CProc Control Registros - fonaturconstructora.gob.mx

1 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad Noviembre, 2004 PROCEDIMIENTO PARA EL Control DE Registros 2 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad N D I C E P GINA 1. OBJETIVOS 3 2. LINEAMI ENT OS GENERAL ES 4 3. VOCABULARIO 4 4. PROCEDIMIENTO PARA EL Control DE Registros 5 5. FLUJOGRAMA 6 6. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 7 7. ANEX O 1 : T ABL A DE CO DI FICACI N 9 8. ANEX O 2 : CL AV ES P ARA DISP OSI CI N FI NAL DE REGIS TROS 9 9. FIRM AS DE AUTO RI ZACI N 10 3 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad 1. OBJETIVOS Establecer los lineamientos para la identificaci n de los formatos a utilizar en FONATUR-BMO en la aplicaci n del Sistema de Gesti n de la Calidad (SGC).

2 Establecer los lineamientos para controlar los Registros emitidos a partir de la aplicaci n del SGC en FONATUR-BMO. Asegurar que los Registros emitidos a partir de la aplicaci n del SGC sean mantenidos de forma adecuada evitando su p rdida o da o durante su per odo de conservaci n, asegurando la identificaci n de ste. Asegurar que los Registros ser n recuperables para su consulta o utilizaci n evitando la perdida de informaci n. 2. LINEAMI ENT OS GENERAL ES a) Se considera registro cualquier documento que contenga informaci n referente a la aplicaci n, cumplimiento o revisi n de las actividades normadas por el SGC. b) Los Registros pueden estar contenidos en medios electr nicos o impresos, de acuerdo a su naturaleza y campo de aplicaci n. c) Los nuevos formatos emitidos por FONATUR-BMO deber n contar con una clave de identificaci n, en el caso de formatos existentes estos podr n o no contar con clave de identificaci n, en caso de que no cuenten con clave se utilizar el c digo de identificaci n S/C.

3 Para formatos y Registros de origen externo o aquellos modelos base sin formato, se utilizar la clave del emisor o en su defecto el c digo de identificaci n S/C. d) Los Gerentes Generales de sucursales y Gerentes de API s o su Representante deber n identificar los formatos utilizados en sus respectivas reas utilizando la Matriz de Registros , en la cual se plasmar el nombre del formato, su clave y las personas autorizadas para emitir, revisar, consultar y archivar los Registros adem s de su disposici n o destino final terminado el periodo m nimo de retenci n de un a o. 4 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad e) Todos los Registros deben contar con la fecha de emisi n y la persona encargada de su revisi n. Los Registros deber n mantenerse de forma adecuada y resguardados para evitar su da o, p rdida o alteraci n durante el per odo de tiempo en que son almacenados.

4 F) El responsable del rea emisora de cada documento, deber entregar a los Subdirectores y/o Gerentes Generales los archivos electr nicos conteniendo los formatos actualizados a utilizar para el registro de las actividades durante el periodo de difusi n de los documentos de los cuales surgen estos formatos. g) Las personas responsables de mantener los Registros y usuarios deber n cuidar que stos se encuentren en orden, debidamente protegidos y resguardados. h) La codificaci n a utilizar para la elaboraci n de formatos se encuentra descrita en la tabla del anexo 1. i) El periodo de retenci n para los Registros bajo los lineamientos del sistema de gesti n de la calidad, es de 1 a o, pasado este tiempo los Registros que as lo requieran por ley o disposici n del cliente deber n ser mantenidos por el rea emisora de acuerdo a los lineamientos internos del rea.

5 Pasado el periodo de retenci n de 1 a o, los Registros dejan de ser validos para el SGC. 3. VOCABULARIO a) Formato: Los formatos son aquellos documentos en los cuales se registrar n las actividades desarrolladas dentro de FONATUR-BMO. Estos formatos podr n ser dictados por FONATUR-BMO o por otras organizaciones. En el caso de formatos propios, estos surgen de las normativas, lineamientos y procedimientos que rigen la operaci n y que son autorizados por el Comit de Normatividad. b) Registros : Es aquel documento que contiene informaci n de cumplimiento con los requisitos establecidos en las normas, lineamientos y procedimientos que rigen las actividades en FONATUR-BMO de c) Disposici n: Acci n a realizar terminado el periodo de retenci n.

