Boletín Nº 24 Cómo gestionar los riesgos de los …

1 Bolet n N 24 C mo gestionar los riesgos de los eventos organizados por una Entidad Local y su transferencia al mercado asegurador Por Willis Towers Watson Son muchos los factores de riesgo que afectan a un evento, y que deber n tenerse en cuenta para proteger no s lo la inversi n realizada por la Entidad sino a las personas y elementos que puedan intervenir en el mismo. Tenemos dram ticos ejemplos donde se han producido v ctimas mortales y perjuicios personales, tanto en Espa a como fuera de nuestro pa s, que muestran la importancia de contar con una buena cobertura de seguro. Por un lado, est n las regulaciones de obligado cumplimiento, que normalmente, se establecen a trav s de las distintas Leyes de Espect culos P blicos que regulan esta actividad en cada Comunidad Aut noma. Esta regulaci n establece en general la obligatoriedad de contratar una p liza de Responsabilidad Civil que cubra el espect culo, cuyo l mite de suma asegurada depender del aforo o asistencia de p blico o participantes del evento.

2 Por otro lado, para algunos tipos de eventos en concreto, existen reglamentos particulares sobre actividades espec ficas, que pueden ampliar o incluir otro tipo de exigencias en materia de seguros obligatorios, como por ejemplo ocurre para los espect culos taurinos populares donde se establece la obligatoriedad de contratar un seguro de accidentes para los participantes e intervinientes, o de espect culos pirot cnicos que tienen su propia regulaci n. Con independencia de todas las normas que obligan a la Corporaci n a la contrataci n de estos seguros, no cabe duda que estas deben protegerse ante posibles situaciones que den lugar a una responsabilidad derivada de cualquier contingencia o imprevisto ocurrido durante la celebraci n del evento. Existen adem s otro tipo de coberturas de seguro que no est n destinadas a proteger la responsabilidad del organizador y sus consecuencias civiles y econ micas, sino la inversi n que ste realiza en el evento o espect culo.

3 Estos seguros, que llamamos de contingencias, cubren diversas situaciones que pueden dar lugar a la cancelaci n del evento y, por tanto, a una p rdida financiera que sufrir la Entidad Local. No s lo se debe plantear la situaci n de una cancelaci n, sino que, adem s, hay que analizar y evaluar otras situaciones que pueden dar lugar a una p rdida econ mica, tales como el aplazamiento del evento, o su reubicaci n, o el abandono antes de su finalizaci n, etc. Los motivos por los que un evento puede ser cancelado son muy diversos. Desde Willis Towers Watson, recomendamos que la cobertura de seguro contemple una cobertura b sica donde se garantiza que se cubrir la cancelaci n por cualquier causa que est fuera del control del asegurado (salvo aquellas excluidas expresamente). Este concepto de todo riesgo tiene gran utilidad, pues se pueden dar circunstancias en las que el organizador ni siquiera haya pensado y que den lugar a un siniestro.

4 Nuestra experiencia nos ha ense ado casos de cancelaci n a consecuencia, por ejemplo, de la imposibilidad de llegada del material t cnico para un concierto, de la falta de suministro el ctrico en el lugar del evento, o de da os producidos en el lugar del evento que hacen imposible su realizaci n, etc. Todas estas situaciones, que ser a imposible imaginar y enumerar en un contrato de seguro, s lo estar n cubiertas si optamos por esta f rmula de seguro a todo riesgo donde se incluye cualquier causa fuera del control del organizador. Ampliando este concepto, se incluyen coberturas espec ficas que tienen un tratamiento individual. Son coberturas que se nominan una a una, y que est n excluidas generalmente de la cobertura b sica explicada de todo riesgo , pero que se incluyen seg n la necesidad del organizador. Estas son, a grandes rasgos, las siguientes: Causas climatol gicas Incomparecencia de participantes Atentado o amenaza terrorista Huelgas y disturbios Luto nacional A continuaci n, haremos un breve an lisis de cada una de ellas.

5 Causas climatol gicas: Para analizar el coste del seguro se deber n tener en cuenta varios factores, como son el lugar y la ubicaci n de la celebraci n del evento, la fecha en la que se realiza, as como las caracter sticas del lugar. Las caracter sticas del lugar son muy importantes ya que determinan la vulnerabilidad del riesgo. No es lo mismo que el evento se celebre en un recinto cubierto que en uno descubierto. Y en caso de ser descubierto, no es igual que el escenario est totalmente al aire libre o que est techado, por ejemplo. Normalmente la cobertura del seguro se activa cuando se considera que existe peligro para las personas que participan o para el p blico asistente, pero tambi n puede darse el caso, sobre todo si el escenario no est cubierto, que se establezcan franquicias de agua y viento para que la p liza entre en funcionamiento. Esto significa que se exigir una cantidad m nima de lluvia o de viento para aceptar la cancelaci n del evento.

