Bogføringsvejledning - NRS-REVISOR

1 - 1 - Bogf ringsvejledning Denne vejledning i bogf ring er baseret p bogf ringsloven: og bogf ringsvejledningen fra erhvervs- og selskabsstyrelsen: F lgende emner skitseres: Bogf rings- og regnskabspligt .. 1 Krav til bogf ringen og beskrivelse af bogf 2 Registreringer .. 2 Dokumentation for registreringen .. 2 Opbevaring af 3 Beskrivelse af bogf ringssystemet .. 3 Offentlige myndigheders adgang til regnskabsmaterialet .. 4 Overtr delse, ansvar og straf .. 4 Bogf rings- og regnskabspligt Alle i Danmark etablerede erhvervsvirksomheder bortset fra visse statslige og kommunale virksomheder - skal bogf re efter bogf ringsloven (BFL). Hvorn r er der tale om en erhvervsvirksomhed? En virksomhed er erhvervsdrivende, n r den ud ver en eller anden form for erhvervsaktivitet. Erhvervsdrift er ikke betinget af, at den erhvervsdrivende virksomhed skaber overskud eller af, hvordan et eventuelt underskud d kkes ind.

2 Virksomheder, der uden videre anses for erhvervsdrivende: For ikke at g re det n dvendigt at foretage n jere unders gelser med henblik p fastl ggelsen af erhvervsdrift eller ej bestemmer loven, at virksomheder, der er omfattet af aktieselskabsloven, anpartsselskabsloven, lov om erhvervsdrivende virksomheder og lov om erhvervsdrivende fonde, uden videre er omfattet af erhvervsbegrebet. Disse virksomhedstyper vil altid v re erhvervsdrivende fra stiftelsen til oph r. Desuden kan der v re lovgivning, der s rskilt anser en bestemt virksomhedstype for erhvervsdrivende. De erhvervsdrivende virksomheder, der er defineret p denne m de, er opregnet i nedenfor: . Aktieselskaber (aktieselskabsloven) Anpartsselskaber (anpartsselskabsloven) Partnerselskaber/kommanditaktieselskaber (aktieselskabsloven) Erhvervsdrivende fonde (lov om erhvervsdrivende fonde) Erhvervsdrivende virksomheder (lov om erhvervsdrivende virksomheder): Enkeltmandsvirksomheder Interessentskaber Kommanditselskaber Andelsvirksomheder, kooperative foreninger osv.

3 Ikke-lovregulerede erhvervsdrivende selskaber Erhvervsdrivende foreninger Erhvervsdrivende organisationer og sammenslutninger Uden for bogf ringspligten Foreninger, som ikke skaber indtjening og midler ved erhvervsdrift, falder udenfor lovens definition af erhvervsdrift eller ud velse af erhvervsaktivitet. Som eksempler herp kan n vnes ideelle foreninger. Disse er foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk, humanit rt eller - af Told og Skat godkendt - religi st eller almennyttigt form l. S danne ideelle foreninger skal som udgangspunkt ikke bogf re efter bogf ringsloven. - 2 - Krav til bogf ringen og beskrivelse af bogf ringssystem Krav til bogf ringen. Det f lger af god bogf ringsskik, at bogf ringen skal tilrettel gges og udf res p en overskuelig m de for at give et klart overblik over virksomhedens i loven foruds ttes efter lovens forarbejder og lovens 14, , at en person uden for virksomheden, der besidder en rimelig eller almindelig viden om bogf ring og edb en gennemsnitsperson - uden besv r kan f lge, hvorledes bogf ringssystemet fungerer i detaljer.

4 Overskueligheden og overblikket vanskeligg res ved mangelfuld beskrivelse is r i st rre og mere komplekse systemer og sl res ved mange rettelser og rettelsesregistreringer (om- og efterposteringer). Den bogf ringspligtige skal etablere og l bende opretholde et tilfredsstillende, sikkert bogf ringsmilj . Heri skal indg de interne kontroller og procedurer, der er n dvendige for at sikre, at regnskabsmaterialet ikke forsvinder ved fors tlige eller uagtsomme handlinger. Endvidere skal sikkerhedsforanstaltninger i det mindste sikre mod del ggelse, forsvinden eller forvanskning af bogf ringen samt mod fejl eller misbrug. Transaktionssporet er if lge bogf ringsloven den sammenh ng, der er mellem de enkelte registreringer og den bogf ringspligtiges rsregnskab, skatte eller afgiftsopg relse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning.

5 Dvs. at alle registrerede bilag skal kunne f lges til bogf ringen, som skal f lges til de lovpligtige regnskaber , og tallene i disse regnskaber skal kunne opl ses i de registreringer, hvoraf de er sammensat. Kontrolsporet er if lge bogf ringsloven: de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. Enhver registrering skal indeholde oplysning, der g r det muligt at finde det dokumentationsmateriale, der ligger til grund for registreringen, dvs. oplysning om entydig identifikation eller reference viser en registreret kassekladde: bilagsnr., kontonr. og bel b. Tilsvarende skal dokumentationsmaterialet indeholde oplysninger, der g r det muligt at finde den tilh rende registrering i bogf ringen. Beskrivelse af bogf ringssystemet. Den bogf ringspligtige skal udarbejde en beskrivelse af, hvor, hvorledes, hvordan og hvorn r virksomheden registrerer transaktioner og h ndelser.