6 5 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad 4. PROCEDIMIENTO PARA EL Control DE Registros RESPONSABLE NO. OPERACI N REGISTRO Subdirector y/o Gerentes Generales o su Representante 1 Identifican los formatos a utilizar en el rea a su cargo, incluyendo aquellos formatos de origen externo que por su naturaleza deber n ser controlados. M a tri z de Regi stro s 2 Identifica la distribuci n que deben tener los formatos identificados en el paso 1, las funciones que emiten, revisan, archivan y/o consultan los Registros emitidos a partir de los formatos y la disposici n de los mismos terminado el tiempo de resguardo de 1 a o.

7 M a tri z de Regi stro s 3 Llena con la informaci n recabada la Matriz de Registros . En el caso de Sucursales y API s, los Gerentes Generales de estas informar n al Coordinador del Programa de Calidad sobre la distribuci n de los formatos en cada rea para su conocimiento mediante correo electr nico. M a tri z de Regi stro s 4 Entregan los formatos actualizados y retiran los obsoletos al personal a su cargo para el desempe o de sus actividades de acuerdo a lo establecido por la Matriz de Registros . M a tri z de Regi stro s Usuarios de Formatos 5 E mi ten l o s re gi stro s, cu i d an do de e stab le ce r l a fecha en que son emitidos y la firma del emisor y/o revi sor del regi stro.

8 6 Resguardan los Registros de forma tal que se evite su p rdida o da o durante el per odo de retenci n establecido. Para los Registros contenidos en medios electr nicos, el usuario deber efectuar un respaldo en CD semestralmente. Archivos, Carpetas f sicas y/o electr nicas, A n aq ue le s, e ct. Subdirector y/o Gerente General y Coordinaci n del Programa de Cali dad 7 En las auditor as internas de calidad se verifica que las personas encargadas de utilizar y resguardar los Registros los mantengan de forma adecuada y estos est n completos. Lista de verificaci n de la Auditor a Interna de Cali dad. FIN DEL PROCEDIMIENTO 6 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad 5.

9 FLUJOGRAMA Subdirector y/o Gte. Gral. Usuarios de Formatos Inicio Ide ntifica For mat os 1 Emite Matriz de Registros 3 Ide ntifica Infor maci n Gen eral 2 Verifica Existencia de For mat os 4 Verifica R esg uar do de Registros 7 R esg uar da n Registros 6 Emiten Registros 5 Fin 7 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad 6. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Area:TitularFe ch a de E mi si nP gina __ de __Gerencia GeneralF-DG -GC- eResponsablesMATRI Z DE REGISTROSN ombre del Regist roDisposici nEmite Interno o Recibe Externo (E)Ar ch i va (A )Revisa (R) Consulta ( C) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8 FONATUR-BMO, DE Direcci n G enera l Coordina ci n del P rograma de Cali dad Matriz de Registros 1. rea: Se especifica el rea a la que pertenece la Matriz de Registros .

10 Pueden ser las reas del Corporativo, las Sucursales o las Administraciones Portuarias y/o sus respectivas gerencias o departamentos. 2. Titular : Se especifica el nombre del titular de la Matriz de Registros . 3. Fecha: Se especifica la fecha de emisi n de la Matriz de Registros . 4. No. Se establece un n mero consecutivo de los formatos. 5. Nombre del Registro: Se registra el nombre de cada uno de los formatos a controlar en el rea a la cual pertenece la Matriz de Registros . 6. Clave : Se especifica la clave del formato de acuerdo a la impresa en el formato. 7. Disposici n : Se establece la disposici n del registro al t rmino del periodo de retenci n establecido por el SGC. Las claves a utilizar para definir la disposici n se encuentran definidas en el Anexo 1 Tabla de Codificaci n.