Dématérialisation des factures et gestion FINANCE ...

1 FINANCE & COMPTABILIT Simplifier et homog n iser les activit s administratives et financi res Face aux volumes croissants de donn es traiter, facturation lectronique et d mat rialisation fiscale s inscriventdans la recherche constante de gains de temps pour les entreprises. L int gration manuelle de ces donn es,financi res et comptables, monopolise les services ad-hoc en les loignant de leur c ur de m tier, et est sourcede risques d erreurs possibles de saisie et les litiges qui en sont la cons quence. D mat rialiser le traitement des factures recouvre d vidents b n fices pour l entreprise car cela permet Automatiser les processus de facturation, Eliminer les impressions papier, Diminuer le co t de traitement des factures et les frais de relance, Am liorer la tra abilit comptable, Mieux ma triser les d lais de paiement, Acc l rer et facilit la validation des factures (avant envoi chez le fournisseur et paiement chez le client)

2 , Optimiser la gestion de tr , la d mat rialisation reste encore marginale et repr sente seulement 5% des factures trait es enEurope . Mais les conomies occasionn es par sa mise en place veillent l int r t des chefs d entreprise (voir quation conomique ).Bon savoir : d mat rialisation lectronique ou de gestion (dite simple) et d mat rialisation fiscalesont deux choses diff rence tient la valeur de la preuve. Dans le premier cas, si l change des l ments s op re par voie lectronique (le plus souvent en mode Echange Electronique de Donn es [EDI]*), la preuve juridique reste la fac-ture papier.

3 L objectif est de fluidifier les processus entre les diff rents acteurs (clients, fournisseurs) mais le trai-tement fiscal et juridique de la transaction reste inchang . Dans le cas de la d mat rialisation fiscale, le document lectronique transmis a une valeur de preuve. Ce traitement est r alis dans un cadre juridique pr cis et l changes'effectue sous contr le de mentions l gales, les fichiers concern s tant norm s. Le l gislateur reconna t une va-leur probante deux types de factures : la facture texte ou image (apparence identique une facture papier) dans un format nonmodifiable (type PDF), avec signature lectronique*, la facture de donn es structur es (fichier informatique), directement int gr e dans le syst meinformatique du destinataire.

4 Elle est assimil e la facture facture lectronique doit tre archiv e, quelle que soit sa forme, chez le client comme chez le conomique : de 50 75 % d conomie par rapport un traitement papierLe co t de traitement d une facture d pend de plusieurs crit res. On admet que pour une facture entrante (chezle client qui la re oit), il oscille entre 14 et 20 , et que pour une facture sortante (chez le fournisseur qui l envoie),il est compris entre 5 et 10 . Ces co ts, unitaires, peuvent parfois d passer 100 pour des factures demandantun contr le tr s pr cis.

5 >>14D mat rialisation des factures et gestioncomptable et financi reFiches praTIC usage des dirigeants d entreprises 2011 Fiche N 5 Mouvementdes Entreprises de FranceMEDEFFINANCE & COMPTABILIT Pour ce qui est de la facture lectronique, le co t est de 40 45 centimes d euro. Les tarifications laconsommation ou unit d uvre peuvent pr senter des avantages pour les PME et permettent d ajuster lesco ts par rapport au chiffre d apr s une statistique publi e dans une tude de l IDC, les services comptables consacrent 30 % de leur temps la saisie manuelle des factures fournisseurs.

6 La plupart des tudes montrent que la d mat rialisation desfactures repr sente une conomie de l ordre de 50 75% par rapport un traitement papier, et r duit letemps de traitement d environ 30%.Mise en uvreLe cahier des charges d un projet de d mat rialisation de factures doit tenir compte de plusieurs crit res : le nombre de factures re ues (en global et ventil par fournisseur), le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou de services, le circuit de validation des factures (visa, bon payer, rapprochement ventuel avec desengagements de commande, etc.)

7 , le mode de classement et la gestion de l'archivage physique des factures papier, l'outil comptable dont l entreprise dispose (ERP, logiciel), l'existence ou non d'un workflow (processus internes de traitement des factures fournisseurs), l'organisation entre la comptabilit et les services utilisateurs (multi-site, relance, gestion deslitiges, etc.), le mode de gestion des commandes et des notes de plan d'accompagnement pr voyant d adapter l'organisation et de former les diff rents utilisateurs auxnouveaux outils, doit tre pr motEDI (Echange Electronique de Donn es) : change standardis de donn es (mandats, paiements, factures , etc.)

8 ,d'ordinateur ordinateur, entre l entreprise, ses clients et ses (Lecture Automatique de Documents): technologies permettant de segmenter et d'extraire, parreconnaissance optique de caract res, des textes sur des documents num ris (Reconnaissance Optique de Caract res): technologie permettant, l aide d un logiciel, de lire, d diter et/oude stocker automatiquement du texte dactylographi , imprim ou manuscrit, sans le lectronique: m canisme permettant d'authentifier l'auteur d'un document lectronique et de garantirson int grit.

9 Aller plus loinGuide pratique du GS1 : La facture d mat rialis e : mes premiers pas mat rialisation des factures et gestion comptable et financi re>>>15>>>>>>TraitementcourrierSaisieVal idationPaiementArchivageGestiondes litiges10,9 1,4 5,4 2,8 1,5 1,8 23456La d composition des co ts moyens aux diff rentes tapes du traitementSource : Arthur D. Little pour Deskmond/Post@xessFiches praTIC usage des dirigeants d entreprises 2011 Fiche N 5 Mouvementdes Entreprises de FranceMEDEF