CHECKLIST istruzioni per l’uso - sifoweb.it

1 CHECKLIST istruzioni per l usoI MANUALI DEL FARMACISTA SIFOC opertina OK_Layout 1 19/09/2014 Pagina 11 Volume 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 12 CHECKLIST : istruzioni per l uso3 Volume 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 2 Quando commetti un errore, ammettilo, correggiloe impara da esso, immediatamente Stephen R. Covey 5 Autori Silvia AdamiArea Sanit e Sociale - Sezione Attuazione Programmazione Sanitaria Servizio Far-maceutico Regione VenetoSusanna CiampaliniDipartimento della Programmazione sanitaria e dell Ordinamento del SSND irezione Generale della Programmazione sanitaria - Ministero della SaluteRosamaria CongedoDirettore Farmacia OspedalieraAzienda Ulss 17 - Monselice(PD)Piera PolidoriDirettore Dipartimento Farmacia Clinica ISMETT - Palermo Raffaella La RussaLaboratorio di Galenica ClinicaAO San Camillo Forlanini - RomaHa collaborato alla stesura del manuale:Serena Dominici Servizio di Farmacia Ospedale Rizzoli Bagheria (PA)4 Volume 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 476 INDICE1.

2 introduzione e scopo delle checklistRaffaella La La CHECKLIST ideale: come si crea una checklistRosamaria Esempi di checklistPiera Polidori, Raffaella La Russa, Rosamaria Congedo,Serena Dominici, Silvia Validazione delle CHECKLIST e verifica di conformit Piera Raccolta di link utiliPiera ConclusioniSusanna Bibliografia ..9111363687376 Volume 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 698 introduzione E SCOPO DELLE CHECKLISTIl Manuale sulle CHECKLIST nasce dal lavoro di squadra dell AreaGestione del Rischio Clinico* che ha consentito di raccogliere, analiz-zare ed elaborare CHECKLIST relative alla gestione dei beni farmaceuticiall interno delle Aziende Sanitarie, in modo da diffondere tra i colleghila conoscenza e l applicazione di questo strumento e favorire la sicu-rezza nell utilizzo dei farmaci e dei dispositivi progetto completa il percorso di formazione sulle Tecniche divalutazione del rischio clinico , durante il quale emerso l interesse deicolleghi per le sembrato, pertanto, opportuno e di notevole utilit mettere in-sieme le nostre conoscenze e le nostre esperienze per produrre un Ma-nuale da condividere e rendere fruibile da parte di tutti i colleghi in modoche ognuno possa applicare le CHECKLIST .

3 Eventualmente adeguandole allapropria realt , ma sfruttando un modello volte ci domandiamo: Ho eseguito bene il mio lavoro?Ho verificato tutte le azioni svolte? Ho rispettato le procedure? .Quante volte ci poniamo dubbi sui percorsi operativi effettuati. Siamosempre pi consapevoli che sufficiente non aver eseguito corretta-mente una singola operazione per causare un errore, per provocare undanno ad un paziente. La complessit del nostro lavoro e la ripetizione di operazioni diroutine pu portare a dimenticare dei passaggi, a non eseguire corretta-mente delle operazioni senza rendercene conto, a saltare delle operazionianche se dovrebbero essere state eseguite. Volume 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 8umile quanto potente per fare andare meglio le cose . E proprio in que-sto senso, noi dell AreaGestione del Rischio Clinico rendiamo dispo-nibile questo Manuale, sicuramente perfettibile di miglioramento, malavoro innovativo e utile nello specifico settore della gestione dei benifarmaceutici nelle Aziende Sanitarie.

4 1110 Non importa quanto siamo esperti in un settore: l errore pu es-sere commesso anche dal pi bravo , dal pi esperto. L errore infatti spesso una combinazione di eventi sfavorevoli, di operazioni di-menticate o di pi operazioni svolte contemporaneamente, di distra-zioni. Consapevoli di questi concetti e della necessit di ridurre laprobabilit che si verifichi un errore, l adozione di CHECKLIST la stradada percorrere. Serve infatti a garantire il corretto svolgimento del no-stro lavoro, aiuta a verificare che tutti i passaggi di una procedurasiano stati perfettamente seguiti. Fu proprio applicando una semplicechecklist che Peter Pronovost, dell ospedale Johns Hopkins a Balti-mora, ridusse il numero dei pazienti che sviluppavano un infezioneda catetere venoso centrale. Bast una semplice lista con cinqueazioni base. In generale, la CHECKLIST si pu considerare uno strumento di valu-tazione del rischio semplice e poco costoso, una lista di voci per l ese-cuzione di controlli, d uso diffuso nell aeronautica e, negli ultimi anni,in sanit , in particolare nelle camere operatorie.

