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CIRCULAIRE N°05-2017/CB/C RELATIVE A LA GESTION DE LA ...

CIRCULAIRE N 05-2017/CB/C RELATIVE A LA GESTION DE LA CONFORMITE AUXNORMES EN VIGUEUR PAR LES ETABLISSEMENTS DE CREDIT ET LES COMPAGNIESFINANCIERES DE L'UMOA2 TITRE PREMIER : DISPOSITIONS GENERALESA rticle premier : ObjetLa pr sente CIRCULAIRE fixe les r gles r gissant la GESTION de la conformit aux normes envigueur par les tablissements en activit dans l UMOA, tels que d finis l'article 2. Article 2 : Champ d'applicationLes dispositions de la pr sente CIRCULAIRE s appliquent :(a)aux banques et tablissements financiers caract re bancaire vis s par la loi portantr glementation bancaire ;(b)aux compagnies financi res et tablissements de cr dit maisons-m res, tels que d finispar la r glementation RELATIVE la supervision sur base consolid e des tablissementsde cr dit maisons-m res et des compagnies

interne, la fonction gestion des risques et la fonction conformité ; (f) Normes en vigueur : l'ensemble des règles régissant l’exercice des activités de l'établissement, notamment : ... organisationnel exempt de conflits de tâches et de fonctions. En outre, les ressources y

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1 CIRCULAIRE N 05-2017/CB/C RELATIVE A LA GESTION DE LA CONFORMITE AUXNORMES EN VIGUEUR PAR LES ETABLISSEMENTS DE CREDIT ET LES COMPAGNIESFINANCIERES DE L'UMOA2 TITRE PREMIER : DISPOSITIONS GENERALESA rticle premier : ObjetLa pr sente CIRCULAIRE fixe les r gles r gissant la GESTION de la conformit aux normes envigueur par les tablissements en activit dans l UMOA, tels que d finis l'article 2. Article 2 : Champ d'applicationLes dispositions de la pr sente CIRCULAIRE s appliquent :(a)aux banques et tablissements financiers caract re bancaire vis s par la loi portantr glementation bancaire.

2 (b)aux compagnies financi res et tablissements de cr dit maisons-m res, tels que d finispar la r glementation RELATIVE la supervision sur base consolid e des tablissementsde cr dit maisons-m res et des compagnies financi res dans l' 3 : D finitionsAu sens de la pr sente CIRCULAIRE , il faut entendre par : (a)Audit interne : la surveillance du syst me de contr le interne, du dispositif degouvernance et du dispositif de GESTION des risques, avec une valuation ind pendantedu respect des politiques et proc dures tablies et de la conformit aux lois et lar glementation;(b)Cadre de GESTION du risque de non-conformit : l'ensemble des structures,politiques, proc dures et mesures de contr le par lesquelles l' tablissement g re etatt nue le risque de non-conformit l' chelle de son organisation.

3 (c)Charte de conformit : un document approuv par l'organe d lib rant, qui d finit lepositionnement de la fonction conformit au sein de l' tablissement et pr cise samission, ses pouvoirs, ses responsabilit s, son rattachement hi rarchique ainsi queses modalit s de fonctionnement ; (d)Externalisation : le processus par lequel l' tablissement d localise sous laresponsabilit d'un tiers, des infrastructures ou syst mes ou lui confie, de mani redurable et titre habituel, la r alisation de prestations de services ou d autres t chesop rationnelles essentielles ou importantes par sous-traitance, mandat ou d l prestataire peut tre un fournisseur externe ou un membre du groupe del' tablissement, en particulier sa maison-m re, ses filiales ou ses filiales s urs.

4 (e)Fonctions de contr le : les fonctions ind pendantes de la GESTION op rationnelle,dont le r le est de fournir des valuations objectives de la situation de l' tablissementdans leur domaine de comp tence. Elles comprennent notamment la fonction d'auditinterne, la fonction GESTION des risques et la fonction conformit ;(f)Normes en vigueur : l'ensemble des r gles r gissant l exercice des activit s del' tablissement, notamment dispositions l gales et r glementaires ; codes de conduite et de d ontologie internes ; codes d'associations professionnelles ; 3(g)Organes de gouvernance : l'organe d lib rant, y compris ses comit s sp cialis s etl'organe ex cutif.

