Cursogramas - FACSO-UNSJ

1 Sistemas de Informaci n III Lic. Mar a Josefina Castilla 1 Cursogramas Introducci n El an lisis y dise o de sistemas de informaci n es un proceso por el cual se investigan los siste-mas actuales de la organizaci n con el fin de detectar necesidades y proponer sistemas mejores. Un sistema de informaci n es un sistema que procesa datos, en forma manual o computarizada, para obtener informaci n. Los componentes de un sistema de informaci n son personas, datos, formularios, m quinas, procedimientos, controles, etc. Para poder detectar las necesidades actuales, es necesario conocer los distintos componentes del sistema para lo cual se utiliza el relevamiento de informaci n.

2 Para facilitar el relevamiento se dispone de herramientas que son diferentes para procesos manuales y computarizados. Las he-rramientas que se utilizan son importantes durante la etapa de relevamiento de informaci n y tambi n se utilizan en la etapa de dise o cuando se necesite describir claramente el nuevo siste-ma. Entre esas herramientas se encuentran los Cursogramas que nos permitir n mostrar gr ficamente procedimientos manuales. Cursogramas Un cursograma permite representar gr ficamente procedimientos administrativos. Constituyen instrumentos importantes para la visualizaci n global y esquem tica del conjunto de tareas administrativas.

3 A trav s de los Cursogramas se puede determinar si la descripci n del procedimiento es comple-ta, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos m s eficientes. Informaci n que brindan Los Cursogramas permiten conocer: Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organizaci n como fuera de ella que participan en el procedimiento. Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.

4 Formularios y soportes de informaci n involucrados en el procedimiento: cu ntos for-mularios se emiten cada vez, c mo se distribuyen y hacia d nde se dirigen. Distintos cursos de acci n posible dentro del procedimiento. C mo se ordenan los archivos y de qu tipo son. Antecedentes de los Cursogramas Antes de la aparici n de los Cursogramas se utilizaban los diagramas sin pticos y anal ticos para graficar los procedimientos administrativos. Estos diagramas surgieron para describir en forma gr fica procedimientos fabriles, raz n por la cual podr advertirse que la simbolog a utilizada no era suficiente para mostrar aspectos importantes en los procedimientos administrativos.

5 De todas Sistemas de Informaci n III Lic. Mar a Josefina Castilla 2maneras resultaron una herramienta de utilidad para representar gr ficamente procedimientos ac-tuales y las mejoras propuestas. Diagrama sin ptico El nombre es cursograma sin ptico pero lo llamaremos diagrama para diferenciarlo de los Cursogramas . El diagrama sin ptico presenta un cuadro general de c mo se suceden las principales opera-ciones e inspecciones. Muestra la secuencia cronol gica de todas las operaciones y las inspecciones que se realizan para comprobar los resultados de esas operaciones.

6 Utiliza nicamente los s mbolos de operaci n y de inspecci n. S mbolo Denominaci n Descripci n Operaci n Indica que se altera el estado de un elemento con el que se est trabajando. En procedimientos adminis-trativos, brindar informaci n, emitir un formulario, etc. Inspecci n Indica verificar calidad y cantidad conforme a espe-cificaciones preestablecidas. Diagrama anal tico El nombre es cursograma anal tico pero lo llamaremos diagrama anal tico para diferenciarlo de los Cursogramas . Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento se alando todos los hechos sujetos a examen mediante el s mbolo correspondiente.

7 Los s mbolos que utiliza son los siguientes: S mbolo Denominaci n Descripci n Operaci n Indica que se altera el estado de un elemento con el que se est trabajando. En procedimientos administrativos, brindar informaci n, emitir un formulario, etc. Inspecci n Indica que se verifica la calidad, la cantidad o ambas conforme a especificaciones preestableci-das. Transporte Indica el traslado f sico de los trabajadores, ma-teriales y equipo de un lugar a otro. En procedi-mientos administrativos el traslado de un formu-lario.

8 Sistemas de Informaci n III Lic. Mar a Josefina Castilla 3S mbolo Denominaci n Descripci n Espera Indica que hay un elemento dado detenido espe-rando a que se produzca un acontecimiento de-terminado. Periodo de tiempo en el que se regis-tra inactividad ya sea en los trabajadores, mate-riales o equipo Almacenamiento Indica dep sito de un objeto bajo vigilancia en un almac n seg n un criterio determinado de clasificaci n. Las formas de graficaci n de estos diagramas son: a) Utilizar ramales que representan las distintas unidades.

9 A la informaci n que dan de por s los s mbolos y su sucesi n se a ade paralelamente una breve nota junto al s mbolo seg n su naturaleza. Tambi n pueden colocarse n meros dentro de los s mbolos para ser referenciados a la derecha del diagrama. Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Referencias 1 2 3 - b) Un esquema sencillo como el siguiente: CURSOGRAMA ANALITICO DE PROCESO Proceso: M todo: Actual/Propuesto S mbolo Actividad Distancia (metros) Tiempo Almac n Emite Solicitud de Compras por duplicado Env a original a Compras Archiva el duplicado por fecha 115 5 10 min.

10 5 56789101112134 Sistemas de Informaci n III Lic. Mar a Josefina Castilla 4S mbolo Actividad Distancia (metros) TiempoCompras Consulta el fichero de Proveedores Emite Pedido de Cotizaci n por duplicado Archiva el duplicado del Pedido de Cotizaci n y el original de la Solicitud de Compras por n mero de So-licitud ----------------------------------- 2 2 3 10 min. Total127 45 min. c) Cuando se usan regularmente diagramas anal ticos, resulta m s pr ctico emplear hojas im-presas como la que sigue.