DPACI RES 2009 018-1 - FranceArchives

1 Paris, le 28 ao t 2009La directrice des archives de FranceLe directeur g n ral des collectivit s territoriales Madame et Messieurs les pr fets de r gionMesdames et Messieurs les pr fets de d partementInstruction DAF/ DPACI /RES/ 2009 /018 Objet:Tri et conservation des archives produites par les services communs l ensembledes collectivit s territoriales (communes, d partements et r gions) et f rences:1. Code du Code g n ral des collectivit s D cret n 79-1037 du 3 d cembre 1979 modifi relatif la comp tence desservices d archives publics et la coop ration entre les administrations pour lacollecte, la conservation et la communication des archives modifi s :1. Note AD/5018 du 25 mai 1994 du directeur des Archives de France relativeaux r gles de fonctionnement des salles de Circulaire AD 93-1 - NOR INT/B/93/00190/C du 11 ao t 1993 du directeurg n ral des Archives de France et du directeur g n ral des collectivit slocales : instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales,des documents post rieurs 1982 produits par les services et tablissementspublics des communes.

2 Les parties 1. Administration communale ;3. Personnel communal ; 5. Biens communaux ; 6. Finances communales sontabrog trouver ci-joint l instruction cit e en objet. Nous vous remercionsd en assurer la plus large diffusion aupr s des collectivit s territoriales et structuresintercommunales de votre d directrice des archives de France Le directeur g n ral des collectivit s locales Martine de BOISDEFFRE Edward JOSSA- 3 -0. N CESSIT D UNE NOUVELLE Pour les communesL instruction de tri du 11 ao t 19931 prenait en compte les transferts de comp tences issus de lapremi re vague de d centralisation de 19822. Depuis lors, non seulement une nouvelle vague ded centralisation3 a conf r aux communes de nouveaux pouvoirs, notamment en mati re d urbanisme,qui donnent lieu des documents volumineux et non pris en compte par l instruction de 1993, mais lesm thodes de travail et d organisation des collectivit s ont t largement modifi es, ce qui n est passans cons quence sur la production archivistique des pour couvrir les nouvelles comp tences des communes que pour tenir compte de nouveauxchamps d action cr s par l volution des techniques et des m thodes de travail d veloppement del informatique.

3 G n ralisation des m thodes et outils de contr le de gestion il tait n cessaire derefondre le texte de 1993, insuffisant pour traiter les documents Pour les autres collectivit s et les structures intercommunalesLa France est pass e, en quelques ann es, une organisation largement d centralis e, inscrite dans laConstitution, qui donne aux collectivit s des responsabilit s longtemps exerc es directement parl tat. Les r gions et les d partements, de m me que les EPCI qui exercent par d l gation descommunes membres certaines comp tences conf r es par la loi aux communes, sont des producteursd archives de plus en plus nombreuses, volumineuses, vari es.

4 L aussi, le besoin d outils de gestiondes archives est devenu aigu. l origine, le projet consistait refondre, en l adaptant la situation actuelle, l instruction de tri desarchives communales mentionn e ci-dessus ; celle-ci aurait naturellement pu tre largement utilis epour les archives des EPCI puisque ceux-ci exercent les m mes comp tences, et donc produisent lesm mes types d archives. Consid rant, au fil du travail d laboration de ce nouveau texte, que lesautres collectivit s d partements et r gions avaient galement de pressants besoins d instruction des lection, et que certaines fonctions, notamment de soutien, taient de fait exerc es par toutes lescollectivit s, il est apparu opportun d adopter une autre pr M THODE DE TRAVAIL ADOPT ELes collectivit s territoriales et leurs groupements ont t appr hend s de mani re globale.

