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Chapitre 18 L’organisation et la planification à …

M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 1 Chapitre 18 L organisation et la planification l officine En organisant mieux son entreprise, le pharmacien doit pouvoir lib rer son esprit pour pratiquer le c ur de son m tier qui reste la dispensation et le conseil aux patients 1- Pourquoi ? Ce projet a pour but de mettre en place une bonne organisation au sein de l quipe officinale : Qui fait quoi ? Quand ? Comment ? Il a galement pour but de limiter les dysfonctionnements : - Pr judiciables aux clients (ex : manquants non pr ts) ; - P nibles en interne (ex : lors du d part d un membre de l quipe) ; - Qui cr ent des situations illogiques (ex : c est un pharmacien qui fait les pr parations pendant que les pr paratrices sont au comptoir). 2- Comment ? 2-1 Projet 2-1-1- Identification du besoin - Am liorer le fonctionnement interne de l officine gr ce la responsabilisation ; - Organiser le travail de l quipe pour gagner du temps et avoir l esprit plus serein au comptoir.

Mémoires du DUE Mémoires du DUEC « Qualité à l’officine » 2005-2006 – Pharmacie Clinique Lille 2 2 Fiche de poste Préparatrice 1

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1 M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 1 Chapitre 18 L organisation et la planification l officine En organisant mieux son entreprise, le pharmacien doit pouvoir lib rer son esprit pour pratiquer le c ur de son m tier qui reste la dispensation et le conseil aux patients 1- Pourquoi ? Ce projet a pour but de mettre en place une bonne organisation au sein de l quipe officinale : Qui fait quoi ? Quand ? Comment ? Il a galement pour but de limiter les dysfonctionnements : - Pr judiciables aux clients (ex : manquants non pr ts) ; - P nibles en interne (ex : lors du d part d un membre de l quipe) ; - Qui cr ent des situations illogiques (ex : c est un pharmacien qui fait les pr parations pendant que les pr paratrices sont au comptoir). 2- Comment ? 2-1 Projet 2-1-1- Identification du besoin - Am liorer le fonctionnement interne de l officine gr ce la responsabilisation ; - Organiser le travail de l quipe pour gagner du temps et avoir l esprit plus serein au comptoir.

2 2-1-2 Moyens pour satisfaire ce besoin - R daction d une fiche de poste par personne qui d finit les t ches et responsabilit s de chacun ; - laboration d un planning hebdomadaire donnant les priorit s de chacun par demi-journ e. 2-2 R alisation R union d information avec l quipe pour exposer mon projet : - laboration des fiches de poste concernant le comptoir, l administratif, les commandes directes, le pr paratoire. Pr par es la fois par le collaborateur et par moi-m me, elles ont t mises en commun lors d un entretien individuel. NB : remarques sur l laboration de ces fiches: - Les projets de fiches des collaborateurs et les miens taient proches ; - Le fait de lister les t ches a permis de les optimiser ; - La mise en commun de nos projets a permis d enrichir la fiche initiale (rubrique formations et demande de plannings de formation), de rep rer des dysfonctionnements et d y proposer des solutions (commandes directes, bon de promis sp cial pour les pr parations).

3 M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 2 Fiche de poste Pr paratrice 1 Comptoir - Accueil, d livrance des ordonnances, conseil en m dication familiale et parapharmacie ; - Responsable de la gestion des promis sur les ordonnances et hors-ordonnance pour la Cerp, Ouest R partition et Boiron selon le planning (qui sera tabli la fin des entretiens). Commandes - Responsable UPSA : passage des commandes de vignett s en direct au labo et de non vignett s via la Pharmacie A (confr re de notre groupement), validation des factures, gestion du rayon et des p rim s - Responsable THERAPLIX: passage des commandes de vignett s en direct et de non vignett s via la Pharmacie B, validation des factures, gestion du rayon et des p rim s. - V rification, tiquetage et rangement des commandes Cerp, Ouest R partition et Boiron selon le planning.

4 - Responsable PICOT et ARKOPHARMA : passage des commandes en direct, validation des factures, gestion du rayon et des p rim s, formations et challenges. Administratif - Gestion des mutuelles traiter en manuel (relev mensuel le 1er jeudi du mois et suivi du r glement) et des mutuelles Agetip (suivi hebdomadaire des rejets et traitement) ; - Gestion des cartes mutuelles ; - Mise jour du classeur mutuelles et gestion des contrats ; - Relev annuel pour le bilan des sommes restant dues par les mutuelles, r gler sur l exercice suivant. Pr paratoire - Ex cution des pr parations magistrales selon le planning. Divers - Gestion des lin aires : changement des rayons selon les promos et les saisons ; - Elaboration d un tableau bisannuel avec les produits p remption courte, class s par pathologie, pour le conseil ; - Tenue du cahier conseils en hom opathie.

5 Formations - Responsable en bin me avec la pr paratrice 2 des 3 plannings de formation (voir dans la rubrique points positifs constat s) ; - Formation Merchandising pr voir en 2007 ; - Cycle 3 de formation hom opathique ( ) chez Boiron ; - Lecture Porphyre et 1 mois /2 : commentaires dans les fiches produits informatiques et inscription des nouveaut s dans le cahier (en liaison avec le pharmacien adjoint 2). M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 3 Fiche de poste employ e en pharmacie R ception et rangement des commandes - V rification, tiquetage et rangement des commandes Cerp, Ouest R partition ; - Gestion des promis sur les ordonnances ou hors ordonnance (pr paration et tarification) ; - Gestion des retours (aux grossistes et aux laboratoires) et des avoirs par les grossistes ; - V rification, rangement et mise en attente informatique des commandes directes.

