DU CORRESPONDANT INFORMATIQUE ET LIBERTES - cnil.fr

1 DU CORRESPONDANT INFORMATIQUE ET LIBERTES dition 20111 SommaireAvAnt-propospage 2 Fiche n 1 - les 6 bonnes raisons de d signer un CILpage 3 Fiche n 2 - les services disposition du CILpage 4 Fiche n 3 - le profil du correspondantpage 6 Fiche n 4 - le statut du correspondantpage 9 Fiche n 5 - les principales missions du CILpage 10 Fiche n 6 - les modalit s de d signation du CILpage 12 Fiche n 7 - le choix du CIL externepage 14 Fiche n 8 - la prise de fonction du correspondantpage 16 Fiche n 9 - la liste des traitements du CIL ou registre page 18 Fiche n 10 - le CIL et les formalit s pr alablespage 22 Fiche n 11 - le bilan de l action du CILpage 24 Fiche n 12 - l instruction des demandes de droit d acc s et de rectificationpage 26 Fiche n 13 - l exercice du droit d alertepage 29 Fiche n 14 - la responsabilit du CILpage 31 Fiche n 15 - la fin de mission du CILpage 32 Fiche n 16 - le CIL et les contr lespage 35 Fiche n 17 - le CIL lors de la proc dure de sanctionpage 37 Fiche n 18 - le CIL et les instances repr sentatives du personnelpage 38 Fiche n 19 - les r seaux de CILpage 40 Fiche n 20 - le CIL et les conventions de partenariatspage 42 Fiche n 21 - le CIL des organismes de presse crite ou audiovisuellepage 43 Fiche n 22 - le CIL et les transferts de donn es hors UEpage 44 Fiche n 23 - les CIL l trangerpage 46 Fiche n 24 - le CIL et la repr sentation sur le territoire nationalpage 48 AnnExEspage 49tExtEs dE r F rEnCEpage 50 Mod LE dE CoUrrIEr d InForMAtIon dEs rEpr sEntAnts dU pErsonnELpage 56 Mod LE dE LEttrE dE MIssIon rEMIsE pAr LE rEsponsAbLE dEs trAItEMEnts AU CIL Lors dE sA prIsE dE FonCtIonspage 57 Mod LE dE FIChE portEr AU rEgIstrEpage 59Ce guide est t l chargeable sur le site Internet de la CNIL.

2 Pratique COrreSPONdaNtAvANt-proposAvant-proposMad ame, Monsieur,Depuis 2005 et la parution du d cret d application de la loi INFORMATIQUE et Libert s, la fonction de CORRESPONDANT INFORMATIQUE et Libert s (CIL) est en plein essor. Le CIL est devenu un acteur incontournable de la protection des donn es dans le paysage professionnel fran ais. Il est repr sent dans tous les secteurs d activit et dans tous les types d r pondre aux besoins li s l affirmation du r le de CORRESPONDANT en tant que m tier part enti re, la CNIL a toff son offre de services. C est ainsi qu un extranet a t mis en ligne en 2009 afin de proposer de nouveaux outils et moyens d changer sur la protection des donn es. Diff rents niveaux d expertise ont par ailleurs t introduits dans les ateliers d information organis s par la CNIL. La pr sente actualisation et mise jour du guide destin au CORRESPONDANT participe de cette m me logique qui consiste mettre disposition des CIL des outils adapt s leurs besoins en facilitant l exercice de leurs missions au sein des organismes qui les ont d sign d marche de collaboration entre la CNIL, le CIL et les responsables de fichiers porte chaque jour ses fruits.

3 Elle permet de garantir que le d veloppement de l INFORMATIQUE s op re sans danger pour les droits et libert s des usagers, des clients et des salari s. Je vous invite, avec ce nouveau guide, d couvrir ou approfondir, selon votre niveau de connaissance, le statut et les missions du CORRESPONDANT ainsi que les modalit s pratiques d exercice de cette FALQUE-PIERROTINPr sidente de la CNIL3F IChe N 1 - Les 6 boNNes rAIsoNs de d sI g Ner uN CILTous les responsables de fichiers peuvent d signer un CORRESPONDANT INFORMATIQUE et Libert s, qu ils soient publics ou priv s, qu ils aient le statut d associations, de collectivit s locales ou de grandes administrations de l Etat, qu il s agisse de PME-PMI ou d entreprises multinationales. Les multiples avantages qu ils y trouvent, peuvent tre r sum s par les 6 points suivants : 1. Un vecteur de s curit juridique Le CIL permet de garantir la conformit de l organisme la loi INFORMATIQUE et Libert s.

4 Cette ma trise des risques juridiques est d autant plus importante que la plupart des manquements la loi du 6 janvier 1978 sont p nalement sanctionn s. 2. Une source de s curit INFORMATIQUE Parmi les missions du CIL, celui-ci doit s assurer que toutes les pr cautions utiles ont t prises pour pr server la s curit des donn es et, notamment, emp cher qu elles soient d form es, endommag es, ou que des personnes non autoris es y aient acc s. Des outils sont mis disposition du CIL pour l aider dans cette t che. 3. Un facteur de simplification des formalit s administratives La d signation d un CIL permet de b n ficier d un all gement consid rable des formalit s. L organisme est exon r de l obligation de d claration pr alable des traitements ordinaires et courants. Seuls les traitements identifi s comme sensibles dans la loi demeurent soumis autorisation et continuent faire l objet de formalit s.