5 Il suo utilizzo, secondoi dati dell OMS, associato a riduzioni significative dei tassi di com-plicanze e di mortalit in ospedale e a miglioramenti degli standard qua-litativi essenziali di specifico, la CHECKLIST un elenco esaustivo di cose da fareo da verificare per eseguire una determinata attivit . Nello svolgimentodi attivit routinarie, che prevedono molti passaggi e richiedono parti-colare attenzione, la spunta di elementi di una lista di controllo il me-todo pi sicuro per ridurre il rischio di errore. La CHECKLIST ha inoltre unelevato valore educativo e migliora la comunicazione e la collabora-zione tra gli operatori. Attraverso la condivisione e l applicazione diuna CHECKLIST si impara a parlare la stessa lingua, a colmare i difetti diognuno di noi, ad ascoltare di pi e a vedere con occhi pi umili. Proprioquest ultimo concetto viene sottolineato dal chirurgo e giornalista sta-tunitense Atul Gawande nel suo bestseller CHECKLIST .

6 Come fare andaremeglio le cose che presenta le CHECKLIST come uno strumento tanto* Hanno aderito al progetto sulle CHECKLIST : Maria Luisa Andena, Lucia Bagnasco, Sil-viaBorghesi,Nestor Ciociano, Fulvia Ciuccarelli, Alfredo De Filippo, Alessio DeLuca, Serena Dominici,Chiara Linguadoca, Gaetana Muserra, Michela Pacillo, Ros-sana Ritacca e Fabrizio 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 10LA CHECKLIST IDEALE:COME SI CREA UNA CHECKLISTUna CHECKLIST pu essere predisposta: per effettuare una verifica a posteriori su un determinato processo, quindi un elenco di voci da verificare (ad esempio la CHECKLIST ministeriale predi-sposta per monitorare l implementazione della Raccomandazione Morte o grave danno conseguente a non corretta attribuzione del codicetriage nella Centrale operativa 118 e/o all interno del Pronto soccorso oppurela CHECKLIST predisposta per verificare la tenuta del Registro Stupefacenti); per evidenziare le diverse attivit che devono essere attuate per rendere si-curo un processo, quindi un elenco di operazioni da fare, una specie di linea guida (ad esempio la CHECKLIST ministeriale prevista dal Manualeper la Sicurezza in sala operatoria: Raccomandazioni e CHECKLIST ) Nella predisposizione di una lista di controllo opportuno coinvolgerei professionisti coinvolti nel processo e tener conto dei seguenti aspetti: Analisi del processoAnalizzare il processo/attivit di interesse ed identificare, in ordine crono-logico, tutte le azioni che devono necessariamente essere effettuate dallediverse figure professionali coinvolte nel processo.

7 In tale fase opportunoverificare la presenza di documenti (ad es. normativa, RaccomandazioniMinisteriali, Procedure Aziendali) in cui siano riportate indicazioni relativeal processo in dare mai per scontato che certe azioni siano sicuramente effettuate,quindi riportare per iscritto tutto quello che deve essere attuato all internodi quel determinato processo, secondo un ordine ben definito. Scelta e descrizione delle vociScegliere le voci da inserire nella lista tenendo presente i principali punti1312 Volume 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 121514 ESEMPI DI CHECKLISTPREMESSAIl farmacista provvede a effettuare nei reparti, attraverso periodi-che verifiche, un controllo a campione dei prodotti forniti dalla FarmaciaOspedaliera per quanto riguarda la corretta conservazione, le scadenzenonch la congruit qualitativa e quantitativa rispetto all attivit di cia-scuna Unit Operativa. Nel corso della verifica il farmacista controlla non solo gli armadifarmaceutici e i frigoriferi ma tutti gli spazi in cui sono presenti i medi-cinali, compresi i carrelli della terapia e delle emergenze, che tra l altrosono quelli a maggior rischio in quanto di utilizzo pi verifiche ai reparti rappresentano un importante momento diconfronto con il personale infermieristico sulle modalit adottate per lagestione dei farmaci e del materiale sanitario, sugli spazi e le strutturededicate e sulla consistenza delle scorte.