6 Adem s de estas normas, se habr de cumplir con una serie de requisitos que garanticen que el espect culo podr seguir adelante en condiciones no muy extremas, como por ejemplo que las instalaciones y equipos el ctricos tengan ciertas protecciones contra el agua, que se disponga de una protecci n para el escenario en caso de que llueva antes del inicio, etc. Incomparecencia de Participantes: La no asistencia de participantes es otra causa que puede provocar la cancelaci n del evento. Para evaluar el riesgo habr que conocer qu participantes son esenciales para el desarrollo de la actividad. En funci n del n mero de participantes esenciales, as como de su historial y caracter sticas, la cobertura de seguro tendr un coste distinto. Hay que tener en cuenta que la incomparecencia se puede producir por enfermedad o indisposici n del participante, por accidente, por imposibilidad de viajar al lugar del evento, o por cualquier otra causa fuera del control del organizador.

7 Atentado o amenaza terrorista: Si bien el atentado es algo bastante improbable, la amenaza puede ser algo m s frecuente en algunos casos. En caso de producirse sta, debe ser la autoridad competente quien determine la conveniencia de la cancelaci n del evento. No es necesario que el atentado o la amenaza se produzcan en el mismo lugar donde se celebrar el evento, ni en la misma fecha. La cobertura prev que sta pueda producirse en un radio de kil metros determinado y en un periodo de d as previo al evento. Huelga y disturbios: Una vez m s, al igual que se explic en el apartado de causas climatol gicas , la situaci n en Espa a es un tanto peculiar en este sentido. Una huelga puede afectar al transporte para que los participantes o el p blico puedan acudir al evento. Unos disturbios populares pueden afectar tambi n en el desarrollo del evento, o en el acceso al mismo por parte del p blico.

8 Las p lizas de cancelaci n, normalmente incluyen la huelga si sta no es conocida en el momento de la contrataci n del seguro. No obstante, y dada la frecuencia en Espa a de este tipo de situaciones, algunos Aseguradores est n incluyendo esta exclusi n en sus p lizas por entender que es un riesgo muy habitual. Otros Aseguradores aceptan esta cobertura pero solicitando una prima adicional para su inclusi n. Luto nacional: Existen circunstancias que pueden determinar que las Autoridades impongan un luto de uno o varios d as, con lo que los eventos programados para esas fechas deber a forzosamente ser cancelados o aplazados. Estas situaciones se suelen dar cuando se produce el fallecimiento de una persona de especial relevancia en el pa s o comunidad, o cuando se produce una cat strofe con resultado de numerosas v ctimas, etc. Las p lizas de seguro en muchas ocasiones incluyen el luto nacional limit ndolo a personas hasta una edad determinada, y si se quiere ampliar la cobertura a otras situaciones, se podr negociar aplicando una prima adicional.

9 Los requisitos para la contrataci n de los seguros de contingencias son bastante simples. A continuaci n describimos algunos puntos importantes a tener en cuenta: Suma Asegurada: aunque la p liza cubrir las p rdidas netas, se pueden establecer generalmente dos modalidades; los costes de producci n del evento, incluyendo los cach s de los artistas, o el beneficio bruto, que adem s incluir las entradas vendidas y devueltas. Informaci n necesaria para el estudio del riesgo y la cotizaci n del seguro: Fecha y lugar de celebraci n del evento Descripci n del evento Descripci n del lugar de celebraci n del evento Personas claves para la celebraci n en caso de solicitarse la cobertura de incomparecencia Coberturas solicitadas Presupuesto del evento y suma asegurada (costes o beneficio bruto) Adicionalmente, y en funci n del tipo de evento, se podr solicitar el contrato del organizador, artistas, etc.

10 , de cara a analizar las situaciones de p rdida que se pueden producir, as como el alcance econ mico de las mismas Plazo para la contrataci n: es muy importante no olvidar que este tipo de seguros deben contratarse no m s tarde de 15 d as antes de la fecha del evento. Por otro lado, nuestro consejo es contratarlo con la mayor antelaci n posible, ya que ello no supone un incremento en el coste del seguro, pero tiene la ventaja de que la cobertura empieza a actuar desde el momento de la contrataci n. Como conclusi n a estas l neas, queremos indicar que una labor fundamental de Willis Towers Watson, dentro del Acuerdo Marco para la prestaci n del Servicio de Mediaci n de riesgos y Seguros, es el de realizar un an lisis de aquellos elementos de riesgo que puedan afectar a un evento, para que la Corporaci n pueda protegerse, tanto en su patrimonio como en los posibles da os que puedan afectar a terceros.