5 Lesactivit s communes d une part fonctions administratives, de soutien et fonctions propres de l diff rents types d activit s pourront donner lieu autant de tomes diff rents d une collection unique : ainsi, le pr sent tome, le premier, rassemble les documents produits dans le cadre desfonctions communes aux diff rentes collectivit s ; le deuxi me traitera des documents produits dans lecadre des fonctions sp cifiques aux les diff rentes collectivit s ont des comp tences obligatoires sp cifiques attribu es par la loi,certaines d entre elles choisissent d intervenir dans des domaines o elles n ont aucune obligation. Encons quence, certaines fonctions font l objet de documents produits par plusieurs types decollectivit s, voire toutes.

6 Ainsi, la culture, le tourisme, l conomie, par exemple, peuvent faire l objetd actions incitatives et de v ritables politiques labor es et mises en uvre par les communes, les 1 Circulaire AD 93-1 - NOR INT/B/93/00190/C du 11 ao t 1993 du directeur g n ral des Archives de France etdu directeur g n ral des collectivit s locales : instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales,des documents post rieurs 1982 produits par les services et tablissements publics des Loi n 82-213 du 2 mars 1982 relative aux droits et libert s des communes, des d partements et des r Loi n 2004-809 du 13 ao t 2004 relative aux libert s et responsabilit s des collectivit s territoriales Tome 1.

7 Activit s communes et fonctionnelles_____- 4 -groupements de communes, les d partements et les r gions, alors que, par exemple, seules les r gionsont des comp tences conomiques choix retenu pour ce tome a t de ne prendre en compte que les fonctions de soutien et cellesd coulant du fonctionnement de l assembl e de la collectivit ou du groupement : ce sont les fonctionsque l on trouve de fa on certaine dans toutes les collectivit s et qui donnent lieu une productiondocumentaire comparable en qualit , sinon en quantit , d une collectivit l fonctions propres aux d partements et aux r gions pourront faire ult rieurement l objet de tomessp cifiques chacune de ces cat gories de collectivit l instruction de 1993, le d lai de libre communication aux tiers des diff rents types dedocuments recens s dans la pr sente instruction ne figure pas.

8 En effet, la loi sur les archives du 15juillet 2008 a modifi le code du patrimoine, en posant le principe de la communicabilit de plein droitdes archives publiques (art. L. 213-1), sous r serve de d lais sp ciaux applicables aux documents dontla communication serait susceptible de porter atteinte aux secrets que la loi entend prot ger ( 213-2). La d signation d une typologie documentaire ne permettant pas d en d terminer coup s rle contenu un m me type de dossier pouvant tre compos diff remment selon la collectivit qui enest l origine il est apparu plus prudent de ne pas donner d indication relative la communicabilit .L appr ciation de l archiviste, qui d coule de l examen des documents concern s, reste en la mati repr pond UTILISATION DE L Champ d application et objectifsLa pr sente instruction est valable quel que soit le support des documents (papier ou lectronique) : leservice d archives doit tre associ , comme l est le service informatique de la collectivit , laconception de tout syst me devant faire l objet d un archivage lectronique.

9 Celui-ci n cessite en effetl adoption de formats, de sp cifications techniques, de modalit s d export et la compilation de m ta-donn es dont l exp rience a largement montr qu ils n taient r alisables que s ils taient pris encompte au moment de la conception du syst pr sente instruction ne pr tend aucunement d finir de mani re exhaustive, pour chaque action priseen compte, l ensemble des typologies documentaires possibles. Les pratiques administratives, leprincipe de libre administration des collectivit s, la libert de choix de la plupart des formesdocumentaires laiss es aux administrateurs, rendent illusoire l tablissement d une liste exhaustive detypes documentaires.

10 La pr sente instruction offre cependant un tr s large panorama des activit spratiqu es par les collectivit s, de sorte qu il est possible de trouver un document proche si celuirecherch n est pas mentionn . Cette analogie sera fond e sur l objet du document, l action dans lecadre de laquelle il a t produit, l agent qui a accompli cette action (diff rence entre le document re upour information et celui re u pour action), le cadre juridique dans lequel il est produit, particulier, certains types de documents ne d coulant pas proprement parler d une action maisplut t d un mode d organisation du travail (les chronos, les organigrammes, les comptes rendus der union, les notes, ordres et instructions de service, etc.)