CHAPITRE 1 ÉTUDE ET ANALYSE DES POSTES EN ENTREPRISE

1 11 CHAPITRE 1 TUDE ET ANALYSE DES POSTES EN ENTREPRISEINTRODUCTIONLa gestion des ressources humaines (GRH) ou gestion du personnel est un ensemble de pratiques pour administrer, mobiliser et d velopper les ressources humaines sur l ensemble des occupe aujourd hui une place importante au sein d une fonctionnement doit tendre am liorer la communication transversale, tout en faisant res-pecter l organigramme de l fonction pr conise une connaissance parfaite de l ENTREPRISE et de sa gestion mais gale-ment une connaissance de l environnement conomique et social qui l GRH s applique dans diff rents domaines : -administration du personnel -recrutement -gestion des salaires -gestion des carri res -formation - valuation des performances -gestion des conflits -motivation et implication du personnel -communication -conditions de travail -respect des lois et normes gouvernementales12LE VOCABULAIRE DE L ANALYSE DES POSTES .

2 Une activit :est une composante d une t che qui peut tre observ e, mesur e. C est en fait la plus petite unit de : une standardiste lorsqu elle r pond un appel doit effectuer diff rentes activit s : appuyer sur le bouton du standard, couter la demande, identifier son service, acheminer l appel, mettre fin la t checonsiste en un groupement d activit s demandant un effort physique ou mental et n cessaire pour atteindre un : une des principale t che d une standardiste est la gestion du standard (t che d coup e en plu-sieurs activit s que nous avons vu ci dessus).Un posteC est un regroupement de t ches qui requiert le service d une m me : poste de emploiC est un groupe de POSTES dont les t ches et responsabilit s se ressemblent au point qu une seule ANALYSE de poste : emploi de secr professionc est un groupe d emplois comportant des t ches semblables qui exigent une qualification, des connaissances et des capacit s : agent administratif13 LES CARACT RISTIQUES D UN POSTEOn caract rise g n ralement un poste par la flexibilit des activit s on peut parler d largissement de poste, de rotation de poste et d enrichissement de L largissement du posteC est l accroissement du nombre de t ches accomplies par un m me employ.

3 L largissement vise en g n ral rendre le travail plus vari et plus int approche comporte souvent des points positifs. Il arrive que les employ s opposent une certaine r sistance au changement. Certains d entre eux n y voient qu un moyen d ajouter des t ches ennuyeuses et routini res. D autres peuvent trouver que l largissement de poste va leur ter l avantage de faire un travail automatique .Si l largissement du poste exige plus d attention et de concentration, certains employ s pour-ront trouver cela int ressant et La rotation de posteCela consiste d placer un employ d un poste un vise galement rendre les employ s plus L enrichissement de posteC est l ajout de t ches au travail des employ s. Cela leur permet d assumer plus de responsabilit et de prendre plus d D ANALYSE DE POSTE -Cr er un nouveau poste -V rifier les caract ristiques d un poste existant -Classer les POSTES -R organiser les postes14M THODOLOGIE D ANALYSELes m thodes sont nombreuses, les plus courantes sont les suivantes : -le questionnaire interne : on interroge directement l employ -le journal de bord : l employ dresse un inventaire crit de ses activit s -l entrevue : r union avec les employ s occupant le m me poste -l observation -l essai personnel.

4 On se substitue en tenant le posteLA FICHE POSTEUne fiche poste est un document d une ou plusieurs pages d crivant la fonction exerc e par le salari dans une structure donn e, en prenant en compte son environnement de est un outil de communication par une occasion de dialogue entre le salari et son sup rieur hi rarchique. C est un moyen de clarifier les responsabilit s et missions de e tous les ans, la fiche poste permet une valuation des comp tences mobilis es par le salari lors de son travail quotidien, d limite son champs d fiche poste peut tre per ue comme une photographie du r alisation de la fiche poste s inscrit dans une d marche de gestion qualitative des ressources la fiche poste doit permettre de r pondre aux questions suivantes : -ce que fait l employ : QUOI ? -comment il le fait : COMMENT ? -pourquoi il le fait : POURQUOI ? -ce qu implique le travail de ce poste : QUELLES IMPLICATIONS ?

