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1 CONSEJO DE LA JUDICATURA GU A PARA INGRESO DE DOCUMENTACI N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA Responsable del Documento: SECRETAR A GENERAL Versi n: 2 Septiembre 2017 GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g. 2 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSI N FECHA DESCRIPCI N DE LA MODIFICACI N ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR 01 05/05/2016 Versi n inicial Ing. Margarita Torres Esp. Karina Logro o 02 22/09/2017 Modificaci n Ab. Diego Coello Esp. Carmen Cantu a Esp. Karina Logro o GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g.

2 3 de 10 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCI N .. 4 2. OBJETIVO .. 4 3. ALCANCE .. 4 4. RESPONSABLE .. 4 5. DESARROLLO .. 4 Caracter sticas de la documentaci n a ser ingresada por la ventanilla de recepci n de documentos.. 4 Fecha .. 4 Destinatario .. 5 Contenido del documento .. 5 Notificaciones.. 5 Remitente .. 6 6. ANEXOS .. 7 7. VENTANILLA DE RECEPCI N DE DOCUMENTOS .. 8 GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g. 4 de 10 1. INTRODUCCI N La presente gu a establece las directrices a seguir por parte de los usuarios externos para ingresar o presentar documentaci n en el CONSEJO de la JUDICATURA y direcciones Provinciales La gesti n documental es el rea responsable de un control eficaz y sistem tico de la creaci n, la recepci n, el mantenimiento, el uso y la disposici n de documentos de 2.

3 OBJETIVO Brindar un servicio de calidad a los usuarios externos de acuerdo a los par metros y est ndares establecidos por la Secretar a General, a trav s, de la aplicaci n del sistema de gesti n documental creado e implementado por el CONSEJO de la JUDICATURA . 3. ALCANCE Esta gu a est dirigida a usuarios externos, personas naturales, jur dicas, p blicas y/o privadas, dentro de su mbito y competencias. 4. RESPONSABLE Secretaria General Subdirecci n Nacional de Gesti n Documental y Archivo. 5. DESARROLLO Caracter sticas de la documentaci n a ser ingresada por la ventanilla de recepci n de documentos. 1 Fecha El formato debe incluir: ciudad, d a, mes, a o. Ejemplo: Quito, 22 de septiembre de 2017. No se recibir n documentos post fechados. 1 Norma UNE-ISO 15489 GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g.

4 5 de 10 Destinatario Nombre de la persona a quien va dirigida la comunicaci n. Cargo actual del destinatario. Importante: El nombre y cargo debe ser claro, sin tachones ni enmendaduras, caso contrario, no se receptar el documento. En caso de existir dudas sobre los cargos que ostentan los funcionarios del CONSEJO de la JUDICATURA , se puede realizar la consulta en el directorio telef nico que est disponible en la p gina web del CONSEJO de la JUDICATURA o llamar al tel fono 3963600 a las extensiones de balc n de servicios 20317-20371-20001-20350. El asunto, debe escribir brevemente el tema principal contenido dentro del documento. Ejemplo: Solicitud de copias certificadas de la causa N 17203-2014-0123. Contenido del documento a) El documento debe contener los antecedentes, fundamentos y la petici n concreta, detallada de forma clara.

5 B) Debe especificar lo que requiere o solicita, a fin de atender la solicitud de manera gil y oportuna, dentro de los plazos y t rminos que la ley establece. c) Las peticiones o informaci n para conocimiento deben versar sobre asuntos de competencia exclusiva del CONSEJO de la JUDICATURA . d) El usuario podr hacer un alcance a un tr mite ingresado previamente, mediante un nuevo documento haciendo referencia al documento ya ingresado (n mero de tr mite), cuando el caso lo amerite. Notificaciones. Se debe se alar como requisitos indispensables: Casilla judicial y/o electr nica, Correo electr nico, N mero telef nico convencional y/o celular para responder el requerimiento. GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g.

