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Cartilla formatos datos Personales nov22 - sic.gov.co

CARTILLAFORMATOS MODELOPARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONESESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOSGU A DE formatos MODELO para EL TRATAMIENTO DE datos Personales -LEY 1581 DE 20123 CARTILLAFORMATOS MODELOPARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONESESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012Y SUS DECRETOS QU ES UNA AUTORIZACI N para EL TRATAMIENTO DE datos Personales ? Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la informaci n, puedan utilizar sus datos Personales . para que esto se pueda hacer, la organizaci n responsable del tratamiento de los datos debe adoptar procedimientos internos para solicitar la autorizaci n al titular, a m s tardar en el momento de la recolecci n de su informaci n.

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1 CARTILLAFORMATOS MODELOPARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONESESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOSGU A DE formatos MODELO para EL TRATAMIENTO DE datos Personales -LEY 1581 DE 20123 CARTILLAFORMATOS MODELOPARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONESESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012Y SUS DECRETOS QU ES UNA AUTORIZACI N para EL TRATAMIENTO DE datos Personales ? Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la informaci n, puedan utilizar sus datos Personales . para que esto se pueda hacer, la organizaci n responsable del tratamiento de los datos debe adoptar procedimientos internos para solicitar la autorizaci n al titular, a m s tardar en el momento de la recolecci n de su informaci n.

2 La ley es clara cuando asegura que es necesario el consentimiento previo, expreso e informado del titular , es decir, que el due o de la informaci n apruebe y sepa para qu y c mo se utilizar dicha informaci n. Adem s, tal autorizaci n debe estar disponible para consultas C MO OBTENER LA AUTORIZACI N?Existen diferentes medios para que los titulares manifiesten su autorizaci n para el tratamiento de sus datos : To d o s los ciudadanos tenemos derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la informaci n que se almacene o se recopile en las bases de datos administradas por empresas privadas o entidades p blicas.

3 Este derecho est contemplado en la Ley 1581 de 2012, conocida como el R gimen General de Protecci n de datos Personales , en el que, adem s, se se alan los principios y obligaciones que tienen todos aquellos que realicen el tratamiento de datos Personales para garantizar la protecci n del derecho fundamental de habeas data. para facilitar la comprensi n y el cumplimiento de dicha ley, la Superintendencia de Industria y Comercio, pone a disposici n de los interesados la Cartilla formatos modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios , cuyo objetivo principal es orientar a los responsables y encargados del tratamiento de datos Personales sobre el cumplimiento de obligaciones espec ficas frente al manejo de informaci n personal, como son.

4 I) solicitar y conservar copia de la autorizaci n otorgada por los titulares para el tratamiento de su informaci n personal y de la informaci n que debe suministr rsele a estos,ii) contar con una pol tica de tratamiento de informaci n personal que debe estar disponible para los titulares yiii) contar con un aviso de privacidad, cuando no sea posible poner a disposici n de los titulares directamente, la pol tica de esta Cartilla , tambi n encontrar algunos formatos modelo que le servir n de gu a para la elaboraci n o el mejoramiento de los documentos y las comunicaciones que son exigidas en la ley y que podr n adecuarse a las necesidades y especificidades de cada caso.

5 Tenga en cuenta que en cualquier momento esta entidad podr verificar el contenido de los documentos adoptados, sin perjuicio de que hayan tomado como gu a los formatos modelo presentados en esta Cartilla . Adem s, no sobra precisar que las obligaciones de los responsables y encargados del tratamiento no se concretan solamente a la elaboraci n de los documentos desarrollados en esta Cartilla . La Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios se alan las obligaciones que estos tienen a cargo, las cuales deben tener en cuenta en todas las actividades que realicen, en la medida que involucren el tratamiento de datos INTRODUCCI N2. RECOLECCI N DE INFORMACI N PERSONAL Y AUTORIZACI N para EL TRATAMIENTO DE datos EN QU CASOS NO ES NECESARIA LA AUTORIZACI N?

