Bonnes méthodes Animation de réunion : préparer, animer et ...

1 Bonnes m thodesAnimation de r union : pr parer, animer et organiser des r unions productives et interactives dans le cadre des conseils de quartierAnimateur : Bernard GINDRE iddest Lyon1 LES FONDAMENTAUX DE LA COMMUNICATION Bonnes pratiques: Animation de r union2Le filtre Bonnes pratiques: Animation de r union3 RLe questionnement Bonnes pratiques: Animation de r union4 Question ouverteQuestion ferm e CombienQuandQuoi / QueCommentO Quel/ QuiPourquoiCommence par un verbeApporte une r ponse richeApporte une r ponse pr ciseSert approfondir des argumentsSert valider (confirmer ou infirmer)L coute active Bonnes pratiques: Animation de r union5Je pose une question ouverte BLA BLAS ilenceG n ralit s J ai une envie de l interrompre pour l aider formuler sa r ponseJe dois adopter des attitudes de communication non verbale Il me donne SAr ponseLes b n fices de l coute active : acqu rir la confiance de son interlocuteur tablir une relation durable lui permettre de mieux se conna tre LES DIVERSES FORMES DE R UNION ET LEURS OBJECTIFS Bonnes pratiques: Animation de r union6 Quels peuvent tre les divers types de r union dans le cadre des conseils de quartier ?

2 R union strat gique feuille de route R union de travail (bureau, ) R union de pr sentation (bilan, pr sentation d un projet aux ) R union de n gociation, arbitrage (budget pr visionnel) Ateliers de concertation Mobilisation de nouveaux membres .. Bonnes pratiques: Animation de r union7attentes et objectifs d une r union dans le cadre des conseils de quartier ? Exposer une probl matique afin de d cider ensemble Favoriser l adh sion et la participation Cr er de l mulsion, donner l envie de faire Susciter l engagement du plus grand nombre D finir des objectifs atteignables (r alistes et op rationnels) R soudre des probl mes ensemble Am liorer le quotidien de chacun Organiser l activit du conseil de quartier, des pratiques: Animation de r union8 LES TEMPS CLEFS DE LA CONDUITE D UNE R UNIONB onnes pratiques: Animation de r union9 Les 4 temps clefs de la conduite de r pr posture de l conduite de la r suites d une r union Bonnes pratiques: Animation de r union10 Les temps clefs de la conduite de r pr parationBonnes pratiques: Animation de r pr parationLes questions qu il est indispensable de se poser dans le cadre de la pr paration d une r union sont sont les objectifs strat giques de la r union feuille de route ?

3 Sont les sujets pouvant ou devant tre trait s dans ce cadre ? doivent tre les participants incontournables ? est la meilleure organisation pr voir : date ? heure ? lieu? communication en amont?Cette pr paration n cessite galement de prendre en compte le degr de mobilisation des participants par le biais des outils suivants : Invitation / ordre du jour de la r union quelle forme (mail, courrier, t l) ? arguments pour susciter la motivation ? d lai ? de r ponse ? Relance ? Rappel ? de donn es pr alables ? Organisation logistique et convivialit de la salle ? de la salle ? d accueil ?(pot l issue de la r ) riel et supports diffuser (vid ) Bonnes pratiques: Animation de r pr paration1. Quels sont les sujets pouvant ou devant tre trait s dans ce cadre ?Il s agit l de l objet m me de la pr paration et il faut : S assurer que le sujet est compris et ventuellement pr voir une phase de pr sentation en amont Evaluer si le sujet tel qu il est exprim peut tre r solu en une s ance ou s'il est n cessaire de planifier une s rie de rencontres (autres r unions, visites.)