6 Gestion des p rim s - Noter les p rim s sur le cahier des p rim s, les sortir du stock, puis les trier soit pour un retour au laboratoire pour avoir ou change, soit pour une destruction par huissier avec retour chez le grossiste. Divers - Responsable du planning des gardes : r daction du planning hebdomadaire, affichage interne et l ext rieur, validation des changements de garde ; - R alisation des vitrines ; - Responsable de l affichage des prix : tiquettes dans les r glettes des rayons grand public l arri re des comptoirs et des rayons de l espace client ; - Pr paration des cadeaux naissances ; - D sinfection du mat riel en location ; - T l transmissions ; - Remplissage des rayons et Tenue de la r serve ; - V rification des stocks avant le passage des repr sentants. Formations - Vitrines et Dermocosm tique.

7 Fiche de poste pr paratrice 2 Comptoir - Accueil, d livrance des ordonnances, conseil en m dication familiale et parapharmacie ; - V rification, tiquetage et rangement des commandes Cerp, Ouest R partition et Boiron selon planning ; - Gestion des manquants des ordonnances et hors ordonnances (pr paration, tarification) selon planning. Administratif - Gestion hebdomadaire des vignettes avanc es et des ordonnances en attente (manque Carte Vitale ou mutuelle) ; - Tarification des ordonnances renouveler ult rieurement ; - Agetip : DP9 et DP12 ; - T l transmission selon planning ; - Transmission Pharmastat le mercredi matin. M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 4 Pr paratoire - Commande et r ception des mati res premi res Cooper (tenue du registre+prix+p remption), des flacons, pots et tiquettes Gilbert ; - Responsable des pr parations selon le planning ; - Tenue du labo : rangement et nettoyage ; - Responsable de l inventaire annuel du stock des mati res premi res et flacons pour le bilan et du calcul du montant annuel des pr parations faites l officine et sous-trait es.

8 Commandes : - Mati res premi res, tiquettes, flacons et pots la Cooper et chez Gilbert ; - Responsable des commandes de m dicaments g n riques : Ratiopharm, Winthrop, Merck et Biogaran (commande, rangement et validation des factures) ; - Responsable des pr -commandes Boiron t et hiver ; - Responsable des commandes Vitry (commande, rangement, validation des factures, formations, challenges ..). Divers - Approvisionnement du distributeur en pr servatifs (jeudi matin). Formations - Responsable en bin me avec la pr paratrice 1 du planning des formations en interne ; - Formation en dermo-cosm tique pr voir en 2007 ; - Lecture Porphyre et 1mois sur 2 : commentaires dans les fiches informatiques des produits et informations sur les nouveaut s dans le cahier (en liaison avec le pharmacien adjoint 2). Fiche de poste Pharmacien Adjoint 1 Comptoir : - Accueil et d livrance des ordonnances, conseil en m dication familiale et parapharmacie ; - Contr le et coordination de l quipe au comptoir ; - Prise en charge des clients pour l orthop die et la contention veineuse ; - Gestion des manquants des ordonnances et hors ordonnance Boiron selon le planning.

9 Communication et d veloppement - D veloppement et suivi du rayon orthop die : prise de mesures, gestion des commandes, du rayon, formations et vitrine (1/an) ; - D veloppement et suivi du rayon contention veineuse Varisma, Sigvaris et Gibaud : prise de mesures, gestion des commandes, du rayon, v rification des factures, formations et vitrine (1/an). Administratif - V rification des factures tiers payant 3 matins /semaine ; - Recyclage des tiers payants rejet s par les caisses avec annulation Agetip et traitement des tiers payants non Agetip ; - Responsable des stup fiants : tenue du registre, gestion des commandes, inventaire M moires du DUE M moires du DUEC Qualit l officine 2005-2006 Pharmacie Clinique Lille 2 5 annuel pour le bilan, pr paration des destructions de stup fiants p rim s ; - Tenue du classeur des ordonnances de m dicaments d exception, ceux sortis de la r serve hospitali re et gestion des prescriptions initiales hospitali res ; - Tenue du Tarex et gestion des LPPR ; - Gestion des r glements des analyses m dicales au Laboratoire d Analyse X.

10 Commandes - Commandes journali res Cerp, Ouest R partition et Boiron (en N 2) ; - Responsable des commandes directes Hydra et 3M : passage des commandes, gestion du stock et validation des factures ; - Responsable des commandes UCB, Lehning, Novartis et Boehringer via notre groupement et selon le planning. Divers - Tenue du brouillard de caisse, responsable du fonds de caisse en monnaie et du d p t en banque des ch ques et esp ces ; - Gestion des animations mensuelles en concertation avec l employ e pour les vitrines. Formations - Sortie de la r serve hospitali re (d but 2006) ; - Journ e Qualit avec notre groupement (juin 2006) ; - Journ e Qualit PRAQ (mars 2006) ; - Hom opathie CDFH Cycle 1 (sept 2006) ; - DU Qualit 2007. Fiche de poste Pharmacien Adjoint 2 Comptoir - Accueil, d livrance des ordonnances, conseil en m dication familiale et parapharmacie ; - Contr le et coordination de l quipe au comptoir ; - Prise en charge des patients pour l orthop die et la contention veineuse ; - Gestion des manquants d ordonnances ou hors ordonnances Boiron selon le planning.


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