6 Aunque la ley obliga a los responsables del tratamiento de datos a contar con una autorizaci n expresa de los titulares, en los siguientes casos no es necesario pedirla pero s ser obligatorio cumplir los dem s deberes dispuestos en la ley: Cuando la informaci n es requerida por una entidad p blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza p blica. Casos de urgencia m dica o el tratamiento de informaci n autorizado por la ley para fines hist ricos, estad sticos o cient se trata de datos relacionados con el Registro Civil. Mediante conductas inequ vocas del titular de la informaci n, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorg la autorizaci n.

7 Un ejemplo de esto pueden ser los casos de im genes captadas por sistemas de videovigilancia, en los que se comunica previamente a las personas que van a ingresar a un establecimiento que sus im genes van a ser tomadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situaci n, los titulares ingresan al establecimiento. Por escrito. De forma embargo y, sin importar el medio por el cual se obtenga dicha autorizaci n, no puede perderse de vista que es necesario conservar prueba de la misma, pues la Ley 1581 de 2012 es clara en afirmar que se debe solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorizaci n otorgada por el Titular.

8 AUTORIZACI N para EL TRATAMIENTO DE datos Personales SENSIBLES El titular debe saber que, por tratarse de datos sensibles, no est obligado a autorizar su tratamiento. Es deber del responsable de los datos , informar al titular de forma expl cita y previa, cu les datos son sensibles y cu l ser la finalidad del tratamiento que se les dar .Cabe anotar que ninguna actividad podr condicionarse a que el titular suministre datos Personales sensibles. Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular y pueden dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o tnico, su orientaci n pol tica, las convicciones religiosas o filos ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biom tipo de datos constituyen una categor a especial de datos Personales y por ello, requieren una protecci n reforzada y algunas consideraciones especiales a la hora de solicitar autorizaci n para su tratamiento.

9 FINALIDAD DE LA RECOLECCI N DE datos PERSONALESLa recolecci n de datos Personales debe tener una finalidad leg tima y cierta, es decir, una raz n de ser de esa recolecci n. Adem s, los datos recolectados deben ser pertinentes y adecuados para alcanzar dicho fin. Por ejemplo, si lo que la organizaci n quiere es vincular un nuevo cliente al portafolio de su empresa, debe pensar si es necesario solicitar datos como su talla de ropa o de calzado, cuando lo que se pretende es venderle productos para mascotas. DEBER DE INFORMAR AL TITULARAdem s del deber de obtener el consentimiento de los titulares para el tratamiento de su informaci n, quien recolecte datos Personales debe informar de manera clara y expresa al titular lo siguiente: El tratamiento al cual ser n sometidos los datos Personales recolectados y la finalidad de los caso de que la organizaci n responsable recolecte datos Personales sensibles (origen racial o tnico, orientaci n sexual, filiaci n pol tica o religiosa, etc.)

10 O de ni os y adolescentes; debe explicarle el car cter sensible que posee este tipo de informaci n y, adem s, debe darle la opci n al titular de elegir si responde o no dichas preguntas. Los derechos que tiene el titular de la informaci n. La identificaci n, direcci n f sica o electr nica y el tel fono de la organizaci n o el responsable del tratamiento de los datos . Con el fin de hacer m s comprensible la informaci n, las organizaciones o responsables del tratamiento de datos Personales pueden elegir diferentes formas de trasmitir la informaci n a los titulares: se ales, dibujos, gr ficas, videos, etc.; lo importante es cumplir con la obligaci n de comunicar de manera clara y transparente lo exigido en la ley, sin perder de vista, que deben conservar prueba de dichas REQUISITOS ESPECIALES para EL TRATAMIENTO DE datos DE MENORES DE EDADLa ley describe los datos de los menores de edad como una categor a especial, por ello, son merecedores de una protecci n reforzada que le asegura el respeto de sus derechos fundamentales.


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