COMMEnT RECuEILLIR ET AnALySER LES BESOInS DE …

1 654 Tome 1 - L entreprise, les Opca et la formation des salari s Mise jour en continu sur RECuEILLIR ET AnAL ySER LES BESOInS DE FORMATIOn ?Objectifs Faciliter les rep rages des BESOInS en formation de l entreprise Donner des exemples de m thodes et d outils de collecte de ces besoinsDans l laboration du plan de formation de l entreprise, l tape de recueil et d analyse des BESOInS de forma-tion est une tape fondamentale et d cisive. D elle d pendra la capacit du plan de formation r pondre aux volutions de l entreprise. Elle permettra d viter que le plan soit un relev de demandes individuel-les parpill es, mais qu il soit ancr dans une logique de d veloppement des comp tences individuelles et est-ce qu un besoin de formation ?

2 Les BESOInS de formation n existent pas en soi. Le responsable formation identifie des objectifs atteindre, des probl mes r gler, des changements anticiper pour lesquels la formation est une r ponse, parmi d autres, pour combler un cart entre des comp tences acquises et des comp tences ! ne pas confondre envie et besoin ! M. Dupont peut avoir envie d une formation sans en avoir besoin. Mme Dubois peut avoir besoin d une formation sans en avoir tences acquisesComp tences requisesComp tences acqu rirBesoins de formationQuand r aliser le recueil des BESOInS de formation ?Le responsable formation doit savoir identifier les facteurs qui sont sources de changement et par cons quent sources de BESOInS de formation. Il lui faut rester en veille pour que le syst me de collecte soit recueil et l analyse des BESOInS se r alisent g n ralement entre juin et septembre (voir le calendrier du plan de formation dans le mini guide Quelles tapes et conditions de r ussite pour la construction du plan de formation ).

3 Qu i f A i t q u o i ?Le responsable formation doit se positionner comme un consultant interne dans l entreprise pour identifier les BESOInS collectifs et individuels de formation aupr s de diff rents acteurs. Chacun, avec son point de vue, nonce des BESOInS qui peuvent ventuellement se des BESOInS : les BESOInS personnels ne sont pas en lien direct avec le poste les BESOInS individuels sont en lien avec le poste, ou son volution les BESOInS collectifs concernent un groupe de personnes. Ex : toutes les personnes d un service donn .655 Tome 1 - L entreprise, les Opca et la formation des salari s Mise jour en continu sur RECuEILLIR et AnALySER les BESOInS de formation ?construction du plan de forMationqu i s o n t l e s p e r s o n n e s r e s s o u r c e s e t q u e l s s o n t l e s o u t i l s d A n A l y s e ?

4 Personnes ressourcesTypes de BESOInS recueillirExemples d outils de recueil( mettre en uvre par le RF)Direction de l entrepriseBesoins li s aux choix politiques et strat giques de l entrepriseExemple : un changement d organisation peut engendrer des BESOInS de formation en managementDocument sur la politique de l entreprise Entretien Direction des ressources humainesBesoins li s aux plans de recrutement, aux plans de mobilit , aux d parts en : le recrutement de 10 jeunes en contrat de professionnalisation n cessite la formation de tuteursEntretien Documents de diagnostic RH : pyramide des ges, donn es sur les salari s, les responsables de serviceBesoins individuels et collectifs li s au fonctionnement du serviceExemple : l installation d un nouveau logiciel n cessite une formation informatiqueQuestionnaire Entretien Comptes rendus des entretiens professionnels et/ou d valuation (volet formation)Les responsables de projets transversauxBesoins individuels et collectifs li s des projets particuliersExemple : un comit de pilotage d un intranet peut avoir besoin d une formation sur la circulation de l information dans l entrepriseQuestionnaire Entretien Les salari sBesoins individuels li s la tenue de leur poste, leurs souhaits d volution professionnelleExemple.

5 Un salari peut exprimer un besoin de formation en anglaisQuestionnaire Fiche de demande de formation au titre du plan Fiche de demande de DIF Entretien professionnel et/ou annuel d valuation avec les managersLes partenaires sociauxBesoins non pris en compte par les voies traditionnelles dans l entrepriseExemple : formation aux premiers secoursQuestionnaire Entretien Quelles m thodes et quels outils ?un bon outil est un outil que vous adaptez au contexte de l entreprise. n h sitez pas cr er vos propres outils. En voici quelques s e n q u t e s p A r q u e s t i o n nA i r e sLe questionnaire aux responsables de service permet d identifier les BESOInS de formation individuels ou collectifs. Le questionnaire aux salari s permet d identifier les BESOInS de formation personnels ou individuels.

