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Bordereau Excel - Bienvenue sur le site de …

Bordereau Excel Cette fonction int resse les cabinets comptables ou toute structure g rant la paie d'une entreprise et souhaitant faire saisir les donn es variables de paie par l'entreprise elle-m me avant de produire les bulletins d'une p riode. Les donn es variables transitent via un classeur Microsoft Excel que le cabinet comptable et l'entreprise s' changent par mail. 1. Conditions d'utilisation La fonction " Bordereau Excel " implique de disposer de la licence du module optionnel "Import / Export de bulletins pr paratoires au format Excel ". Le cabinet comptable comme l'entreprise doivent aussi disposer de Microsoft Excel et d'un gestionnaire de courrier lectronique pour les changes par mail. Si le cabinet dispose de Microsoft Outlook Express, l'envoi par mail peut tre r alis directement partir de QuadraPaie (avec la licence d'utilisation correspondante).

QuadraPaie – Bordereau Excel 2/3 QP_XLS.doc – Mise à jour 05/09/2005 3. Contenu du classeur Excel • Les feuilles du classeur Excel sont alimentées automatiquement avec une ligne par salarié présent sur la période.

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1 Bordereau Excel Cette fonction int resse les cabinets comptables ou toute structure g rant la paie d'une entreprise et souhaitant faire saisir les donn es variables de paie par l'entreprise elle-m me avant de produire les bulletins d'une p riode. Les donn es variables transitent via un classeur Microsoft Excel que le cabinet comptable et l'entreprise s' changent par mail. 1. Conditions d'utilisation La fonction " Bordereau Excel " implique de disposer de la licence du module optionnel "Import / Export de bulletins pr paratoires au format Excel ". Le cabinet comptable comme l'entreprise doivent aussi disposer de Microsoft Excel et d'un gestionnaire de courrier lectronique pour les changes par mail. Si le cabinet dispose de Microsoft Outlook Express, l'envoi par mail peut tre r alis directement partir de QuadraPaie (avec la licence d'utilisation correspondante).

2 Si la licence est d tect e, le choix " Bordereau Excel " est accessible au menu "Bulletins". L'utilisation de la fonction s'enregistre dossier par dossier, apr s la r alisation d'un premier Bordereau Excel : Le param tre correspondant est activ automatiquement dans les "Constantes entreprises" (onglet "Divers"). A la prochaine entr e sur le dossier, le rep re visuel est affich droite de la barre d'outils indiquant que la fonction " Bordereau Excel " est utilis e (en cas d'abandon ult rieur de la fonction, il suffit de d sactiver le param tre des "Constantes entreprises"). Attention, l'utilisation du Bordereau Excel , n'est pas compatible avec la r ouverture automatique des bulletins (option des constante nationales m thodes). 2. G n ration du fichier des l ments saisir Par d faut le Bordereau Excel propos est toujours celui de la p riode suivant la p riode en cours.

3 Dans la version actuelle de QuadraPaie, 1 mod le de Bordereau est disponible. D'autres mod les de bordereaux enrichiront les prochaines versions. La fen tre d' dition du Bordereau Excel propose les options suivantes : "Avec grille de saisie des absences et cong s" : si l'option est active, le classeur Excel comportera une feuille suppl mentaire pour la saisie des absences. "Avec grille de saisie des acomptes" : si l'option est active, le classeur Excel comportera une feuille suppl mentaire pour la saisie des acomptes. "Remise z ro des valeurs des libell s" : Si l'option est active, les cellules saisir seront initialis es z ro hormis le nombre d'heures et le salaire de base). Si elle est inactive, les cellules reprendront les valeurs du bulletin pr c dent.

