Conserver des documents numériques

1 112 Archives g n rales du Royaume et Archives de l tat dans les ProvincesSection Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la s lectionConserver des documents num riquesBrochures de recommandations et de conseilVersion novembre 2013 Conseils techniques et strat gieConserver des documents num riques Conseils techniques et strat gie3 TABLE DES MATI RESINTRODUCTION ..4 A qui s adresse cette brochure ? ..4 Qu y trouverez-vous ? ..4 Votre avis nous int resse ! ..4 Besoin de conseils personnalis s? ..4 COMMENT Conserver CORRECTEMENT DES documents NUM RIQUES ? ..5 LES SP CIFICIT S DE L ENVIRONNEMENT NUM RIQUE ..5 La combinaison gagnante ..5 La rapide obsolescence technologique ..6 Vieillissement des formats : l exemple de Word ..6 Vieillissement des supports d enregistrement et de stockage ..7 Le risque de perte massive d information.

2 8 La brutalit de la perte de l information ..8 UNE STRAT GIE GLOBALE ET CONSTANTE SUR LE LONG TERME ..9 Le choix des supports ad quats ..10 Les 3 familles de supports num riques ..10 Param tres pour le choix du support ..11 Conditions optimales pour la conservation des supports num riques ..17 Conditions environnementales ..17 Le conditionnement des supports ..18 Manipulations ..18 Le choix des formats de fichiers les plus ad quats ..18 1. Ouverture et/ou large diffusion ..19 2. Ind pendance ..19 3. Utilisation des documents ..19 L laboration de copies des fichiers ..20 La veille technologique ..22 Programmer la migration de support au bon moment ..22 Programmer la conversion de format au bon Plan de reprise d activit (disaster recovery plan) ..24 L identification des documents strat giques.

3 24 La gestion sur sites distants ..24 Techniques de sauvegarde des donn es sur le site distant ..24 ARCHIVAGE EXTERNE ET LE CLOUD COMPUTING ..25 BIBLIOGRAPHIE ..254 INTRODUCTIONA qui s adresse cette brochure ?Vous tes un agent d un service public, un collaborateur d un organisme priv ou un citoyen qui cr e et re oit des documents sous forme num rique ? Vous remplissez une des fonctions suivantes : informaticiens, responsables de la s curit informatique, gestionnaires de documents , archivistes, gestionnaires de connaissances, gestionnaires d information, gestionnaires de qualit , auditeurs internes ? Vous tes en poste de responsabilit et vous tes charg d organiser l acc s et l utilisation des documents num riques de vos collaborateurs ? Alors cette brochure contient des principes et des strat gies qui vous seront tr s utiles dans vos activit s y trouverez-vous ?

4 Nous vous proposons une s lection de conseils pratiques pour la gestion et la conservation de votre information num rique. Il s agit essentiellement de conseils de bons sens, de conseils techniques, mais galement de m thodes de travail et de proc dures mettre en uvre pour garantir un acc s permanent et durable aux donn es num riques strat giques de votre vous pr senterons les enjeux de la conservation court, moyen et long terme des documents num riques, qu ils soient de nature professionnelle ou priv e. Nous aborderons les caract ristiques des principaux supports de stockage num rique pour vous permettre d valuer la pertinence de votre strat gie de sauvegarde. Et de mani re plus globale, nous vous dispenserons des conseils qui touchent la gouvernance de l information : tre capable de d velopper une strat gie globale pour votre service qui garantisse la bonne conservation des fichiers informatiques et la continuit de votre activit avec ce type d information.

5 Votre avis nous int resse !Toutes vos remarques et suggestions sont les bienvenues. Veuillez nous les communiquer via l adresse e-mail Besoin de conseils personnalis s?Les Archives de l tat peuvent aussi vous proposer un accompagnement sur mesure. Dans ce cas, veuillez prendre contact avec le service des Archives de l Etat comp tent dans votre r gion. Une liste de contacts est votre disposition sur notre site web : ainsi qu la fin de cette brochure. 5 COMMENT Conserver CORRECTEMENT DES documents NUM RIQUES ?L information se pr sente dans l univers num rique sous forme de donn es rassembl es en fichiers. Conserver l information ne signifie pas uniquement viter la perte ou l effacement des donn es ou les Conserver intactes et int gres. Cela signifie aussi Conserver leur lisibilit , leur intelligibilit et la possibilit de les r utiliser.

