Charte informatique : Guide des bonnes pratiques

1 Charte informatique Guide des bonnes pratiques Publication: janvier 2013 2 | Copyright 2013 WatchGuard Technologies A quoi sert une Charte informatique ? La Charte informatique (autrement appel e Charte utilisateur ou Charte de bonne utilisation des nouvelles technologies de l information et de la communication ) est un document destin r gir l utilisation des moyens informatiques mis disposition des salari s par leur employeur dans une entreprise donn e. Face au d veloppement de l usage des NTIC dans les entreprises et la multiplication des risques inh rents (risque de voir sa responsabilit engag e pour l employeur mais aussi risque technique li aux virus et aux hackers), la d finition de r gles internes relatives l utilisation des nouvelles technologies s av re aujourd hui indispensable.

2 Cela permet en effet d encadrer l usage qui en est fait par les salari s et notamment d viter, tout le moins de r duire, les abus d usage de l Internet ainsi que les difficult s relatives la preuve de tels abus, les salari s tant inform s des r gles d utilisation et de la mise en place ventuelle de moyens de surveillance. En outre, en interdisant ou en limitant certaines utilisations, cela contribue assurer la s curit du r seau informatique de l entreprise. Toutefois, l laboration de ces r gles n est pas totalement arbitraire. Il convient en effet de respecter un principe cl : le principe de proportionnalit . Cette r gle, selon laquelle les mesures prises doivent tre justifi es et proportionn es au but poursuivi, vise permettre de concilier les int r ts de l employeur (pr server l int grit des syst mes d information de l entreprise) et ceux des salari s (garantir leurs droits et leurs libert s individuelles et collectives).

3 La valeur juridique de la Charte informatique La valeur juridique de la Charte informatique d pend du but poursuivi par l entreprise, tant au surplus pr cis que, selon les cas, les formalit s respecter varient. Simple note de service ou annexe au r glement int rieur? La Charte informatique peut tre utilis e par l employeur comme un mode d emploi ordinaire, indiquant aux salari s le fonctionnement des outils informatiques mis leur disposition par l entreprise. Elle pourra alors faire l objet d une simple note de service adress e aux salari s. L employeur peut galement avoir recours la Charte informatique pour fixer les droits et obligations des salari s de l entreprise vis- -vis de l utilisation des moyens informatiques mis leur disposition. Celle-ci fixera alors notamment les r gles d utilisation de ces outils informatiques mais galement les proc dures et moyens de contr le de l activit des salari s, utilisateurs de ces outils, ainsi que les sanctions applicables en cas de non-respect de ces r gles.

4 Comportant ainsi un volet disciplinaire, la Charte sera alors annex e ou int gr e au r glement int rieur. 3 | Copyright 2013 WatchGuard Technologies La proc dure d impl mentation de la Charte informatique Lorsque la Charte informatique est envisag e par l employeur comme un simple Guide d utilisation, une note de service suffit pour communiquer valablement l information aux salari s. Cette forme pr sente l avantage pour l employeur de pouvoir modifier ensuite la Charte (toujours utilis e comme un simple mode d emploi) sans avoir respecter de formalisme ou de proc dure particuli re. En revanche, lorsque la Charte comporte des prescriptions g n rales et permanentes dont la transgression est sanctionn e, il s agit d une adjonction au r glement int rieur. Cela oblige alors l employeur, aussi bien lors de l adoption de la Charte que lors de sa modification, respecter la proc dure de modification du r glement int rieur, n cessaire pour que la Charte informatique acquiert la force contraignante que lui reconna t la jurisprudence.

5 Il lui faudra ainsi : Informer et consulter les institutions repr sentatives du personnel, savoir le comit d entreprise ou les d l gu s du personnel et le CHSCT ; Informer le personnel de mani re pr alable, notamment par voie d affichage sur les lieux o s effectue le travail un endroit accessible, ainsi qu la porte du local o se fait l embauchage ; D poser la Charte au secr tariat-greffe du Conseil de Prud hommes du ressort du si ge social de l entreprise; Transmettre la Charte en double exemplaire l inspecteur du travail du lieu du si ge social de l entreprise, accompagn de l avis des repr sentants du personnel. La Charte informatique n a pas besoin d tre d clar e la CNIL en tant que telle. La situation est en revanche diff rente s agissant des moyens de contr le de l activit des salari s.

