(COMPILACIÓN DE NOTAS SELECCIONADAS) - …

1 CEFP/023/2005EL PRESUPUESTO BASE CERO (COMPILACI N DE NOTAS SELECCIONADAS) PPAALLAACCIIOO LLEEGGIISSLLAATTIIVVOO DDEE SSAANN LL ZZAARROO,, JJUULLIIOO DDEE Centro de Estudios de las Finanzas P blicas Presentaci n .. 3 Definici n del Presupuesto Base 5 Diferencias con el Presupuesto P 6 La Experiencia de 7 La Experiencia de M xico .. 8 La Experiencia de Argentina.. 9 El Proceso de Base Cero en Comparaci n con Otros Sistemas de Planeaci n y Presupuestaci n .. 9 Esquema de Planeaci n y Control: D nde Corresponde Aplicar la Planeaci n y Presupuestaci n Base Cero? .. 10 La Planeaci n y la Presupuestaci n Base Cero y el Sistema Total de Planeaci n y Control.. 11 Qui nes Deben Utilizar el M todo de Base Cero? .. 13 Qui nes Deben de Abstenerse de Emplear el M todo de Base Cero?

2 14 B i b l i o g r a f a .. 17 ndice 2 2El Presupuesto Base Cero 3 Centro de Estudios de las Finanzas P blicas Presentaci n El Centro de Estudios de las Finanzas P blicas de la H. C mara de Diputados, a trav s de la Direcci n de Estudios del Presupuesto y Gasto P blico, ha elaborado el presente documento con el prop sito de contribuir a enriquecer el acervo disponible en materia de planeaci n y presupuestaci n; es pertinente aclarar que el contenido de este trabajo se integr a partir de NOTAS minuciosamente seleccionadas, con el apoyo b sicamente en los libros: Base cero Planeaci n y presupuesto, de Paul J. Stonich, Biblioteca de Ciencias de la Administraci n, Editorial Trillas, S. A. de C. V.; El presupuesto: generalidades, tradicional, reas y niveles de responsabilidad, programas y actividades, base cero, as como teor a y pr ctica de Crist bal del R o Gonz lez, Planeaci n Corporativa: Teor a y Pr ctica de David E.

3 Hussey; as como de los apuntes de la C tedra de Presupuesto Empresarial de la Escuela de Administraci n y Contadur a, Facultad de Ciencias Econ micas y Sociales de la Universidad Santa Mar a de Caracas Venezuela; de la Conferencia del Dr. Antonio Grispo, titular del Juzgado Nacional en lo Criminal y Correccional n mero 18 de la Capital Federal de Buenos Aires; y del documento PRAXIS 022. Viabilidad de Aplicaci n del Presupuesto Base Cero en M xico, con textos de Alfonso Mej a Fern ndez, y Rub n Vilchis Melgarejo. A decir de Paul J. Stonich la presupuestaci n base cero tiene como punto inicial, finales de la d cada de los 60 s convirtiendose en una importante herramienta de los sistemas corporativos de planeaci n y control, junto con otros autores, se ala que este sistema se ha implementado en m s de 75 compa as de tel fonos, farmac uticas, de manufactura pesada, de bienes de consumo, de fibras y productos qu micos, de alta tecnolog a, vidrieras, de radiotrasmisi n, bancos, aseguradoras y compa as de servicios, entre otras.

4 Este autor manifiesta asimismo, un especial reconocimiento que merece Peter A. Pyhrr, iniciador del proceso base cero en la empresa Texas Instruments y antiguo empleado de MAC, Inc, quien llamara la atenci n con ese concepto a principios de la d cada de los 70 s. No se puede afirmar que se haya tenido la misma experiencia en Am rica Latina, al respecto el Dr. Antonio Grispo, se ala que esta t cnica presupuestaria no suele utilizarse en forma corriente, en la actualidad se recomienda que se insista con la utilizaci n de este sistema de presupuesto base cero tanto en la administraci n p blica como en los sectores privados por su probada eficacia cuando se aplica en forma correcta. En M xico un art culo de Rub n Vilchis Melgarejo se ala que en 1979 hubo un intento en la entonces Secretar a de Agricultura y Recursos Hidr ulicos, pero no se implement por completo el mecanismo del Presupuesto Base Cero, solo se utilizaron los paquetes de decisi n, que eran lo mismo que los programas de inversi n que ya se encontraban en operaci n en la Secretar a.