5 De plus la description doit faire appara tre l ensemble des l ments qui permettront : -situer le poste dans l organigramme -appr cier l importance des t ches -d finir le degr d autonomie et d initiative -d terminer le niveau de connaissance et d exp rience requise - valuer le poste par rapport aux autres postes15La forme de la fiche poste doit permettre une lecture facile et une compr hension comprend : -description g n rale de l emploi : r sum dans lequel se trouvent les t ches principales de l emploi. C est une vue d ensemble rapide. -description d taill e : elle comprend les t ches secondaires(par ordre d importance) et m me les t ches chacune de ces t ches l , on doit retrouver ce qui doit tre fait (la t che elle m me), la m -thode effectu e pour r aliser cette t thode de r daction : -chaque phrase doit commencer par un verbe actif -termes pr cis ( viter l usage de verbes tels que faire ou g rer) -mise en relief les liens qui rattachent les t ches les unes aux autres et non pas se contenter de d crire s par ment -Profil et exigences de poste : qu implique le travail, aptitudes n cessaires, connaissances et de fiche de posteAgent polyvalent des services administratifsAttention, il n existe pas de mod le type et parfait, il conviendra d R alisez la fiche poste-une esth ticienne-vendeur parfumerieINTITULE DU POSTE.

6 AGENT POLYVALENT DES SERVICES ADMINISTRATIFSOBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE : Missions administratives vari es : secr tariat comptabilit suivi de dossiers Accueil phy-sique et t l phonique du public16 DESCRIPTION DU POSTE :Affectation/service : service administratifTemps de travail :Identit :Date de naissanceMISSIONS GENERALES DU POSTE : - Accueil physique et t l phonique des usagers et correspondants des services, gestion du ception, traitement et diffusion de l information-R alisation de divers travaux de bureautique-Suivi et mise en forme des dossiers administratifs-Ex cution et suivi des proc dures et d cisions administrativesI- Activit s et t ches relatives au posteQuelques exemples de t ches -Gestion du standard : r ception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les diff rents services, primo renseignements-R ception, traitement et diffusion de l information : enregistrement du courrier d part/arriv , transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l information en g n ral-Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendus, proc s-verbaux, rapports.)

7 Tri, classement, archivage, num risation, suivi des plannings et agendas, pr paration des documents des s ances du Conseil municipal,..-Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (urbanisme, fun raire, tat civil, comptabilit , finances, ressources humaines, ) d tailler les t ches par domaine-Ex cution et suivi des proc dures et d cisions administratives (budg taire et comptable) suivi des d lib rations, conventions, arr t Conditions de placements :..Permanences : .. Travail seul ou en quipe. Horaires fixes impos s (plages horaire d ouverture au public), astreintes ventuelles (ex : ma-riage, c r monies diverses)17 L activit peut s exercer en pr sence des usagers (espaces publics ..) ou en dehors des heures d ouverture de l tablissement concern .Moyens n cessaires Ordinateur et imprimante Photocopieur, scanner et fax Internet et message-rie lectronique T l phone Logiciels bureautiques et V hicule de serviceIII Positionnement du postePlace du salari dans la structureRATTACHEMENT HIERARCHIQUE : SUPERIEUR DIRECT : secr taire de mairie, directeur g n ral, le Maire, IV comp tences requisesSAVOIR :Connaissance de l environnement institutionnel, des collectivit s territoriales et de la fonction pu-blique de base/g n rale/experte : lister les domaines (urbanisme, budget, comptabilit , tat civil, statut des agents, march s publics.)

8 Ma trise de l expression crite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)Ma trise des outils informatiques et bureautiques Ma trise des techniques de recherches documentairesSAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :Savoir travailler en quipeSavoir s organiser et g rer les priorit sSavoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondantsSavoir prendre des notesSavoir s adapter diff rents interlocuteursAccueillir le public avec amabilit G rer les situations de stressRespecter la confidentialit Savoir g rer et suivre une proc dure, tre m thodiqueFORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS : Exemple : Niveau bac, CAP BEP comptabilit -secr tariat,.. AUTRES : Permis B18 V Contraintes et risques particuliers associ s au poste- Lister les risques et contraintes particuli res. Travail sur cran quotidien Agressivit du public-Lister les gestes et postures sp cifiques li s au poste Travail assis quotidien VI Evolution pr visionnelle du poste Perspective de carri re pour l agent sur le