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CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE. CANCEROLOGIE . CAHIER DES CHARGES POUR. L'ORGANISATION. Ao t 2013. Version Ao t 2013 Page 1. Suivi des modifications DATE VERSION MODIFICATION AUTEUR. Mai 2013 Florence LOSTE. Oncomip Ao t Relecture g n rale du document Alain DABAN. 2013 Insertion d'un ch ancier global Yves DEMEOCQ. Sarah DUJONCQUOY. V ronique LE DUC. Claire MORIN. Marie-Anne REANT. Onco-Poitou-Charentes Ao t Int gration des modifications de l'ACORESCA Claire MORIN. 2013 Onco-Poitou-Charentes Version Ao t 2013 Page 2. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation 1 PREAMBULE .. 5. 2 SELECTION DE LA REGION ORGANISATRICE .. 6. 3 SELECTION DU PRESTATAIRE .. 7. 4 INSTANCES ORGANISATRICES .. 8. CONSEIL SCIENTIFIQUE DU CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE (CS-CNRC).

CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahie des Chages pou l’Oganisation Version 2.0.3 – Août 2013 Page 7 3 SELECTION DU PRESTATAIRE La sélection du prestataire est réalisée par un comité de sélection, composé de représentants du

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1 CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE. CANCEROLOGIE . CAHIER DES CHARGES POUR. L'ORGANISATION. Ao t 2013. Version Ao t 2013 Page 1. Suivi des modifications DATE VERSION MODIFICATION AUTEUR. Mai 2013 Florence LOSTE. Oncomip Ao t Relecture g n rale du document Alain DABAN. 2013 Insertion d'un ch ancier global Yves DEMEOCQ. Sarah DUJONCQUOY. V ronique LE DUC. Claire MORIN. Marie-Anne REANT. Onco-Poitou-Charentes Ao t Int gration des modifications de l'ACORESCA Claire MORIN. 2013 Onco-Poitou-Charentes Version Ao t 2013 Page 2. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation 1 PREAMBULE .. 5. 2 SELECTION DE LA REGION ORGANISATRICE .. 6. 3 SELECTION DU PRESTATAIRE .. 7. 4 INSTANCES ORGANISATRICES .. 8. CONSEIL SCIENTIFIQUE DU CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE (CS-CNRC).

2 8. 8. Missions .. 8. R unions .. 8. COMITE LOCAL D'ORGANISATION (CLO) .. 9. 9. Missions .. 9. R unions .. 9. EQUIPE PROJET .. 9. 9. Missions .. 10. R unions .. 10. 5 ORGANISATION LOGISTIQUE .. 11. PROGRAMMATION .. 11. FINANCEMENTS .. 11. Recherche de financements et de moyens .. 11. Tarifs des inscriptions .. 11. 6 ORGANISATION SCIENTIFIQUE .. 14. MODALITES DE VALIDATION DU 14. STRUCTURATION ET CONTENU DU PROGRAMME .. 14. 14. Sessions pl ni res .. 14. Travail en ateliers .. 15. Session posters .. 15. Appel communications .. 16. Prix de la meilleure communication (session poster) .. 16. 7 ACTIVITE SOCIALE LORS DU 17. 8 ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES POUR LE PRESTATAIRE .. 18. CONTEXTE .. 19. EXPRESSION DU BESOIN .. 19. Gestion administrative.

3 19. Participation la mise en place du programme (OPTION) .. 20. Coordination de la communication (OPTION) .. 20. Coordination logistique sur le lieu du congr s .. 21. Gestion des participants et intervenants .. 21. Soir e de gala .. 22. CONDITIONS DE LA REPONSE A L'APPEL D'OFFRE .. 23. 9 ANNEXE 2 : ECHEANCIER DES TACHES A ACCOMPLIR PAR LES INSTANCES ORGANISATRICES .. 24. 10 ANNEXE 3 : COMPOSITION DU CONSEIL SCIENTIFIQUE DU CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE. CANCEROLOGIE (CS-CNRC) .. 25. Version Ao t 2013 Page 3. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation 11 ANNEXE 4 : PROPOSITION D'UNE GRILLE DE NOTATION DES RESUMES SOUMIS LORS DE L'APPEL A. 26. 12 ANNEXE 5 : PROPOSITION D'UNE GRILLE DE NOTATION DES POSTERS POUR LE PRIX DE LA MEILLEURE.

4 COMMUNICATION .. 27. Version Ao t 2013 Page 4. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation 1 P REAMBULE. Le Congr s NATIONAL des R seaux de Canc rologie (CNRC) est le rendez-vous annuel des acteurs de la canc rologie qui travaillent en r seau : R seaux R gionaux de Canc rologie (RRC), R seaux Territoriaux de Canc rologie (RTC), soins palliatifs, g riatrie, r seaux multith Ce congr s, organis chaque ann e dans une r gion diff rente, accueille en moyenne 300 500. participants sur 2 jours de conf rences. Ce document expose la liste des besoins, des exigences et des contraintes qu'il faut respecter pour l'organisation du CNRC. Version Ao t 2013 Page 5. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation 2 S ELECTION DE LA REGION ORGANISATRICE.