6 6 de 10 Direcci n exacta del remitente Ejemplo 1: Para notificaciones se alo la casilla correo electr nico: o a los tel fonos 3953600 0987654321 Ejemplo 2: Para notificaciones favor hacerlo a: Av. Amazonas N45-234 y las Bromelias Sector Alameda Departamento 101 Tel fono 2223334 0987342367 Remitente En el documento constar n: n mero de c dula de ciudadan a o pasaporte (para extranjeros), nombre completo, direcci n domiciliaria detallada, un n mero de tel fono convencional y/o celular y correo electr nico para la notificaci n de la respuesta. Ejemplo: Atentamente, Alba Torres Zamora 123456899-0 Correo electr nico Av. El Inca N57-14 y 6 de Diciembre, Edificio Lasso, Piso 5 Departamento 52 Tel fonos: 2333444 0987654321 Quito Pichincha La firma debe ser aut grafa completa (no sumilla) con los nombres y apellidos como consta en el c dula o pasaporte, no se aceptar n documentos con firmas escaneadas, copias simples o con firma de facs mil (sello de firma).

7 GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g. 7 de 10 Ejemplo: Firmas Incorrectas Firma Escaneada Firma desde Sello Copia Simple Firma Correcta _____ Torres P rez Jos 1234567890 Si el usuario ingresa un documento firmado electr nicamente, deber entregarlo en un medio magn tico de almacenamiento (cds, dvd, usb, otros) para verificar su autenticidad. 6. ANEXOS Detallar de manera clara los anexos y otro tipo de soportes que se acompa en al documento como son: oficios, procesos, causas, expedientes, medios magn ticos de almacenamiento (cds, dvd, flash memory), planos, grabaciones, documentos originales o copias certificadas, entre otros. Validar que se adjunten los anexos, si estos est n detallados en el documento principal.

8 GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g. 8 de 10 Indicar el n mero de fojas. Ejemplo: Copia Simple de memorando 123-AAA-2014 Adjunto 2 CDS Copias certificadas de la sentencia del juicio N 17203-2014-0123 2 planos 50 fojas como anexo. 7. VENTANILLA DE RECEPCI N DE DOCUMENTOS Atenci n a ciudadanos para la recepci n de requerimientos: Recibir al usuario externo y/o usuario interno con cortes a y amabilidad, y verificar si el documento cumple todos los requisitos que establece esta gu a. El funcionario de ventanilla dentro de su perfil, ingresa la informaci n del usuario en el sistema de gesti n documental para su contestaci n. El sistema de gesti n documental genera la impresi n de una etiqueta adhesiva que se colocar como constancia de recepci n del documento, se colocar en la parte delantera superior sin obstaculizar la lectura del documento, las medidas son 7,6 cm de ancho por 5,1 cm de altura.

9 GUIA PARA INGRESO DE DOCUMENTAC N EN EL CONSEJO DE LA JUDICATURA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCI N DE GESTI N DOCUMENTAL Y ARCHIVO VERSI N 02 SEPTIEMBRE 2017 P g. 9 de 10 La primera etiqueta se adhiere al documento ingresado para su direccionamiento. La segunda impresi n de etiqueta se entrega al usuario como fe de recepci n de su tr mite. Quito 20 de Septiembre del 2017 Oficio: N 123456-DGG-2013 Doctor GUSTAVO JALKH R BEN Presidente del CONSEJO de la JUDICATURA Presente Por medio del presente adjunto el avance de gesti n y mediaci n de las metas fijadas por la Defensor a P blica en el marco de los acuerdos establecidos en el taller Identificaci n de Procesos/ Proyectos con los objetivos del Plan Estrat gico de la Funci n Judicial en la que asistieron funcionarios de la Instituci n.

10 Para notificaciones, por favor hacerlo a la Direcci n: Av. Carlos V y Vicente Ram n Roca, Tel fono 555999, Celular 0996669991 o al casillero judicial 234-3333. Atentamente, Ing. Jaime Alexander Valdez Maldonado Gerente General 180298523-2 Correo electr nico.