5 4. Un acc s personnalis aux services de la CnIL La CNIL met disposition des correspondants : - une ligne t l phonique et une adresse lectronique d di es ;- un extranet proposant des services exclusifs et notamment des forums de discussion et des outils pratiques ;- un suivi personnalis de leurs dossiers de demandes d avis et demandes d autorisation ;- des ateliers d information gratuits sur de nombreux th mes (RH, s curit INFORMATIQUE , sant , etc.). 5. La preuve d un engagement thique et citoyen La d signation d un CORRESPONDANT t moigne de l engagement de l organisme en faveur du respect de la vie priv e et des droits des personnes dont les donn es sont trait es. 6. Un outil de valorisation du patrimoine informationnel En s assurant de la fiabilit des donn es trait es, le CIL garantit la possibilit de c der, transmettre ou louer les fichiers d tenus par l organisme dans le respect de la loi INFORMATIQUE et Libert s.

6 Fiche n 1 - les 6 bonnes raisons de d signer un CIL4 Guide Pratique COrreSPONdaNtF IChe N 2 - Les servICes dIsposI t I o N du CILPour accompagner les CIL dans l accomplissement de leurs missions, la CNIL dispose d un service d di , le Service des Correspondants INFORMATIQUE et Libert s. Celui-ci organise r guli rement des sessions d information th matiques et se tient en permanence la disposition de chacun des membres de la communaut . La CNIL a galement mis en place un site Extranet l attention des correspondants, notamment pour leur permettre d changer, entre eux et avec elle, sur les diff rents sujets dont ils ont traiter. 1. Un service d di l accompagnement et l animation du r seau des correspondantsLa fonction de CIL garantit aux organismes un contact privil gi et r gulier avec la CNIL, par l interm diaire du Service des Correspondants INFORMATIQUE et Libert s.

7 Celui-ci est disponible pour r pondre aux diverses demandes d information des CIL et toutes les questions qu ils se posent dans l exercice de leurs missions : contenu du registre des traitements, modalit s d application de la r glementation, r gime de formalit applicable, que soit l objet de leur interrogation, les CIL peuvent solliciter le Service des correspondants par trois moyens :- l appel t l phonique,- l envoi d un mail sur une bo te d di e,- la publication d une question sur le forum de l Service s engage leur r pondre dans les meilleurs d lais. Sauf difficult particuli re (complexit de la question, contrainte proc durale, etc.), une r ponse est ainsi apport e :- imm diatement par t l phone,- dans les dix/quinze jours sur le site Extranet,- dans un d lai moyen de trois/quatre semaines par mail. 2. des ateliers d information portant sur des th matiques diverses : Ces ateliers sont gratuits et se tiennent, sur un rythme quasi-hebdomadaire, dans les locaux de la CNIL.

8 Les inscriptions se font partir de l Extranet des CIL o se trouve galement un programme d taill de la journ e. Les th mes de ces ateliers sont :- fondamentaux de la loi INFORMATIQUE et libert s (3 niveaux) ;- ressources humaines (2 niveaux) ;- collectivit s locales ;- sant (2 niveaux) ;- s curit des donn es (2 niveaux) ;- banque/ n 2 - les services disposition du CIL5F IChe N 2 - Les servICes dIsposI t I o N du CIL 3. Le suivi de l instruction des dossiers par la CnILLe Service des correspondants renforce la visibilit des CIL sur l instruction des dossiers les concernant par le Service des Affaires juridiques. Il assure un suivi des demandes d avis/d autorisation pr alable manant de leurs organismes et les renseigne ainsi sur l tat d avancement des d marches engag es aupr s de la CNIL. Il participe en outre l instruction des cas probl matiques qui leur sont relatifs (injonction de proc der aux formalit s pr alables, d charge du CIL en cas de manquement grave aux devoirs de sa mission, etc.)

9 4. L Extranet des CIL : un forum, des actualit s, des outils d information et d auto- valuationAccessible uniquement apr s saisie d un identifiant et d un mot de passe, le site Extranet apporte aux CIL, de mani re personnalis e, quatre cat gories de services adapt es leurs besoins particuliers. Ils y trouvent ainsi la possibilit :- de se former en acc dant des contenus p dagogiques vid os, des fiches pratiques, des foires aux questions relatives l exercice de leur fonction et divers points de la r glementation ;- d changer avec leurs homologues, dans le cadre d un forum organis par th matiques ;- de consulter les derni res actualit s sur les sujets et secteurs d activit qui les int ressent ;- d valuer leur niveau de connaissance de la r glementation par le biais de QCM pr vus cet Extranet a vocation compl ter le site Internet de la Commission, , sur lequel les CIL trouveront d j un grand nombre d informations utiles l exercice de leurs missions.

10 Notamment, dans les rubriques Dossiers et En savoir plus :- les textes fondateurs de la r glementation INFORMATIQUE et Libert s (directive europ enne, loi, d cret d application, etc.) ;- les diff rentes d lib rations de la CNIL (recommandations, dispenses de d claration, normes simplifi es, autorisations uniques, actes r glementaires uniques) ;- des dossiers, rapports, fiches pratiques, questions/r ponses et guides th matiques (travail, sant , collectivit s locales, banque, enseignement, s curit , etc.) ;- des mod les de mentions l gales et notes d information (prospection commerciale, vid osurveillance, g olocalisation, d livrance d informations cadastrales, etc.).6 Guide Pratique COrreSPONdaNtF IChe N 3 - Le proFIL du CorrespoN dANtLa loi INFORMATIQUE et libert s pr voit que le CORRESPONDANT est une personne qui b n ficie des qualifications requises pour exercer ses missions , sans autre indication.