4 Cliquer sur le bouton <Lancer> pour ouvrir Excel et un classeur nomm o "MM". correspond au num ro du mois et "AA" aux 2 derniers chiffres du mill sime. QuadraPaie Bordereau Excel 1/3. Mise jour 05/09/2005. 3. Contenu du classeur Excel Les feuilles du classeur Excel sont aliment es automatiquement avec une ligne par salari pr sent sur la p riode. Sur la feuille "Saisie", on retrouve en colonne, les lignes natives de la partie haute de bulletin ainsi que les primes de types B, N et S dont la r gle de calcul correspond un montant saisir. 1, 3, 10, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 43, 48 saisie montant 12, 19, 26 saisie taux 40 si r gle de calcul non renseign , saisie montant Le classeur Excel comporte une barre d'outil associ e la macro d'importation des donn es.

5 Si le dossier de paie est modifi apr s g n ration du Bordereau Excel , il est possible d'en actualiser le contenu : Le bouton permet de rafra chir les montants import s. Le menu contextuel affich par clic droit sur une ligne du Bordereau (hormis la premi re) permet de supprimer ou d'ajouter un employ . Activ sur les en-t tes des colonnes (hormis en colonne "Num ro" et "Nom/pr nom"), il permet de supprimer ou d'ajouter une ligne de bulletin. En cas de saisie sur les onglets "Absences ou CP" et "Acomptes", les dates sont enregistrer au format JJ/MM/AA. A la fermeture du classeur, le fichier est conserv avec les donn es du dossier de paie (dans un sous-r pertoire cr par mill sime) et il est accessible partir des archives dossier. Remarque : Un nouveau lancement du Bordereau Excel sur la m me p riode annule et remplace le pr c dent Bordereau cr.

6 4. Envoi au client du fichier des l ments saisir L'envoi par e-mail peut tre effectu partir du dossier de paie ou de QuadraClient : Dans le dossier de paie, afficher les archives dossier (menu Archives), pointer le document dont le libell . "El ments saisir de MM/AA", ouvrir le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris et choisir "Envoyer par mail". Dans QuadraClient, proc der de la m me fa on partir du chapitre "Archives" du dossier client. A la r ception du mail, le client peut enregistrer le fichier Excel sur son syst me en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la pi ce jointe au mail. Attention, pour un change correct des donn es de paie, le cabinet comptable doit sensibiliser son client au fait que la structure du classeur ne doit pas tre modifi e et que seules les cellules contenant les donn es variables sont renseigner.

7 QuadraPaie Bordereau Excel 2/3. Mise jour 05/09/2005. 5. Retour du Bordereau au cabinet Apr s l'avoir enrichi, le client du cabinet retourne le fichier Excel par mail. L'int gration des donn es s'effectue de la fa on suivante : Fermer le dossier de paie s'il est en cours d'utilisation dans QuadraPaie. A noter que l'int gration n'est pas bloqu e par l'ouverture du dossier dans QuadraPaie mais les bulletins ne peuvent tre actualis s qu'apr s fermeture puis r ouverture du dossier. Ouvrir le mail du client avec Outlook Express et double-cliquer sur la pi ce jointe au mail pour lancer Excel et ouvrir le Bordereau Excel . Sur la barre d'outils associ e la macro QP Excel , activer le bouton . Les l ments variables de paie sont int gr s au dossier de paie d'origine gr ce la localisation automatique des donn es et apr s contr le de la p riode de paie.

8 Attention, la localisation automatique des donn es est possible uniquement si le cabinet r cepteur est identique au cabinet metteur du fichier. Le Bordereau Excel actualis remplace le fichier initial dans les archives du dossier de paie. 6. Bulletins issus du Bordereau Excel Remarque : Seuls les bulletins dont l' tat est "A saisir" peuvent tre cr s par l'int gration. En cons quence, Les bulletins d j saisis avant l'int gration ne sont pas modifi s. Les bulletins sont cr s lors de l'entr e dans le dossier de paie qui suit l'int gration du Bordereau . Ils re oivent l' tat "Ouvert" et ne pourront plus tre modifi s par une nouvelle int gration. QuadraPaie Bordereau Excel 3/3. Mise jour 05/09/2005.


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