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CONSIGLIO NAZIONALE DEL NOTARIATO

CONSIGLIO NAZIONALE DEL NOTARIATO Studio 5-2006/A Condizioni indispensabili per la validit delle procure notarili internazionali Approvato dalla Commissione Affari Europei e Internazionali il 20 ottobre 2006 FINALIT , STRUTTURA E SINTESI DELLO STUDIO Lo studio il frutto di un intenso lavoro di collaborazione in seno alla Commissione affari europea ( ) e nasce dall esigenza, avvertita diffusamente tra i notariati membri, di creare strumenti di diritto comparato che, oltre ad essere scientificamente curati, siano di immediato supporto operativo per l attivit ordinaria degli studi notarili.

CONSIGLIO NAZIONALE DEL NOTARIATO Studio 5-2006/A Condizioni indispensabili per la validità delle procure notarili “internazionali” Approvato dalla Commissione Affari Europei e Internazionali il 20 ottobre 2006

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1 CONSIGLIO NAZIONALE DEL NOTARIATO Studio 5-2006/A Condizioni indispensabili per la validit delle procure notarili internazionali Approvato dalla Commissione Affari Europei e Internazionali il 20 ottobre 2006 FINALIT , STRUTTURA E SINTESI DELLO STUDIO Lo studio il frutto di un intenso lavoro di collaborazione in seno alla Commissione affari europea ( ) e nasce dall esigenza, avvertita diffusamente tra i notariati membri, di creare strumenti di diritto comparato che, oltre ad essere scientificamente curati, siano di immediato supporto operativo per l attivit ordinaria degli studi notarili.

2 Il crescente intensificarsi dei rapporti negoziali tra soggetti appartenenti ad ordinamenti giuridici differenti richiede infatti l approfondimento delle principali linee conduttrici del diritto straniero e dunque anche dei principi che regolano l attivit notarile straniera e la prassi applicativa collegata. Solo il confronto tra i colleghi dei diversi notariati ha consentito di elaborare un questionario condiviso che tenesse conto dell approccio di ciascuno al tema e consentisse quindi risposte adeguate e conseguenti, anche per paesi di common law . Il lavoro si sostanzia in un unico questionario, estremamente sintetico, cui hanno dato risposta le delegazioni dei notariati dei Paesi elencati in seguito, diretto alla individuazione del contenuto minimo sufficiente richiesto perch un procura possa dirsi Notarile , cio dotata di alcuni connotati essenziali che le consentano sia di superare il vaglio di legalit secondo i principi dell ordinamento di origine, sia di essere utilizzata validamente nel Paese di arrivo.

3 La posizione di ciascun NOTARIATO in ordine alla singola questione formale consente cio al notaio : - di verificare se la procura in suo possesso proveniente dall estero sia stata formata nel rispetto dell ordinamento di partenza; - di verificare se la procura che deve redigere, destinata all estero, possa essere utilizzata efficacemente ed accettata dai colleghi stranieri, conoscendo il regime di validit della procura nel Paese in cui destinata ad essere utilizzata; - di assicurare in tal modo un risparmio di costi, la certezza della circolazione e il risultato desiderato. L obiettivo del lavoro quindi essenzialmente di natura pratica e conoscitiva e si pone all interno di un perimetro preciso che merita di essere ben definito: - non concerne i contenuti, gli aspetti giuridici o la forma (diversa per ciascun Paese) delle singole procure richieste per i diversi negozi giuridici da stipularsi; - non affronta l argomento della circolazione del documento in ciascun Paese membro (autenticazione, apostille, traduzione, ecc.)

4 , gi pi volte oggetto di studio, anche all interno della Inoltre, onde evitare eventuali malintesi, facilitare la circolazione del documento e garantire una miglior certezza giuridica allo stesso, si considerato sempre l atto pubblico (o la scrittura privata autenticata) come prototipo di procura, anche nel caso in cui il diritto interno dello Stato in cui viene redatta la procura preveda un assoluta libert di forma, vale a dire quando la forma notarile non sia obbligatoriamente richiesta. Dall esame delle risposte, malgrado le diverse legislazioni, si rileva una notevole omogeneit per quanto concerne i criteri adottati dai Notai e le regole cui devono attenersi durante la redazione di una procura.