5 4 4El Presupuesto Base Cero 5 Centro de Estudios de las Finanzas P blicas Definici n del Presupuesto Base Cero1 Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre de cero; es decir se elabora como si fuera la primera operaci n de la empresa, y se eval a y justifica el monto y necesidad de cada rengl n del mismo. Se olvida del pasado para planear con plena conciencia el futuro. Es el proceso de realizar un presupuesto basado nicamente en las expectativas para el a o siguiente, sin referencias a los a os anteriores, sin base de datos hist ricos; tambi n en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de la empresa. Cuando las empresas est n gastando m s de lo necesario o desmesuradamente, se elabora el presupuesto base cero, para reorientar los recursos con mayor efectividad.

6 El proceso base cero proporciona informaci n detallada sobre el dinero que se necesita para lograr los resultados deseados, enfoca la atenci n hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducci n del a o anterior. El presupuesto base cero proporciona un medio para poder identificar y evaluar eficazmente las actividades y los problemas correspondientes para poder tomar decisiones y las medidas para resolver los problemas y asignar y aprovechar los recursos en forma eficaz. Tambi n se considera una herramienta t cnica presupuestal mediante la cual se reval an cada a o todos los programas y gastos, siempre a partir de cero, como si fuera la primera operaci n. Es decir, se olvida el pasado para planear el futuro con plena conciencia de que cada partida es indispensable y que su importe est soportado y justificado de manera ntegra.

7 Por su parte Peter A. Pyhrr2 lo define diciendo que el Presupuesto Base Cero, en primer lugar, es un proceso de car cter administrativo, despu s, un proceso de planeaci n, y en tercer lugar un proceso presupuestario. Sobre la segunda etapa, es un proceso de planeaci n porque requiere de fijar metas y objetivos por las que se deben tomar decisiones de acuerdo a la pol tica de organizaci n de la instituci n con la finalidad de seleccionar las mejores opciones respecto a la relaci n beneficio-costo. La aportaci n m s importante de Pyhrr a este sistema de presupuesto, es la aplicaci n del Paquete de Decisi n, el cu l es un documento que identifica y describe una actividad espec fica, para que la administraci n pueda analizar y jerarquizar las actividades por 1 Esta nota se elabor haciendo peque as adecuaciones, con informaci n obtenida con el buscador de yahoo, en la direcci n Universidad Santa Mar a, Caracas Venezuela; Facultad de Ciencias Econ micas y Sociales, Escuela de Administraci n y Contadur a, C tedra de Presupuesto Empresarial.

8 2 Esta nota se elabor haciendo peque as adecuaciones, con informaci n obtenida con el buscador de yahoo, en la direcci n revista PRAXIS n mero 22, art culo Viabilidad de Aplicaci n del Presupuesto Base Cero en M xico, de Alfonso Mej a Fern ndez. 6 6El Presupuesto Base Cero orden de mayor a menor beneficio a las que se aplicar n los recursos disponibles, y as tomar una decisi n de aprobaci n o no3. El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado completo y en detalle. Cada gerente debe preparar un paquete de decisi n de cada actividad u operaci n el cual debe incluir un an lisis de costos, prop sitos, alternativas y evaluaci n de resultados. Conclusiones: El presupuesto base cero es una ayuda para la toma de decisiones, debido a que permite reconocer las inquietudes de su personal, sus metas y ambiciones futuras.

9 Adem s, asigna los recursos en forma m s racional y eficiente, y minimiza costos al tomar en cuenta la mejor alternativa. Diferencias con el Presupuesto P blico El presupuesto de una naci n llamado generalmente presupuesto fiscal o presupuesto p blico, toma en consideraci n los datos hist ricos de a os anteriores. Es una estimaci n de los ingresos del Estado durante un periodo (casi siempre de un a o) y de los egresos o gastos que efectuar el sector p blico. Es un documento que ofrece, junto a las cifras consolidadas de todas las actividades del sector p blico, una relaci n detallada de los ingresos y egresos de cada uno de los entes dependientes del estado (ministerios, institutos aut nomos, corporaciones y otros). Cada uno de los entes prepara su presupuesto y luego se integra.

10 En ellos se especifica: La inversi n. (Gasto de Inversi n), El gasto corriente. (Sueldos, Salarios, Mantenimiento, Materiales, etc tera); El servicio de deuda. (Amortizaci n del capital y pago de intereses); La compras de bienes y servicios. El Gasto social. El Presupuesto P blico, es esencialmente una autorizaci n de gastos y una estimaci n de ingresos para un periodo determinado que se denomina ejercicio fiscal. El presupuesto p blico es fundamentalmente una ley que cada a o aprueba la C mara Baja4, sobre este punto se presentan algunas divergencias que pretenden definir el presupuesto en tres formas: 1) Como una ley. 2) Como una ley que es a la vez una operaci n administrativa, seg n se refiera a los ingresos y a los gastos. 3) Como un acto administrativo, nunca una ley, tr tese de ingresos o gastos de la Naci n.