CIRCULAR EXTERNA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES …

1 CIRCULAR EXTERNA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Se ores: Representantes legales, Contadores, Revisores Fiscales y Liquidadores de SOCIEDADES comerciales, sucursales de SOCIEDADES extranjeras y empresas unipersonales. Referencia: Modificaci n de los numerales , , , , , y de la CIRCULAR EXTERNA del 24 de diciembre de 2020. Con fundamento en las facultades legales que le corresponden a la SUPERINTENDENCIA de SOCIEDADES y, en especial en las previstas en el numeral 34 del art culo 8 del Decreto 1736 de 2020, en virtud del presente acto administrativo, se modifican los numerales , , , , , y del Anexo 1 de la CIRCULAR EXTERNA del 24 de diciembre de 2020, as : Auditor a y cumplimiento del SAGRILAFT Con el fin de que en la Empresa Obligada haya una persona responsable de la auditor a y verificaci n del cumplimiento del SAGRILAFT, se deber designar un Oficial de Cumplimiento.

2 Para evitar la suspensi n de actividades del Oficial de Cumplimiento principal, la Empresa Obligada deber evaluar y, si es del caso, realizar la designaci n de un Oficial de Cumplimiento suplente. La junta directiva deber realizar esa designaci n. En el evento de que no exista junta directiva, el representante legal propondr la persona que ocupar la funci n de Oficial de Cumplimiento, para la designaci n por parte del m ximo rgano social. Cuando la Empresa Obligada sea una sucursal de sociedad extranjera, el nombramiento del Oficial de Cumplimiento deber efectuarse por el rgano social competente de la casa matriz, al tiempo que, los reportes deber n realizarse por el Oficial de Cumplimiento designado a tal rgano social. La Empresa Obligada deber certificar que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en el presente Cap tulo X y deber informar por escrito a la SUPERINTENDENCIA de SOCIEDADES , dirigido a la Delegatura de Asuntos Econ micos y Societarios, dentro de los quince (15) d as h biles siguientes a la designaci n, el nombre, n mero de identificaci n, correo electr nico y n mero de tel fono del Oficial de Cumplimiento principal y suplente (cuando sea procedente), o conforme a las instrucciones espec ficas que determine la SUPERINTENDENCIA de SOCIEDADES .

3 2/6 CIRCULAR EXTERNA 2021-01-117776 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Con la certificaci n se alada en el p rrafo anterior, deber remitir la hoja de vida del Oficial de Cumplimiento, una copia del documento que d cuenta del registro del Oficial de Cumplimiento ante el SIREL administrado por la UIAF y una copia del extracto del acta de la junta directiva o m ximo rgano social en la que conste su designaci n. El mismo procedimiento deber efectuarse cuando ocurra el cambio de Oficial de Cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento deber tener un t tulo profesional y acreditar experiencia m nima de seis (6) meses en el desempe o de cargos similares o encaminados a la administraci n y gesti n de riesgos de LA/FT, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administraci n del Riesgo LA/FT o Riesgo LA/FT/FPADM a trav s de especializaci n, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiaci n del terrorismo.

4 La Empresa Obligada, su representante legal y la junta directiva, en los que casos en que exista este rgano, deber n disponer de las medidas operativas, econ micas, f sicas, tecnol gicas y de recursos, que sean necesarios para la puesta en marcha del SAGRILAFT y el desarrollo adecuado de las labores de auditor a y cumplimiento del mismo. El SAGRILAFT debe incluir las sanciones o consecuencias para empleados, administradores, asociados o terceros, por el incumplimiento o inobservancia de sus disposiciones. Requisitos m nimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como m nimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicaci n directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el m ximo rgano social en caso de que no exista junta directiva.

5 B. Contar con conocimientos suficientes en materia de administraci n de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral del presente Cap tulo X. c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y t cnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tama o de la Empresa Obligada. d. No pertenecer a la administraci n o a los rganos sociales, a la revisor a fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisor a fiscal que ejerce esta funci n, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibici n se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los rganos de auditoria o control interno.