4 Recueillir un maximum de donn es pour les partager avec le groupe Faire le tri, regrouper, synth tiser les informations re ues ou n cessaires et prioriser en fonction des objectifs poursuivis Contacter les ventuelles personnes ressources pour apporter de la mati re aux futurs participants. Exprimer / noncer clairement la question poser aux participants Toujours veiller apporter les informations n cessaires la bonne compr hension de tousBonnes pratiques: Animation de r union132. Quels sont les objectifs de la r union ?D finir les objectifs de la r union avec rigueur est certainement le point le plus important et le plus difficile que rencontre tout objectif correctement r dig vite au groupe de s' garer et permet l'animateur de recentrer les d bats lorsqu'il constate une d rive du objectif doit tre: suffisamment pr cispour tre per u de fa on identique par tous les participants adapt au temps imparti donc ambitieux mais pas inabordable tenir compte des temps d changes avec les participants formul dans un style direct(g n ralement avec un verbe d action), par exemple : identifier les difficult s rencontr es dans le projet hi rarchiser ces difficult s en fonction de leur importance proposer des solutions permettant de faire avancer ces projets r partir les divers aspects traiter entre les participants affiner un calendrier de conduite du projet avec des ch ances pratiques: Animation de r pr pr paration3.

5 Qui doivent tre les participants incontournables ?Plusieurs l ments sont prendre en compte pour d terminer le public participant : La r union est-elle informative ? Dans ce cas, elle est ouverte au public vis (parents d l ves, ) La r union est-elle d di e travailler, entre membres du conseil de quartier, une question pr cise (par exemple la pr paration de la prochaine assembl e g n rale) ? Dans ce cas, les ressources doivent tre pr sentes. La r union est-elle destin e assurer le bon fonctionnement et la coordination des activit s du conseil de quartier ? Dans ce cas, les personnes habilit es prendre des d cisions et celles responsables des structures de travail type commissions doivent tre pr pratiques: Animation de r union151. La pr paration4. Quelle est la meilleure organisation de sa tenue : date ? heure ? lieu ?Convenons ensemble qu il est souhaitable que la r union soit programm e : Hors des veilles ou retours de cong s scolaires En tenant compte des contraintes de d placements ou d acc s du plus grand nombre D une dur e maximale d 1h30 Avec une heure de d but respect e et communiqu e Et une heure de fin (respect e et communiqu e galement) au risque si le temps file de perdre de pr cieux participants avant les derniers points pr vus Avec des conditions mat rielles optimales sans tre ostentatoires ( tat de marche du mat riel par exemple) En pensant la disposition des participants selon le format de la r union et ses objectifs : participants install s autour de l animateur, devant pratiques: Animation de r union161.

6 La pr paration5. Invitation / ordre du jour de la r union:Il s agit de la premi re communication qui met en relation les participants avec le ou lessujets trait s. Nous devons donc veiller : sa forme:plusieurs possibilit s : mail, courrier, invitation t l phonique, affichesdans les immeubles ou commerces, sa date d envoi, une demande de r ponse, lamentiondesheuresded butetdefin,lelieupr cis(jusqu aunomdelasalle),ainsiqu ventuellement les noms de participants confirm s ou pressentis, le programme. sa r daction:et notamment quels arguments pour susciter la motivation, un ventuel pr -dossier pour que tous soient au m me niveau de partage del information, les objectifs pratiques: Animation de r union17 Les temps clefs de la conduite de r union2. La posture de l animateurBonnes pratiques: Animation de r union182. La posture de l animateurPar la posture de l animateur, il faut comprendre non seulement son r le mais galement sa valeur ajout e, ses comp tences, sa responsabilit dans laconduite de la r 'animateur est le garant : De la formulation des r gles du jeu Du respect de l ordre du jour De la prise de parole de chacun en veillant une r partition quitable du temps de chaque participant Du temps imparti De la progression du groupe vers l'objectif gr ce des questions, des reformulations, des synth ses, des outils d di s (m taplan, ) De la r gulation des ventuelles tensions interpersonnelles dans le groupe : nuancer sans prendre pratiques: Animation de r union19 Les temps clefs de la conduite de r union3.