5 In particolare, per l identificazione dei soggetti interessati nella stipula di una procura (dominus, procuator e notaio), il principio generale rappresentato dall adozione di modalit che consentano la suddetta identificazione in modo chiaro e preciso, evitando qualsiasi incertezza. E la certificazione pubblica notarile a conferire autorit e forza al documento: il notaio controlla la legalit della procura secondo le norme previste dal proprio diritto interno e accerta l identit personale del soggetto che sottoscrive la procura, la capacit giuridica dello stesso e soprattutto il fatto che il cliente abbia compreso e voluto il contenuto giuridico del documento.

6 Il documento deve parlare da s e garantire che un soggetto, perfettamente identificato e in possesso di sufficiente capacit , abbia espresso in maniera libera la propria determinazione di delegare altri per un determinato atto o per una questione giuridica concreta. Sarebbe quindi opportuno redigere il documento nell ottica della circolazione dello stesso all estero, adottando tecniche tali da assicurare il buon risultato dell operazione, anche se non sono previste come obbligatorie dal diritto interno, preferendo l atto pubblico alla scrittura privata autenticata. In sintesi, le condizioni minime che una procura, destinata a circolare in ambito internazionale, deve rispettare per essere considerata utilizzabile potrebbero, in generale, essere le seguenti: - l identificazione, sotto responsabilit del notaio, dei soggetti della procura; - l identificazione del notaio; - contenere una valutazione del notaio relativa alla capacit legale del soggetto e alla sufficienza dei poteri del mandante della procura; - l attestazione che il notaio si sia accertato dell identit personale del soggetto che sottoscrive la procura.

7 - l attestazione che la procura sia stata sottoscritta in presenza del notaio; - la data della procura; - la sottoscrizione del mandante; - l apposizione del sigillo e la sottoscrizione del notaio. ** QUESTIONARIO A) SOGGETTI RAPPRESENTANTI E RAPPRESENTATI 1) Quali sono i dati personali essenziali per identificare il soggetto, persona fisica, che conferisce la procura: dominus (cognome, nome, data e luogo di nascita, domicilio, , ecc.)? 2) In caso di intervento di rappresentanti di enti/societ , incapaci (minorenni, interdetti, ecc.) o altri soggetti : 3) Quali sono i dati personali essenziali per determinare il rappresentante del soggetto che conferisce la procura (cognome, nome, data e luogo di nascita, domicilio, ecc.

8 ? 4) necessario indicare la fonte del potere di rappresentanza o allegare la relativa documentazione? 5) L apposizione del timbro dell ente o della Societ obbligatoria? 6) Quali sono i dati personali essenziali per identificare il soggetto che riceve la procura: procurator ? 7) Alla procura deve essere allegato un documento d identit ? 8) Il procurator deve obbligatoriamente essere presente all atto e accettare il mandato? 9) I poteri del procurator si estinguono alla morte, incapacit , fallimento, ecc., del dominus ? 10) Qual il mezzo per verificare se una procura stata revocata (distruzione dell originale, annotazione sul documento , notifica al notaio, ecc.

9 ? B) CONTROLLI NOTARILI OBBLIGATORI 1) Il notaio tenuto a controllare la legalit del contenuto della procura? 2) Il notaio tenuto ad accertarsi dell identit del soggetto che sottoscrive la procura? 3) Il notaio tenuto ad accertarsi della capacit di agire del soggetto che sottoscrive la procura? 4) Il notaio tenuto a verificare che il soggetto che sottoscrive la procura non sia incapace o fallito? 5) Il notaio tenuto ad accertarsi dei poteri rappresentativi del soggetto che sottoscrive la procura, quando si tratta di enti, societ , incapaci? 6) Il notaio tenuto a verificare che il contenuto della procura corrisponda a quanto voluto dal dominus e che la volont di quest ultimo sia stata liberamente espressa?

10 C) DOCUMENTO E MENZIONI NOTARILI OBBLIGATORIE 1) Quali dati necessario indicare per l identificazione del notaio che redige la procura? 2) La presenza dei testimoni obbligatoria e, in caso di risposta affermativa, come vengono identificati? 3) L attestazione che il notaio si accertato dell identit del soggetto che ha sottoscritto la procura obbligatoria? 4) L attestazione che il notaio ha verificato la capacit della persona che ha sottoscritto la procura obbligatoria? 5) L attestazione che il notaio ha verificato i poteri di rappresentanza della persona che ha sottoscritto la procura e che tali poteri sono ancora in vigore, quando si tratta di enti, societ , incapaci o altri soggetti, obbligatoria?


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