6 Le questionnaire doit fournir diff rents l ments pour conceptualiser la demande : la ou les actions souhait e(s) les objectifs professionnels ou personnels vis s par cette action les indicateurs qui permettront l valuation des r sultats l ordre de priorit des demandesle s e n t r e t i e n s i n d i v i d u e l s : p r o f e s s i o n n e l s o u A n n u e l s d vA l uA t i o nIls ont lieu le plus souvent avec le sup rieur hi rarchique direct. Pendant ces entretiens, diff rents points peuvent tre abord s concernant la formation ; notamment l valuation des comp tences, l identification des BESOInS de formation, les souhaits d volution professionnelle du salari ..L accord national interprofessionnel de 2003 rend obligatoire l entretien professionnel pour tous les salari s ayant au moins 2 ans d anciennet dans l entreprise, et doit avoir lieu tous les deux c ur de cet entretien : le projet professionnel du salari , ses souhaits d volution dans l entreprise et les BESOInS de celle-ci, les actions de formation envisag es (notamment dans le cadre du DIF), les modalit s de r alisation de la formation (hors temps de travail, sur temps de travail).

7 656 Tome 1 - L entreprise, les Opca et la formation des salari s Mise jour en continu sur RECuEILLIR et AnALySER les BESOInS de formation ?n Ma trise parfaitement cette comp tence (1 point).n Ma trise partiellement cette comp tence (0,5 point).n Ne ma trise pas cette comp tence mais pourrait le faire (0 point).- Ne pourrait pas ma triser cette comp tence court terme (0 point).lA m t h o d e m A t r i c i e l l eCette m thode permet de croiser le niveau de comp tences-cl s requis par l activit du service et la ma trise des comp tences des salari s. Elle permet de voir galement o sont les priorit s en termes de de comp tences requis par l activit du serviceActivit 1 Prospecter de nouveaux clientsActivit 2 Argumenter sur les produitsActivit 3 Fid liser les anciens clientsActivit 4 Concevoir des offres commercialesIndice de polyvalence des personnesM.

8 Dupontnnn 2 Mme Duboisnnnn2,5M. Brietnnnn2,5 Melle Landrieunnnn3 Indice de ma trise collective des comp tences32,531,510 Vous pouvez identifier ainsi :des BESOInS individuels. Ex : Mme Dubois sur l activit 2. des BESOInS collectifs. Ex : le point faible de l quipe est l activit 4. Seule Mme Dubois ma trise parfaitement cette comp tence, son absence induirait un risque important pour cette activit du service. Il faut donc former en priorit une ou plusieurs personnes sur l activit faire des BESOInS recueillis ?Il va falloir trier et hi rarchiser les BESOInS recueillis, afin d arbitrer les actions prioritaires. Pour cela :diff renciez les demandes relevant du plan de formation et celles relevant du DIF ; identifiez les actions r pondant aux objectifs d finis dans la politique de formation, si celle-ci est formalis e ; rep rez les actions pour lesquelles il existe des fonds mutualis s (p riodes de professionnalisation par exem- ple).

9 Si vous ne les connaissez pas, contactez votre conseiller Opca ;d finir un ordre de priorit en fonction de l urgence et de l importance de l action. Pour cela, apposez un indicateur (1,2, ) pour chaque conclusionEn fonction des actions retenues, le responsable de formation construit le plan de formation de l entreprise. Il est important que les acteurs concern s aient un retour par rapport aux BESOInS de formation exprim s et soient inform s des actions le cas o une action de formation n a pas t accept e au titre du plan, le salari peut tre inform d autres modalit s d acc s la formation, dans le cadre du DIF ou du CIF par tape de recueil et d analyse des BESOInS servira enfin valuer les actions de formation r alis es. Telle action a-t-elle r pondu de mani re satisfaisante au besoin exprim ?

10 Tait-ce une r ponse adapt e sur le fond comme sur la forme ? Quels sont les points d am lioration possibles ? En savoir plusA l i r eLes Fiches pratiques de la formation continue , voir 3-9-6 sur l imputation des d penses d valuation des BESOInS de formation de l entreprise, dition Centre Lafitte, g rard Layole, Le plan de formation : conception, r alisation, mise en sc ne, dition Dunod/Centre Inffo 2005, 256 Bernier, Fonction responsable formation : ma triser, optimiser et faire voluer sa fonction, dition Dunod/Centre Inffo 2007, 314 f o r m e r voir sur notre boutique en ligne : de formation Les diff rents types d entretiens professionnels : rep rage et mise en uvre . Session de formation Optimiser et g rer votre plan de formation en entreprise.