6 Un fichier num rique est compos d une succession de bits, ou plus simplement une succession de 0 et de 1. Le terme bit est le r sultat de la contraction de deux mots anglais : binary digit, qui se traduit par chiffre binaire. Sans les moyens de lire et d interpr ter cette succession de 0 et de 1 grav s sur un support de stockage, il est impossible d en comprendre le contenu et la signification. Pour comprendre les moyens n cessaires garantir l int grit , la lisibilit , l intelligibilit et la r utilisation des donn es, il est essentiel de conna tre les sp cificit s de l environnement num succession de 0 et 1 LES SP CIFICIT S DE L ENVIRONNEMENT NUM RIQUELa combinaison gagnanteLa conservation des donn es, leur lisibilit et leur intelligibilit d pendent d une combinaison d l ments techniquesLire et comprendre les donn es d pend:12345 Des machines dont les composants permettent de cr er, traiter, interpr ter, visualiser les donn es au niveau mat riel : processeurs, claviers, crans et qui se pr sentent sous la forme de PC, d ordinateurs portables, de smartphones, de tablettes, etcDes syst mes d exploitation qui permettent aux logiciels de fonctionner sur les machines (Windows, Mac OS, Linux, etc.)

7 Des logiciels qui servent cr er, traiter, interpr ter, visualiser les donn es au niveau logique : logiciels de photographie, de traitement de texte, de calcul, bases de donn es, formats dans lesquels les bits sont combin s pour former des paquets logiques trait s par les logiciels. Ces formats sont indiqu s dans l extension des noms de fichiers : .doc, .docx, .jpg, .pdf, .tiff, .xls, supports pour l enregistrement et le stockage des donn es : disques durs, serveurs, disquettes, cl s USB, bandes magn tiques, pratique, Conserver l information num rique revient Conserver des donn es rassembl es en fichiers, enregistr es sur des supports et dans des formats destin s tre lus et interpr t s par du mat riel et des logiciels. Ces derniers fonctionnent gr ce un syst me d exploitation. Remarque : la d faillance d un seul l ment peut bloquer l acc s aux donn es.

8 Cela peut se produire au niveau de la lecture des donn es ou de leur interpr rapide obsolescence technologique En informatique, la technologie peine traverser l preuve du temps. Les machines deviennent rapidement obsol tes (marketing ou r alit ?) et leur cycle de remplacement sont courts. Il en est de m me pour les autres l ments : supports de stockage, syst mes d exploitation, logiciels et formats de fichiers. De plus, l acc s nos donn es est partiellement conditionn par la bonne sant et la long vit de certaines entreprises. En effet, personne ne peut garantir le succ s ou la faillite de l entreprise laquelle vous avez fait confiance pour votre machine ou pour vos obsolescence cr e un paradoxe temporel entre la dur e de vie de l crit administratif et juridique (qui s tale souvent sur 20 ou 30 ans, voire plus) et la dur e de vie des technologies de l information, qui se renouvellent et voluent bien plus vite.

9 Croire qu il y aura toujours un logiciel capable de lire vos documents est contraire la prudence, voire contraire la r alit . Vieillissement des formats : l exemple de WordPrenons l exemple du traitement de texte MS Word : les versions et les mises jour de ce logiciel ne sont pas forc ment compatibles entre elles. L option de r trocompatibilit des versions est mise au point par la firme qui produit le logiciel. Voici pr sent un petit exercice pratique : essayez d ouvrir un document produit sous Word ou Word 95 avec un pc quip de Word 2007 . Que se passera-t-il ? Un message d erreur vous avertit de l chec de l op ration. Corriger cela n cessitera au minimum de solides connaissances en informatique. Et apr s de multiples manipulations, vous aurez r ussi r cup rer le document sous Word 95, mais pas celui sous Word !

10 Le sch ma suivant propose une vue th orique des limites de lecture de 4 documents produits avec diff rentes versions d un m me logiciel version V1 Mon logiciel version V2 Mon logiciel version V3 Mon logiciel version V4 Mon document format V1 Mon document format V2 Mon document format V3 Mon document format V4 PRODUITSAIT LIREMijn software versie V1 Mijn software versie V2 Mijn software versie V3 Mijn software versie V4 Mijn document formaat V1 Mijn document formaat V2 Mijn document formaat V3 Mijn document formaat V4 PRODUCTLEZEN7 Vieillissement des supports d enregistrement et de stockageLa production d un support de stockage de donn es exc de rarement la d cennie. Le CD-rom qui est sur le march depuis 1984, le DVD depuis 1994 et la bande magn tique 9 pistes qui t utilis e de 1970 2003, font figure de v t rans comme le montrent les 2 tableaux ci-dessous !