Checkliste Veranstaltungsplanung

1 Checkliste Veranstaltungsplanung Nachfolgend finden Sie eine bersicht notwendiger Teilschritte bei der Planung und Organisation einer Veranstaltung Diese bersicht gibt Ihnen Anhaltspunkte, wie Sie dabei vorgehen sollten. Sie muss in jedem Fall Ihren individuellen Anforderungen angepasst werden. Legen Sie fest: - wer f r die einzelnen Aufgaben der verantwortliche Ansprechpartner ist - bis zu welchem Termin die Aufgaben erledigt sein m ssen und kontrollieren Sie immer wieder, ob die Termine auch eingehalten werden. Die notwendige Vorlaufzeit f r Ihre Planung ist abh ngig von der Art und Gr e der Veranstaltung.

2 Planen Sie bei - 200 bis 800 Teilnehmern etwa 6 bis 12 Monate im voraus - mehr als 800 Teilnehmern etwa 2 bis 3 Jahre im voraus. Bitte beachten Sie, dass in den gro en Messest dten wie Berlin, M nchen, Frankfurt oder Hamburg zu bestimmten Zeiten auch dann schon die Kapazit ten ausgebucht sind! Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 1. Konzeption Mit Angaben zu Veranstaltungsprofil erstellen mit Angaben zu: Ziel, Thema Rahmen Termin & Dauer Vorauswahl f r die Region bzw. dem Ort Teilnehmerprofil mit Angaben zu: Besuchertyp Geplanter Teilnehmerzahl Begleitpersonen Budget Kosten aufstellen - Wer tr gt die Kosten?

3 Finanzierungsm glichkeiten recherchieren Antr ge F rderprogramme m ssen fr hzeitig gestellt werden Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 2. Organisatorisches im Vorfeld Zusammenarbeit mit professionellen Dienstleitern? Convention Bureaus nationale und st dtische PCO. Werbe-, PR-Agentur Event-Agentur Incoming-Agentur Reiseb ro Verkehrstr ger Official Carrier Rahmenvertr ge Messebau Letter-Shop Welche Technik zur Unterst tzung der Veranstaltungsplanung & Organisation kann f r Sie von Nutzen sein? - Software f r Buchung/Registrierung Verwaltung Buchung - Planen Sie eine Website f r Ihre Veranstaltung Welcher Versicherungsschutz ist notwendig?

4 - Haftung f r Ausfall etc. Steuerrechtliche Fragen kl ren! Organisation der Buchhaltung Marketingplan erstellen Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 3. - Konzeption Welche Medien sollen genutzt werden? Welche Aktionen planen Sie? Erstellen Sie einen Zeitplan! Ist die Zusammenarbeit mit einer Agentur ratsam? Was wird im Laufe der Planung, Organisation und Durchf hrung ben tigt? Drucksachen Gesch ftsdrucksachen Briefumschl ge Ank ndigungsschreiben Einladungen/Anmeldeformulare Reservierungsbest tigungen Eintrittskarten Rechnungsvordrucke Finanzamtbescheinigung Abstract-Formulare Poster Pressemeldungen Tagungsmappen Tagesordnung Programmhefte Reiseinformationen Fragebogen Ausstellermappen Teilnehmerliste Namensschilder (Badges).

5 Presseausweise Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 4. Tischschilder Men karten Abstract-B nde, Proceedings Kongressmaterial Schreib- und B romaterial Kongresstaschen Pr sente, Preise Informationsbrosch ren ( zum Ort etc.). Namensschildh llen Konzeption (Inhalt, Layout etc.). Organisation der Ausf hrung (Bestellung, Druck etc.). Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Veranstaltung anzuk ndigen! Bei sehr gro en Kongressen sind mehrere Ank ndigungen zu empfehlen! - Werben Sie auf Messen oder hnlichen Veranstaltungen in Form von Anzeigen, Plakaten, etc.

6 Und Informieren Sie ber den Termin und Ort Ihrer Veranstaltung! - Versenden Sie sp ter ein pers nliches Mailing mit den Hauptthemen und bieten Sie die M glichkeit der Voranmeldung! Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 5. Grobplanung Wahl der Veranstaltungsst tte - Anforderungsprofil erstellen f r: Tagungsr umlichkeiten Unterbringung - Request for Proposal (Tagungsanfrage) an potentielle Anbieter - Site Inspection - Reservierung/Buchung vornehmen Programmplanung - Fachprogramm Konzeption der Workshops Vortr ge Diskussionen Fachausstellung sollten Sie ein wissenschaftliches Komitee oder Programmkomitee bilden!

7 Moderator, Redner, Referenten - Anfragen (dabei evtl. eine Agentur beauftragen.). - Einladung Von Bedeutung ist die Betreuung der Redner! Bleiben Sie w hrend der gesamten Planungszeit in Kontakt, informieren Sie Ihre Referenten ber alle notwendigen Details des Programms und teilen Sie nderungen fr hzeitig mit! Koordination der Einzelbetr ge - Manuskripte, Abstracts anfordern Call for Papers . Tagesordnung erstellen Zeitplan (inkl. Pausen) erstellen - Rahmenprogramm insbesondere: das offizielle Rahmenprogramm f r alle Teilnehmer das Programm f r die Begleitpersonen jeweils: - Angebote einholen bzw.

8 Eine Agentur beauftragen - Transfer organisieren - Buchungsmodalit ten (Fristen etc.) kl ren - Reservierung vornehmen - Gesamtprogramm Zeitplan erstellen Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 6. An- & Abreise Zeiten festlegen Reisem glichkeiten recherchieren Flug, Bahn, Mietwagen - In welcher Form ist ein Transfer notwendig und wer bernimmt diesen? - Welche Parkkapazit ten werden ben tigt und welche M glichkeiten sind vorhanden? Planung der Nachbereitung - Teilnehmerbefragung (Fragebogen) konzipieren Eine hohe R cklaufquote k nnen Sie durch die Vergabe der Teilnahmezertifikats erst nach Abgabe der ausgef llten Frageb gen gew hrleisten!

9 - Dokumentation - Statistik Personalbedarf Ben tigen Sie Dolmetscher Fotograf Techniker Hostessen Einlass-/Ordnungsdienst Hilfspersonal etc. Versenden Sie jetzt Ihre Einladung mit den detaillierten Informationen zum Programm zur Anreise Anmeldeformular Geb hren Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 7. Detailplanung 2 Monate bis 1 Jahr vorher Catering - Getr nke und Speisen Was wird wann und wo und in welcher Mange ben tigt? W hrend der Tagung In den Pausen Zum Rahmenprogramm - Men plan erstellen, Speisen aufeinander abstimmen - Zeitplan erstellen R umlichkeiten Detailplanung und Absprache mit den Verantwortlichen vor Ort Was wird ben tigt f r - Vortr ge, Workshops, Podiumsdiskussion, Ausstellung etc.

10 - Mahlzeiten und Rahmenprogramm ? Ausstattungen? Bestuhlung B hne Podium Rednerpult Dekoration? Fahnen Transparente Firmzeichen Blumen Beschilderung Technik? Videotechnik Audiotechnik Beleuchtung Pr sentationshilfsmittel Anschl sse (Telefon, ISDN etc.). Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 8. Sonstiges? technische Betreuung Aufbauzeiten Techniktest Vergessen Sie auch nicht zu kl ren, was Sie f r Tagungsb ro Registrierung Garderobe Lagerr ume Vorbereitungsr ume bzw. Referentenzimmer Absperrung Sicherheitsvorkehrungen ben tigen! Ein Premium-Produkt aus dem Max Schimmel Verlag Seite 9.