Bericht: Funktion, Fakten und Format

1 Erik Deutscher Kommunikations-Training + Beratung Im Staudfu 14 72770 Reutlingen 1 Bericht: Funktion, Fakten und Format Die Menge an Informationen nimmt st ndig zu ob sie nun in elektronischer Form vorliegen oder klassisch auf Papier. Texte geh ren zum beruflichen Alltag: Briefe, E-Mails, Protokolle, Notizen und Berichte. Dennoch: Den Bericht gibt es nicht. Dazu sind die Anforde-rungen an diese Textsorte zu vielf ltig. Was ist ein Bericht? Ein Bericht ist eine Darstellung von Sachverhalten, Ereignissen oder Handlungen. Der Inhalt hat dabei folgende Kriterien zu erf llen: richtig sachlich vollst ndig folgerichtig wahrheitsgetreu Wozu einen Bericht schreiben?

2 Ein Bericht vermittelt Inhalte zwischen Autor und Leser, ist eine wichtige Grundlage f r Entscheidungen. Meist verf gt der Adressat nicht ber das aktuelle Wissen oder Fachwissen des Schreibers. Um diese Wissensunterschiede aus-zugleichen, verwenden wir Berichte. Bericht Definition Funktion Bericht Schreiber Leser Sache Gemeint sind im ganzen Text trotz der m nnlichen Form immer auch die Frauen. Erik Deutscher Kommunikations-Training + Beratung Im Staudfu 14 72770 Reutlingen 2 Welche Aufgabe hat der Verfasser? Jeder Bericht ist Teil eines Dialogs zwischen Schreiber und Leser. Das bedeutet f r Sie: Betrachten Sie Ihren Text beim Schreiben aus dem Blickwinkel des Lesers.

3 Denn Sie schreiben f r ihn und nicht f r sich. Und genau das ist eine gro e Herausforderung. Zuerst gilt es Informationen zu sammeln, zu gewichten und zu gliedern. Danach setzen Sie die einzelnen Inhalte sprachlich klar um und stellen sie optisch ansprechend dar. Ein Autor muss also ber Sach- und Sprachkenntnisse verf gen. Kurz gesagt: Sie formulieren einfach, pr gnant, strukturiert und zugleich anregend. Fakten gewichten Gehen Sie bei der Auswahl der Inhalte systematisch vor. Denken Sie dabei immer an die Ihnen gestellte Aufgabe als auch an Ihre Leser. Drei Arten von Informationen lassen sich unterscheiden: 1. Muss-Informationen 2.

4 Soll-Informationen 3. Kann-Informationen Muss-Informationen Informationen, die ein Leser unbedingt braucht, um den Bericht zu verstehen. F r Sie als Verfasser sind sie eine Bringschuld. Soll-Informationen Pr fen Sie, welche Informationen die Verst ndlichkeit Ihres Textes zus tzlich erh hen k nnen. Einleitende Worte, Hintergrund-informationen, Skizzen oder Bilder erleichtern das Verstehen. Pr gnanz ist zwar ein wichtiges Kriterium, dennoch darf sie nicht zum Selbstzweck werden. Kann-Informationen Vor allem, wenn Ihre Leser ber ein sehr unterschiedliches Vor-wissen verf gen oder ein gro es Interesse am Thema besteht, bieten sich solche Informationen an.

5 Dazu geh ren weitere Details, Beispiele, Vergleiche oder Erkl -rungen sowie erg nzende Bilder oder Darstellungen. Auf der n chsten Seite sehen Sie ein Beispiel f r ein Formblatt, das Ihnen zeigt, wie Sie die einzelnen Informationen strukturieren k nnen. Perspektive wechseln Stoffauswahl Formblatt Erik Deutscher Kommunikations-Training + Beratung Im Staudfu 14 72770 Reutlingen 3 Formatvorlage f r einen Bericht Vereinfachte Gliederung ohne die Spalten Verantwortlich/Termin und erledigt Aufgabenstellung: Allgemeine Situation: Zusammenfassung: Knappe Darstellung der wichtigsten Eindr cke, siehe auch Punkt 9. (kann auch Schlussfolgerungen enthalten) Zielvereinbarung: berblick ber die wichtigsten Zielvereinbarungen, siehe auch Punkt 9.