5 (h)Organe d lib rant : le Conseil d Administration dans les soci t s anonymes oul'organe coll gial dans les soci t s constitu es sous une autre forme. Il est investi detous les pouvoirs pour agir en toutes circonstances au nom de l' tablissement, dans lalimite de l objet social et des comp tences r serv es l Assembl e G n rale ;(i)Organe ex cutif : l'ensemble des structures qui concourent la GESTION courante d un tablissement et assurent l application effective de l orientation de l activit d finie parl'organe d lib rant. Sont notamment consid r s comme membres de l'organe ex cutifle Directeur G n ral, les Directeurs G n raux Adjoints, le Secr taire G n ral et lesResponsables des fonctions de contr le ;(j)Politique de conformit : un document labor par l' tablissement en vue d' tablir lesr gles et les principes directeurs r gissant la GESTION du risque de non-conformit ausein de l'organisation.

6 (k)Risque de non-conformit : le risque de sanction judiciaire, administrative oudisciplinaire, de perte financi re, d atteinte la r putation, qu'un tablissement peutsubir en raison de l'inobservation des normes en vigueur r gissant l exercice de sesactivit s ; (l)UMOA ou Union : l'Union Mon taire Ouest II : RESPONSABILITES DES ORGANES DE GOUVERNANCE Article 4 : Responsabilit s de l'organe d lib rantL'organe d lib rant est notamment charg : de d finir les principes fondamentaux de la politique de conformit que l' tablissementdoit observer dans l'exercice de ses activit s ; d'approuver la politique et la charte de conformit de l' tablissement ; de veiller ce que l' tablissement dispose d'une fonction conformit permanente.

7 De favoriser la diffusion, tous les niveaux de l' tablissement, d'une culture deconformit , afin qu elle se traduise, formellement, par une attention accrue port e cerisque qui concerne chaque membre de l' tablissement ; d' valuer, au moins une fois par an, le cadre de GESTION du risque de non-conformit .Cette valuation peut tre d l gu e au Comit d'audit ou au Comit conformit , le cas ch ant. Elle doit s'appuyer sur les rapports de la fonction conformit , de la fonctionaudit interne, des Commissaires aux comptes et de la Commission 5 : Responsabilit s de l'organe ex cutifL'organe ex cutif est notamment charg : de mettre en place une fonction conformit permanente dont les activit s sontex cut es conform ment aux dispositions de la pr sente CIRCULAIRE ; d' laborer, de mettre jour et de diffuser au sein de l' tablissement, la politique et lacharte de conformit approuv es par l'organe d lib rant.

8 4 de s'assurer de l'ad quation de la politique de conformit et de veiller sa mise en uvre ; de tenir l'organe d lib rant r guli rement inform sur l' tat de conformit del' tablissement aux normes en III : POLITIQUE ET CHARTE DE CONFORMITE Article 6 : Caract ristiques de la politique de conformit L' tablissement doit se doter d'une politique de conformit qui, notamment : assure le respect des principes fondamentaux fix s par l'organe d lib rant ; instaure la fonction conformit au sein de l' tablissement ; prescrit l' laboration d'une charte de conformit ; pr cise les aspects fondamentaux du risque de non-conformit ; tablit les responsabilit s des organes de gouvernance dans la mise en uvre ducadre de GESTION du risque de non-conformit ; institue un programme de formation continue l'intention des employ s et de tousceux qui sont charg s de la mise en uvre et de la surveillance de la politique deconformit.

9 Article 7 : Charte de conformit La charte de conformit doit notamment : exposer les objectifs de la fonction conformit , tablir son ind pendance et d finir sesresponsabilit s ainsi que ses comp tences ; d crire clairement les relations de la fonction conformit avec les autres fonctions decontr le et les services de l' tablissement qui ex cutent des t ches li es sesresponsabilit s ; accorder la fonction conformit le droit de communiquer avec tout membre dupersonnel et d'acc der tout dossier physique ou lectronique n cessaire l'exercicede ses responsabilit s ; conf rer la fonction conformit le pouvoir de diligenter des investigations ; formaliser les t ches et les obligations de la fonction conformit qui peuvent tred l gu es d'autres services et fonctions de l' tablissement ou externalis es aupr sde prestaires externes.

10 D finir les conditions dans lesquelles la fonction conformit peut recourir, en cas debesoin, des experts charte de conformit doit refl ter les volutions enregistr es dans les normes en ' tablissement est tenu de la mettre jour dans les meilleurs d lais pour tenir compte de ceschangements. Tout projet d'externalisation de la fonction conformit doit tre approuv par l'organed lib IV : ORGANISATION DE LA FONCTION CONFORMITEA rticle 8 : Ind pendanceLa fonction conformit doit tre ind pendante des unit s qu'elle contr le.


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