Diffuser la culture du mode projet ... - Fonction publique

1 CADRES DE LAFONCTION PUBLIQUED iffuser la culture du mode projet dans la Fonction publique DITION2019 Diffuser LA culture DU MODE projet DANS LA Fonction publique / 3 /SOMMAIRE DITORIAL 5 LA GESTION DE projet : RAPPEL DES FONDAMENTAUX 7 FOCUS 1 : UN OBJECTIF CLAIR ET CADR 9 FOCUS 2 : UNE QUIPE D DI E ET UNE GOUVERNANCE ADAPT E 11 FOCUS 3 : UN CALENDRIER PR CIS 14 COMMENT FAVORISER LA culture projet ? 16 MOBILISER LES COMP TENCES 17 MOTIVER L QUIPE 21 METTRE EN PLACE UN MANAGEMENT SOUPLE ET R ACTIF 25 INSTALLER UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL FAVORISANT LA TRANSVERSALIT 29 VALUER ET RECONNAITRE 33 ATTEINDRE L OBJECTIF ET CAPITALISER 37 RETOURS D EXP RIENCE

2 40 EXEMPLE 1 : METTRE EN PLACE UN PILOTAGE PAR projet LA DGE 41 EXEMPLE 2 : FAVORISER UN MANAGEMENT PARTICIPATIF LA CPAM DES YVELINES 43 EXEMPLE 3 : D VELOPPER LA GESTION EN MODE projet AUX HOPITAUX DE SAINT-LO ET DE COUTANCES 45 Diffuser LA culture DU MODE projet DANS LA Fonction publique / 5 / DITORIALNous vivons une p riode anim e par les transformations et par les fortes attentes exprim es par les citoyens et les usagers en mati re d volution et de r activit des services publics. Pour conduire les r formes et r pondre ces attentes, le temps n cessaire pour traduire l impulsion politique en r sultats observables doit tre aussi court que possible.

3 Les chantiers doivent tre conduits dans des d lais particuli rement contraints autour de nouvelles th matiques qui naissent l intersection de plusieurs domaines. Leur mise en uvre n cessite de mobiliser des organisations capables de combiner souplesse, agilit et r activit . La circulaire du 5 juin 2019 relative la transformation des administrations centrales et aux nouvelles organisations du travail rappelle la n cessit de faire voluer le fonctionnement des administrations centrales pour les mettre en capacit de s adapter plus rapidement aux priorit s des plans de transformation minist riels. L volution des organigrammes, la nomination d experts, la r duction du nombre d chelons hi rarchiques ou la mobilisation rapide de ressources sur les missions prioritaires apparaissent comme des leviers que les administrations sont invit es mobiliser.

4 Ces nouvelles modalit s de travail sont en cours de d ploiement. Certains services sont d j en train de renforcer le travail en mode projet . Ce mouvement s observe tout niveau dans l ensemble de la Fonction premiers retours d exp rience montrent cependant que le succ s d une telle transition suppose des changements d envergure. La mobilisation des bonnes comp tences, sur la bonne mission, au bon moment, n est possible que si toute l organisation s est adapt e pour adopter une nouvelle culture , une culture du projet . Ce basculement vers la culture projet a pour pr alable la conduite de nombreux chantiers en mati re de ressources humaines, li s notamment la gestion des comp tences, au recrutement ou la reconnaissance de l engagement et des r sultats.

5 C est ce titre que la DGAFP se mobilise pour accompagner cette r forme et permettre toutes les administrations de disposer des outils adapt s pour conduire leurs pr sent guide Diffuser la culture du mode projet dans la Fonction publique s inscrit dans cette d marche et propose des retours sur les exp riences d j conduites. Il rappelle d une part les fondamentaux du mode projet et d autre part les caract ristiques d velopper pour favoriser la culture projet en mettant en relief les questions, notamment en termes RH, auxquelles se trouvent confront s les acteurs et les r ponses qui leur sont apport es. Il est destin tous les managers publics qui souhaitent mettre en place un environ-nement permettant d utiliser le mode projet avec succ s.