6 (Leistungszusagen des Berichterstatters bzw. des Partners) Thema Inhalt Aktionen 1. Bestandsaufnahme Generelle Marktsituation Situationsbericht/Kenndaten Welche Situation habe ich vorgefunden? Was habe ich als Berichterstatter vor Ort entdeckt, was ist mir aufgefallen? T tigkeiten w hrend des Besuchs, Vorschl ge/Empfehlungen sowie gemeinsame Ausarbeitungen der erforderlichen Ma nahmen. 2. IT-Systeme Unter Inhalt k nnen eben- falls vermerkt werden: Analyseergebnisse, pers n-liche Eindr cke. 3. Preisgestaltung 4. Disposition und Bestellwesen Darunter nicht festhalten: erforderliche Handlungen, Ma nahmen. Die Spalte Aktionen muss nicht immer ausgef llt werden.

7 5. Teiletechnik 6. Personal 7. Aufgaben der Aufgabestellung, die nicht durchgef hrt wurden - Begr ndung - 8. Noch durchzuf hrende Aufgaben, die nicht in der Aufgabenstellung enthalten sind 9. Ergebnisse und Vereinbarungen Zusammenfassung meiner Beobachtungen (nur au er-gew hnliche und wichtige) sowie deren Interpretation = meine pers nliche Ein-sch tzung als Berichter- statter. Vorschl ge, Anerkennung der Leistung des Partners und Zukunftsaussichten k nnen enthalten sein. Wichtig: Ma nahmen bzw. Leis- tungs- und Zielvereinbarungen unbedingt festhalten. Bericht Erik Deutscher Kommunikations-Training + Beratung Im Staudfu 14 72770 Reutlingen 4 Auf einen Blick: Diagramme Bilder sagen mehr als tausend Worte , so lautet ein bekannter Spruch.

8 Wenn Sie auch die Sprache eines Diagramms f r Ihren Bericht nutzen wollen, sollten Sie sich berlegen, wer Ihr Leser ist und welche Aussage Sie machen wollen. Setzen Sie Grafiken nur gezielt ein und berfrachten Sie Ihren Text nicht damit. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie mit gutgemeinten Bildern Ihre Leser eher verwirren. Bericht S ulendiagramm05001000 ABCDEL iniendiagramm05001000 ABCDEK reisdiagramm30%70%Balkendiagramm02004006 008001000 ACEE ignung: Struktur Zeigt, welchen Anteil meh-rere Komponenten an einem Ganzen haben. Eignung: Rangfolge und Wechselbeziehung Vergleicht die Gr e einzelner Werte miteinander. Zeigt, ob zwischen zwei Gr en ein Zusammenhang besteht.

9 Eignung: Zeitreihe und H ufigkeit Zeigt, wie sich eine Gr e im Laufe der Zeit entwickelt. Zeigt, wie oft ein Objekt in verschiedenen, abgestuften Gruppen vorkommt. Eignung: Zeitreihe Zeigt, wie sich eine Gr e im Laufe der Zeit entwickelt. Erik Deutscher Kommunikations-Training + Beratung Im Staudfu 14 72770 Reutlingen 5 Sprache und Stil: Gedankenbr cken Zeigen Sie Ihren Lesern, wie Ihre Informationen untereinander zusammenh ngen und erh hen Sie somit die Verst ndlichkeit und berzeugungskraft Ihres Textes. GEDANKENBR CKE BEISPIEL BINDEW RTER Abfolge Wir besprachen zuerst die Grobziele, dann die Feinziele. dann nachdem danach Bedingung Wenn Sie bis bestellen, erhalten Sie 1,5 % Rabatt.

10 Wenn .. (dann) andernfalls, sonst Begr ndung Unsere finanzielle Situation hat sich verbessert, weil .. weil da denn wegen aufgrund/auf Grund deshalb dadurch Einschr nkung Die Verhandlungen verliefen reibungs-los, nur .. nur allerdings au er dass Erkl rung Diese Firma montiert die Teile wie abgesprochen, und zwar .. und zwar das hei t (d. h.) zum Beispiel (z. B.) Einr umung Wir hatten Produktionsausf lle. Trotzdem konnten wir rechtzeitig liefern. trotzdem obwohl dennoch Folge Unsere Briefe sind kundenfreundlich, sodass sich unser Umsatz weiter erh ht hat. sodass/so dass so infolgedessen Gegensatz Herr M ller hat bis heute nichts berwiesen, Frau Schmid aber hat zu viel gezahlt.