7 La conduite de la r unionBonnes pratiques: Animation de r union203. La conduite de la r unionUne r union doit tre rythm e et ses trois temps forts sont: L'ouverture, Les changes, La cl ture des d bats. Bonnes pratiques: Animation de r union213. La conduite de la r unionL'ouverture:C'est un moment important, surtout si les participants ne se connaissent pas. L'animateur doit faciliterles premi res prises de parole. Le tour de table :si les participants ne se connaissent pas, ce type de pr sentation est n cessaire caril permet d'identifier le statut des diff rentes personnes du groupe ; il facilite une premi re prise deparole institutionnalis e et permet de d tendre l'atmosph tour de table peut cependant tre tr s consommateur de temps : bien anticiper l'impact ventuellement n gatif de cette technique, en particulier quand les participants sont une r union grand format, il s agira d une pr sentation des intervenants. Rep rage des contraintes sp cifiquespesant sur certains intervenants (train, rendez-vous.)

8 D finition de la r gle du jeu :l'animateur d finit son r le et celuidesparticipantspourasseoirsal gitimit . Les participants valident ou nuancent ces propositions. Un secr taire de s ance sepropose notamment pour la r daction du compte-rendu. Pr sentation des objectifs de la r union et du plan de travail :l'animateur v rifie une fois de plusque l'ensemble du groupe per oit l'objectif de la m me fa on et l'accepte sans r ticence. Validation finalede la dur e de la r union, des horaires (pauses, heure de fin de la r union), et desdiff rentes tapes de la pratiques: Animation de r union223. La conduite de la r unionLes changes sont rythm s par accueil des nonc du point ventuelles pr sentations d informations suppl conclusion interm changes avec les participants ou r ponses leurs conclusion et des remerciementsDans le cadre d une r union de travail :Le principe qui doit guider cette conduite de r union est de ne pas aborder le point suivant sans avoir act ensemble : De l accord et de la juste compr hension par le groupe sur le point trait De savoir qui se charge de le traiter De se donner une prochaine tape concr te pour soit tablir un bilan soit le faire animateur a une responsabilit importante dans la conduite de ces changes, mais les participants doivent galement respecter les r gles nonc es et auxquelles ils ont adh r.

9 Bonnes pratiques: Animation de r union233. La conduite de la r unionLes sp cificit s d une r union publique(avecun lu, un repr sentant d une organisation ..) : La r introduction du sujet est fondamentale non seulement pour exprimer les objectifs de la r union,mais galement pour partager avec l ensemble des participants pr sents les l ments du sujet traiter : informations essentielles, nouvelles donn es, La pr sentation des ventuels intervenants Le fait d assurer le lien entre le public et le ou les intervenants : l animateur garde la main sur les changes (donc pas d interpellation directe et pas d apart ) La distribution des prises de parole : r gulation de la r union L coute (des questions, comme des r ponses) La vigilance quant la qualit de la r ponse apport e aux questions des participants et du boninterlocuteur interpell : est-ce une r ponse imm diate ? Doit-on prendre l engagement de l apporterult rieurement (quand ? et par quel biais) L apport des avis aux sujets trait s Les conclusions interm diaires Le consensus de la d cision collectiveBonnes pratiques: Animation de r union243.

10 La conduite de la r unionLa cl ture des d bats : Le groupe doit se s parer sur des conclusions claires pour tous. Un accord s'est d gag , un avis a t recueilli, certaines actions sont pr vues, il est n cessaire d'en d finir les modalit s pratiques d'application pour rendre la d cision op rationnelle. Ce peut tre un plan d actions par exemple avec une r partition des actions, calendrier, retours Si n cessaire, se quitter avec une nouvelle date de r union programm e ou pratiques: Animation de r union25 Les temps clefs de la conduite de r union4. Les suites d une r unionBonnes pratiques: Animation de r union264 . Les suites d une r unionDeux l ments peuvent tre consid r s pour donner une suite la r union compte-rendu ou relev des d cisionsLe compte-rendu de la r union est destin aux participants et aux personnes int ress es par lesconclusions du groupe. Ce r sum doit tre suffisammentcompletetexplicitesousformed erelev deconclusions / d cisions par exemple.