6 Il a vocation s enrichir en Fonction des retours d exp rience et des commentaires des lecteurs qui s en Le GoffDirecteur g n ral de l administration et de la Fonction publique Diffuser LA culture DU MODE projet DANS LA Fonction publique / 7 / FOCUS 1 : UN OBJECTIF CLAIR ET CADR FOCUS 2 : UNE QUIPE D DI E ET UNE GOUVERNANCE ADAPT E FOCUS 3 : UN CALENDRIER PR CISLA GESTION DE projet : RAPPEL DES FONDAMENTAUXLA GESTION DE projet : RAPPEL DES FONDAMENTAUX/ 8 / Diffuser LA culture DU MODE projet DANS LA Fonction publique Lorsque l on se questionne sur la gestion de projet , la documentation est vari e: guides, outils, m thodologies, cours, r flexions et tudes acad miques, permettent la personne int ress e d int grer les m thodes de gestion de projet et d appr hender la diversit des outils propos s D s lors, ce ne sont pas les aspects outillages et m thodologiques qui nous int ressent dans cette premi re partie mais les fondamentaux qui d finissent le projet et qui structurent la r flexion En effet, initialement r serv des projets d ampleur et de grande complexit , notamment dans le BTP et dans les SI, le projet s est diffus progressivement dans des domaines d activit s vari s, notamment dans la sph re publique1 Consolidant les diff rentes d finitions2 du concept de projet .

7 Il se d finit par les termes suivants : Processus unique : le projet couvre un besoin ponctuel et sp cifique dans un contexte donn Cela implique de distinguer entre les activit s non r currentes (celles d un projet ) et les activit s r currentes (par exemple, celles de gestion) mis en uvre en vue d atteindre un objectif pr cis qui suppose de coordonner et de maitriser des activit s diff rentes : le projet se d veloppe au croisement de plusieurs m tiers Cela suppose une coordination des acteurs et un pilotage En mobilisant des ressources vari es : il suppose de mobiliser les moyens la fois mat riels et humains adapt s l objectif recherch R alis dans un d lai donn : le projet est limit dans le temps avec des dates de d but et de fin Ainsi, l organisation en projet r unit une quipe multi m tiers autour d un projet avec des objectifs pr cis et une dur e de vie bien sp cifi e A la diff rence d une activit de gestion, le projet garde un caract re unique et non reproductible 1.

8 Article d Acteurs publics du 2 f vrier 2017 : Le mode projet dans la Fonction publique , a marche ! 2. Afnor X50 115 Un projet est un ensemble d activit s coordonn es et ma tris es comportant des dates de d but et de fin, entrepris le but d atteindre un objectif conforme des exigences sp cifiques. ISO 10006 Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d activit s coordonn es et ma tris es comportant des dates de d but et de fin, entrepris dans le but d atteindre un objectif conforme des exigences sp cifiques telles que des contraintes de d lais, de co ts et de ressources. LA GESTION DE projet : RAPPEL DES FONDAMENTAUXDIFFUSER LA culture DU MODE projet DANS LA Fonction publique / 9 /FOCUS 1.

9 UN OBJECTIF CLAIR ET CADR Pour d terminer, clarifier et formaliser l objectif poursuivi par tout projet , une phase pr alable, dite de cadrage , s av re n cessaire Elle permet de clarifier le but atteindre et de pr -identifier les actions mettre en place et les ressources mobiliser Cette phase implique des travaux de collecte d informations, de confrontation et de r flexion L objectif du projet , m me s il r sulte d une commande clairement formul e, devra pour prendre corps, tre challeng et d clin en le confrontant aux besoins des utilisateurs afin de garantir sa viabilit Des techniques favorisant la co-construction pourront tre utilis es (comme la pens e design3) pour associer les diff rents acteurs ce cadrage et garantir la convergence entre l objectif du projet et les attentes exprim es 3.

10 Voir le guide Oser l innovation RH : Concevoir et animer un atelier de travail avec ses collaborateurs POUR ALLER PLUS LOIN DESIGN THINKING La pens e design est une approche qui facilite la co construction : elle est mise en uvre au cours d ateliers auxquels participent les principaux acteurs du projet (utilisateurs, chefs de projet , etc ) Ces ateliers collaboratifs ont pour objectif de construire la solution et d aboutir des prototypes qui pourront alimenter un cahier des charges, le tout en tr s peu de temps (1 ou 2 ateliers d une journ e suffisent) L int r t de la d marche est de mettre l utilisateur final au c ur du dispositif d s la phase de r flexion, de proposer des outils permettant de favoriser la cr ativit tout en privil giant le bon sens, et enfin, d arriver rapidement un prototype qui facilitera l laboration du cahier des charges La d marche Design Thinking intervient pendant la phase de cadrage du projet , en amont de la cr ation du cahier des charges Elle permet de r pondre aux questions suivantes : Quel(s) service(s) faut il offrir ?