5 Pour permettre au Congr s NATIONAL des R seaux de Canc rologie (CNRC) de r aliser un tour de France, chaque r gion peut tre candidate travers son R seau R gional de Canc rologie (RRC). l'organisation du congr s. L'organisation du CNRC par une r gion est soumise l'accord pr alable de l'Association des Coordinateurs de R seaux de Canc rologie (ACORESCA) et la validation du Conseil Scientifique du CNRC. Dans un souci d' quit et de repr sentativit , la priorit sera donn e aux r gions n'ayant pas encore organis la manifestation. Les RRC sont invit s pr senter leur candidature l'ACORESCA au minimum trois ans l'avance. Cette candidature est valid e lors du congr s de l'ann e N-3 et le r seau s'engage aupr s de l'ACORESCA l'avertir en cas de d faillance, au plus tard l'ann e N-2.

6 En cas de d faillance du r seau retenu, l'ACORESCA se r serve le droit d'annuler le congr s ou de faire appel une candidature de remplacement, si cela est encore possible. Dans ce dernier cas, l'ACORESCA devra prioritairement s'adresser aux r seaux candidats arrivant imm diatement apr s dans la liste des candidatures. En cas de r ponse n gative, elle peut s'adresser un r seau ayant d j organis le congr s, sachant qu'il para t pr f rable de ne pas r organiser le congr s dans la m me r gion avant 5 ans. Version Ao t 2013 Page 6. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation 3 S ELECTION DU PRESTATAIRE. La s lection du prestataire est r alis e par un comit de s lection, compos de repr sentants du R seau R gional de Canc rologie organisateur et de membres de l'ACORESCA, sur appel d'offre, suivant le cahier des charges propos en annexe 1 et valid par l'ACORESCA.

7 La s lection doit tre effectu e suffisamment en amont (id alement ann e N-2). Afin de capitaliser l'exp rience acquise et d'optimiser l'organisation des ditions successives du congr s, il para t souhaitable que la s lection du prestataire puisse s'envisager pour plusieurs ann es, par l'interm diaire d'un appel d'offre avec signature d'un contrat annuel entre chaque RRC organisateur et le prestataire retenu, sous r serve que celui-ci donne satisfaction. Version Ao t 2013 Page 7. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation 4 I NSTANCES ORGANISATRICES. L'organisation du CNRC est confi e deux instances organisatrices, l'une nationale (le Conseil Scientifique) et l'autre r gionale (le Comit Local d'Organisation), qui vont collaborer en vue de d finir le programme scientifique ainsi que l'organisation logistique du congr s.

8 L'ACORESCA est sollicit e titre consultatif. A titre indicatif, un ch ancier des diff rentes t ches accomplir pour chacune des instances et pour l'Equipe Projet est pr sent en annexe 2. Conseil Scientifique du Congr s NATIONAL des R seaux de Canc rologie (CS-CNRC). Composition Le Conseil Scientifique du Congr s NATIONAL des R seaux de Canc rologie (CS-CNRC) int gre des repr sentants de la canc rologie fran aise. Il est copr sid par le pr sident de l'ACORESCA et le pr sident du R seau R gional de Canc rologie (RRC) de la r gion organisatrice. Sa mise en place est initi e par le pr sident de l'ACORESCA. Sa composition, d termin e par l'ACORESCA, est pr cis e en annexe 3. Missions Valider la s lection des r gions candidates pour l'organisation du congr s.

9 Discuter, enrichir et valider le programme (structuration, th matiques, intervenants) propos . par le Comit Local d'Organisation (CLO) ;. Valider l'appel communications ;. Valider la s lection des communications retenues ;. Contribuer la promotion du CNRC aupr s de la communaut scientifique fran aise, du public et des repr sentations politiques. R unions A titre indicatif, il est pr conis d'organiser 5 6 r unions t l phoniques d'une dur e d'environ 2 heures, durant l'ann e pr c dant le CNRC. Ces r unions sont organis es en alternance avec celles du CLO. Un relev de d cision doit tre r dig l'issue de chaque r union et transmis l'ensemble du CS-CNRC. Version Ao t 2013 Page 8. CONGRES NATIONAL DES RESEAUX DE CANCEROLOGIE Cahier des Charges pour l'Organisation Comit Local d'Organisation (CLO).

10 Composition Le Comit Local d'Organisation (CLO) est compos de repr sentants du RRC organisateur, des r seaux territoriaux et des Centres de Coordination en Canc rologie (3C), de repr sentants des professionnels de sant , de repr sentants des institutions sanitaires et des tablissements de sant , de repr sentants de la Sant Publique et de repr sentants des patients (Ligue contre le Cancer, Collectif Interassociatif Sur la Sant ). Il est pr sid par le pr sident du r seau de la r gion organisatrice. Sa composition est d termin e par le RRC organisateur. Missions D finir le calendrier op rationnel du projet ( ch ances, r unions ) ;. Elaborer le programme scientifique, en lien avec le CS-CNRC : - Proposer une formule : conf rences pl ni res, ateliers, symposium.


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