6 E. No fungir como Oficial de Cumplimiento en m s de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de m s de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deber certificar; y (ii) el rgano que 3/6 CIRCULAR EXTERNA 2021-01-117776 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES designe al Oficial de Cumplimiento deber verificar, que el Oficial de Cumplimiento no act a como tal en Empresas que compiten entre s . f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jur dica a la que est vinculado, si es el caso, deber n demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas m nimas establecidas en la secci n (Debida Diligencia) de este Cap tulo X.

7 G. Cuando exista un grupo empresarial o una situaci n de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podr ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del n mero de Empresas que lo conformen. h. Estar domiciliado en Colombia. Revisor a fiscal Las funciones de este rgano se encuentran expresamente se aladas en la ley, en particular el art culo 207 del C digo de Comercio, el cual se ala, especialmente, la relacionada con la obligaci n de reporte a la UIAF de las Operaciones Sospechosas, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores, conforme lo se ala el numeral 10 de dicho art culo. Para efectos de lo previsto en el numeral 10 del art culo 207 citado, el revisor fiscal debe solicitar usuario y contrase a en el SIREL administrado por la UIAF, para el env o de los ROS.

8 En todo caso, el revisor fiscal, a pesar de la obligaci n de guardar la reserva profesional en todo aquello que conozca en raz n del ejercicio de su profesi n, en virtud de la responsabilidad inherente a sus funciones y conforme a los casos en que dicha reserva pueda ser levantada, tiene el deber de revelar informaci n cuando as lo exija la ley. As , por ejemplo, cuando en el curso de su trabajo un revisor fiscal descubre informaci n que lleva a la sospecha de posibles actos de LA/FT/FPADM, tiene la obligaci n de remitir estas sospechas a la autoridad competente. Igualmente, se debe tener en cuenta que los revisores fiscales se encuentran cobijados por el deber general de denuncia al que est n sujetos los ciudadanos (art culo 67 CPP)12.

9 A su turno, el art culo 32 de la Ley 1778 de 201613, le impone a los revisores fiscales, el deber de denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, la presunta realizaci n de un delito contra el orden econ mico y social, como el de LA/FT, que detecte en el ejercicio de su cargo, a n, a pesar del secreto profesional. Tambi n deber n poner estos hechos en conocimiento de los rganos sociales y de la administraci n de la sociedad. Las denuncias correspondientes deber n presentarse dentro de los seis (6) meses siguientes al momento en que el revisor fiscal hubiere tenido conocimiento de los hechos14. 12 Art culo 67. Deber de denunciar. Toda persona debe denunciar a la autoridad los delitos de cuya comisi n tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio.

10 13 El cual modific el art culo 26 de la Ley 43 de 1990. 14 Art culo 7o. Responsabilidad de los revisores fiscales. Adici nese un numeral 5 al art culo 26 de la Ley 43 de 1990, el cual quedar as : (..) 4/6 CIRCULAR EXTERNA 2021-01-117776 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Para cumplir con su deber, el revisor fiscal, en el an lisis de informaci n contable y financiera, debe prestar atenci n a los indicadores que pueden dar lugar a sospecha de un acto relacionado con un posible LA/FT/FPADM. Se sugiere tener en cuenta las Normas Internacionales de Auditoria NIA 200, 240 y 250 y consultar la Gu a sobre el papel de la revisor a fiscal en la lucha contra el soborno transnacional y LA/FT, disponible en el sitio de Internet de la SUPERINTENDENCIA . Incompatibilidades e inhabilidades de los diferentes rganos En el establecimiento de los rganos e instancias encargadas de efectuar una evaluaci n del cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT, la Empresa Obligada deber tener en cuenta los conflictos de inter s, las incompatibilidades y las inhabilidades de los responsables en el desempe o de sus funciones.