8 A questo proposito, le checklistcostituiscono uno dei principali strumenti per verificare che la gestionedei farmaci (compresi stupefacenti, antiblastici, soluzioni infusionali,galenici magistrali e officinali, prodotti infiammabili, disinfettanti e gasmedicali) e dei dispositivi medici avvenga in condizioni tali da garan-tirne la sicurezza e l efficacia, evitando giacenze eccessive e/o presenzadi prodotti scaduti in reparto. Le CHECKLIST sono un efficace strumento di valutazione e si possonocritici del processo che stato analizzato, cio quei momenti legati allosvolgimento delle attivit che possono provocare un errore, causando anchedanni al brevemente la voce di controllo o la domanda/item da inserirenella lista, in modo semplice ed univoco; non devono esserci, infatti, n dubbi sull interpretazione n possibilit di incomprensioni da parte di chidovr spuntare la lista. necessario tenere sempre presente che la CHECKLIST sar utilizzata da altriper cui bisogna renderla completa, senza inserire voci inutili, ma nellostesso tempo sintetica e chiara.

9 Nel caso di una lista predisposta come linea guida scegliere le azioni fon-damentali in modo che non sia troppo lunga e le voci inserite e da spuntaresiano al massimo dieci. Assegnazione dei compitiDefinire in modo chiaro chi ha il compito di fare, cosa e come deve caso di una CHECKLIST , usata come linea guida dagli operatori coinvoltiin un determinato processo, importante l assegnazione dei compiti, iden-tificando chi effettuer la spunta sulla lista, quando e come. Ad esempio,per la compilazione della CHECKLIST ministeriale per la sicurezza in sala ope-ratoria, consigliata la designazione di un coordinatore della CHECKLIST ,scelto tra i componenti dell equipe operatoria. Sar lui responsabile dellaverifica dei controlli da parte dei componenti dell equipe e, dopo aver ac-certato l avvenuto controllo, avr il compito di contrassegnare la caselladel relativo item sulla CHECKLIST . Aggiornamento checklistLe CHECKLIST sono strumenti modificabili nel corso tempo, opportuno in-fatti analizzarle periodicamente e comunque nel momento in cui terminatala fase di controllo (check).

10 Nell ambito del processo di miglioramento con-tinuo, secondo il modello del ciclo di Deming (ciclo di PDCA), le quattrofasi (plan do check act) devono ruotare costantemente, per cui utile ri-flettere sui risultati ottenuti con l utilizzo della CHECKLIST , sulle eventuali cri-ticit riscontrate e decidere ulteriori azioni di miglioramento che potrebberocomprendere la revisione della stessa 15x21_Layout 1 19/09/2014 Pagina 14In generale, il farmacista effettua controlli a campione per verifi-care che lo stoccaggio venga effettuato seguendo la regola del first in-first out e che il controllo delle scadenze venga praticato dal reparto confrequenza almeno mensile, secondo un apposito calendario, attraversola compilazione di una CHECKLIST interna, evidenziando e segnalando glieventuali medicinali con scadenza imminente. Le specialit medicinalinon devono essere private della confezione in quanto su di essa sono ri-portate informazioni importanti per la conservazione del medicinale eper l identificazione del lotto di produzione oltre che la relativa specifiche possono essere, infine, prodotte per la verificadel processo di gestione dei farmaci stupefacenti, galenici magistrali,antiblastici, miscele per la nutrizione parenterale, gas medicali, antiset-tici, disinfettanti e infiammabili o per la verifica di altri rilevanti processiquali la riconciliazione terapeutica, la prescrizione, la produzione gale-nica, l allestimento di campioni sperimentali, la dispensazione ai repartie/o ai pazienti in dimissione, la questo testo vengono proposti alcuni esempi di CHECKLIST pro-dotte prendendo spunto dalla letteratura.