6 Le contenu de la Charte informatique Le contenu de la Charte informatique varie la fois selon la valeur que l employeur souhaite lui donner (simple mode d emploi ou document cr ateur d obligations pour l employ ), mais aussi selon la nature et les besoins de l entreprise (certaines entreprises tant par exemple plus expos es que d autres l espionnage industriel). Objet et champ d application de la Charte informatique Dans un but notamment p dagogique, il est utile de d finir dans un premier temps l objet de la Charte informatique , son but. De plus, la Charte informatique annex e au r glement int rieur ayant force contraignante, il est important de d terminer pr cis ment les personnes auxquelles elle s impose. Ainsi, il peut tre indiqu ici que ladite Charte s applique un ou plusieurs tablissements, tout le m me, il convient de d terminer ce qui est entendu dans le corpus de la Charte par employ ou utilisateur , selon le terme choisi.

7 4 | Copyright 2013 WatchGuard Technologies R gles d utilisation de la messagerie lectronique et de l acc s Internet R gles d utilisation de la messagerie lectronique professionnelle Il peut ici tre rappel que la messagerie doit tre utilis e des fins professionnelles et que tout message envoy ou re u depuis le poste de travail fourni par l employeur est consid r comme tant de nature professionnelle, sauf indication contraire. En outre, au vu du principe de proportionnalit , il est en g n ral d usage d indiquer que l utilisation de la messagerie professionnelle titre personnel est tol r e mais sous conditions. Ces conditions tiennent l obligation de faire un usage raisonnable de la messagerie professionnelle titre priv , ce qui sous-entend que cet usage ne doit pas alt rer le bon fonctionnement de l entreprise (en ce compris l int grit de son r seau informatique et la productivit de ses salari s).

8 A cette fin, il peut par exemple tre pr cis dans la Charte informatique une taille maximale des messages envoy s titre personnel ainsi qu un volume maximal des pi ces qui y sont jointes. R gles d utilisation de l acc s Internet Il peut l encore tre rappel que la connexion Internet mise disposition par l employeur doit tre utilis e des fins professionnelles mais qu un usage priv est tol r dans la mesure o il reste raisonnable. Le crit re permettant de d terminer ce caract re raisonnable peut en l esp ce tre, par exemple, une dur e de connexion chiffr e au-del de laquelle l utilisation d Internet titre priv sera consid r e comme excessive. Administration des acc s Internet et au r seau de l entreprise Les r gles relatives aux comptes utilisateurs Cette clause permet de d finir les r gles relatives aux identifiants et mots de passe communiqu s aux salari s, leur permettant de se connecter au r seau de l entreprise et Internet.

9 Il peut tre indiqu leurs r gles d attribution, l interdiction faite aux salari s de les divulguer ainsi que leur responsabilit vis- -vis de ces donn es. Le filtrage Dans cette clause peut tre abord e la question des restrictions/limitations d acc s mises en place par l employeur (restrictions d acc s aux r seaux sociaux, des forums, des sites de jeux d argent, des sites caract re ) 5 | Copyright 2013 WatchGuard Technologies R gles relatives l installation du hardware et software La Charte informatique peut contenir des r gles relatives l installation de nouveaux p riph riques sur les ordinateurs mis disposition des salari s, tels que cl s USB, lecteurs de galement tre abord le sujet de la connexion du mat riel fourni des r seaux autres que le r seau d entreprise.

10 La Charte aborde galement souvent la question du t l chargement et de l installation de programmes sur l ordinateur mis la disposition des salari s par l entreprise. Discipline R gles d utilisation g n rales des outils informatiques Par cette clause, l employeur pr cise les utilisations des moyens informatiques mis disposition des salari s qu il interdit. Il peut s agir de tout usage portant atteinte aux int r ts de l entreprise ( sa r putation, au syst me informatique , la confidentialit des donn ) mais galement de tout usage prohib directement par les dispositions l gales (t l chargement portant atteinte au droit d auteur, messagerie lectronique professionnelle utilis e pour envoyer des messages portant atteinte l ordre public ou la dignit ) Les contr les effectu s par l employeur Cette clause vise informer les salari s des possibilit s de contr le de leur activit que se r serve l employeur ainsi que des proc dures et outils de contr le mis en place cette fin par l employeur.