabatan. Adakah Ketua Jabatan mengemukakan dan bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori ( ) kepada KSU. Adakah Ketua Jabatan melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa. BAB D : PENYELENGGARAAN Pegawai Aset yang bertanggungjawab melaksanakan langkah-langkah berikut kecuali bagi penyelenggaraan dan pemantauan yang dilakukan oleh syarikat konsesi:- (a) Adakah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan mengikut (b) Adakah program penyelenggaraan dirancang.