6 Beskrivelsen skal omfatte en efter aktiviteternes art og omfang afpasset beskrivelse af virksomhedens anvendte systemer, b de de manuelle forretningsgange eller arbejdsrutiner og IT-systemer, herunder systemernes interne kontroller. Beskrivelsen skal kunne l ses og forst s af en person med almindelig viden om bogf ring. Registreringer Virksomheden skal registrere alle transaktioner n jagtigt i sin bogf ring, jf. lovens 7, stk. 1. Registreringen skal ske snarest muligt efter, at de handlinger og h ndelser, der skal registreres, forekommer, jf. samme paragraf. Dvs. at bogf ringen skal v re fuldst ndig og korrekt med hensyn til transaktionernes kontering, datering og bel b. Hovedregel: snarest muligt uden hensyn til tidspunktet for betalingen. Det ligger i ordene snarest muligt , at det ikke er tilladt at udskyde registreringerne af transaktionerne til senere betalingstidspunkter, medmindre virksomheden p grund af art eller omfang normalt registrerer ved betaling eller ikke er i stand til at registrere de enkeltvise salgs- og k bstransaktioner p transaktionstidspunktet eller umiddelbart efter.

7 Hvert enkelt salg, k b eller disponering af omkostning og den i forbindelse hermed senere afledte ind- og udbetalingstransaktion er hver is r s rskilte transaktioner, der principielt skal registreres enkeltvis og separat som transaktioner i bogf ringen. Dokumentation for registreringen Regnskabsmaterialet omfatter det bilagsmateriale, der er n dvendigt for at dokumentere, at registreringerne er korrekte. Almindeligvis best r bilagsmaterialet b de af traditionelle bilag - fakturaer og kvitteringer - og andre regnskabsmaterialer s som korrespondance, tilbud/aftaler og andre dokumenter, som kan v re n dvendige som bevis for, at registreringerne er rigtige og foretaget korrekt. - 3 - Der er ikke helt faste regler for, om konkrete oplysninger skal v re i registreringerne eller p bilaget. Eksempelvis kan godkendelser af et bilag - og dermed godkendelse af de tilh rende transaktioner og registreringer heraf - lige s godt fremg af registreringerne som af selve bilaget, s fremt bogf ringssystemet er indrettet s ledes, at registreringernes rigtighed ogs i den henseende er dokumenteret tilstr kkeligt.

8 Ikke alle de registreringer og dokumenter, der anvendes af virksomheden, er i bogf ringslovens forstand regnskabsmateriale, der efter loven skal opbevares. Hvad der skal anses for registreringer og bilag, skal den bogf ringspligtige selv fastl gge i den beskrivelse af bogf ringen, som skal udarbejdes i henhold til lovens 14. kan registreringerne indeholde oplysninger, der ikke er n dvendige for at beskrive transaktionerne eller til at vise transaktions- og kontrolspor. Her kr ves blot, at samtlige transaktioner og h ndelser skal registreres, og at transaktionsspor og kontrolspor skal v re til stede i tilstr kkeligt omfang i hele opbevaringsperioden. Opbevaring af regnskabsmaterialet Den bogf ringspligtige skal efter loven opbevare alt sit regnskabsmateriale i 5 r fra udl bet af det regnskabs r, som regnskabsmaterialet vedr rer. Opbevaringen skal ske p betryggende vis i hele perioden.

9 Eksempel: Regnskabsmaterialet for regnskabs- og kalender ret 1999 skal opbevares til og med udgangen af kalender ret 2004. Regnskabsmaterialet for et forskudt regnskabs r 1/4 1999 - 31/3 2000 skal opbevares til og med den 31/3 2005. Undtagelse: Skattelovgivningen kr ver i enkelte s rskilte tilf lde, at bestemte dele af regnskabsmaterialet opbevares over en l ngere periode end 5 r, i aktieavancebeskatningsloven vedr. dokumentation for k b af aktier og i loven om merv rdiafgift vedr. dokumentation for anskaffelser af investeringsgoder. Virksomheder indenfor detailhandlen undtages fra den generelle 5- rs frist til opbevaring af interne salgsbilag. Som interne salgsbilag anses f rst og fremmest de s kaldte kassestrimler, kopier af kassebons, udskrevne notaer, regninger eller kvitteringer og tilsvarende interne bilag. Salgsbilagene er dokumentationen for virksomhedens enkeltvise varesalgstransaktioner ved afs tning af virksomhedens handelsvarer.

10 Opbevaringsfristen for detailhandelsvirksomhedernes interne salgsbilag er 1 r fra tidspunktet for underskrivelsen af rsregnskabet. Underskriftstidspunktet regnes fra den dag, hvor det verste ledelsesorgan eller ejerne daterer og underskriver rsregnskabet. Beskrivelse af bogf ringssystemet Efter lovens 14 skal den bogf ringspligtige udarbejde en efter aktiviteternes art og omfang afpasset beskrivelse af registreringen af transaktioner og af, hvordan regnskabsmaterialet opbevares. Beskrivelsen skal omhandle s vel de manuelle forretningsgange som de automatiske systemer, der fungerer inden og i forbindelse med registreringerne. Endvidere skal beskrivelsen omhandle de manuelle forretningsgange i og automatiske systemer, som anvendes til at lagre og fremfinde bogf ringsmaterialet i den pligtige opbevaringsperiode. De teknologiske muligheder indeb rer, at virksomhedens regnskabsinformationer normalt l bende kan behandles p forskellige m der og forefindes i flere udformninger og eksemplarer.