EXCEL – OSNOVE - matematika.fkit.hr

1 1 EXCEL OSNOVE KAKO IZGLEDA RADNI PROSTOR? Pri otvaranju Excela pojavljuje se u osnovi prazan prostor podijeljen horizontalnim i vertikalnim crtama, tzv. Sheet1 ili prvi list (ploha): U donjem lijevom kutu programa vidimo da postoje tri plohe, s tim da je trenutno aktivna prva, pod imenim Sheet1 : 2 Ako dvaput kliknemo lijevom tipkom mi a na ime Sheet1 , mo emo promijeniti ime tog lista u npr. Podaci : to se ti e listova Sheet2 i Sheet3 , nije te ko do i do njih: potrebno je samo u donjem lijevom kutu ekrana do i do pozicije na kojoj pi e npr. Sheet2 i kliknuti jednom na nju otvara se list Sheet2 . Naravno, i njega je mogu e imenovati nekim prigodnim imenom, ovisno o tome koje emo informacije uvati u njemu. Postoje e listove mo emo brisati, mijenjati im polo aj u odnosu na ostale, kopirati ih itd. Sve ove opcije dostupne su ako kliknete desnim klikom mi a preko imena lista tada se otvara izbornik (eng.)

2 Menu ) s opcijama (prou ite ih!): EXCEL nije ograni en brojem listova tako da ih ima samo tri to je samo unaprijed zadani broj listova koji se korisniku nudi pri otvaranju novog dokumenta. Ako elimo napraviti novi list, potrebno je kliknuti desnom tipkom mi a nad onim ve postoje im listom prije kojeg elimo ubaciti novi list recimo da je to Sheet3 . Potom izaberemo opciju Insert iz izbornika: 3 Otvara se novi izbornik, a mi biramo opciju Worksheet iz izbornika General i pritisnemo OK : Vidimo da se sada pojavio novi list, automatski nazvan sheet4 , lijevo od lista Sheet3 : Napomena: Radna ploha prikazuje uvijek samo jedan list, i to onaj koji je trenutno aktivan. Koji je to list, vidimo u donjem lijevom kutu ekrana ime aktivnog lista ispisano je na bijeloj podlozi, dok oni koji nisu aktivni imaju ime ispisano na sivoj podlozi. Odre eni list emo aktivirati tako da kliknemo jednom lijevom tipkom mi a nad imenom tog lista.

3 UPISIVANJE, OZNA AVANJE I FORMATIRANJE PODATAKA Nalazimo se u listu podaci . Kao to vidite, prostor je horizontalnim i vertikalnim crtama podijeljen na retke i stupce stupci su ozna eni velikim tiskanim slovima engleske abecede, a retci brojevima. Te oznake ne mogu se mijenjati. Ako elimo unijeti neke podatke u EXCEL , moramo najprije odlu iti gdje emo ih smjestiti recimo da je to stupac A i da imamo 5 broj anih podataka: 2,5,2,5,6. Kliknimo na polje A1 i upi imo podatak 2 te pritisnimo tipku Enter vidimo da je sljede e ozna eno polje automatski A2: 4 Sada mo emo nastaviti unositi podatke, po jedno polje za svaki podatak. Na kraju imamo: Pretpostavimo da elimo odsad na dalje da svi podaci u stupcu A imaju prikazanima dva decimalna mjesta (uklju iv i i podatke u poljima od A1 do A5). To mo emo posti i tako da postavimo pokaziva (eng. cursor ) mi a na naziv stupca (to je ovdje A ) dok se ne pojavi crna okomita strelica te kliknemo lijevim klikom mi a vidimo da smo tako ozna ili cijeli stupac A: 5 i potom na istoj poziciji kliknemo na desnu tipku mi a te izaberemo u izborniku opciju Format Cells : Otvara se izbornik za formatiranje izgleda podataka u itavom stupcu A: 6 Izaberimo kategoriju Number i potom na desnoj strani izbornika pod Decimal place izaberemo 2 te pritisnemo OK : Tako smo osigurali da sada svi podaci u stupcu A imaju prikazanima dva decimalna mjesta ( ak i ako su u pitanju nule): 7 Ako elimo npr.

4 Poravnati podatke u stupcu A tako da svaki od njih bude prikazan po sredini svojeg polja, onda emo postupiti isto kao gore tako da otvorimo izbornik za formatiranje stupca A, samo emo sada odabrati opciju Alignment (hrv. poravnavanje): i potom pod Horizontal opciju Center te pritisnemo OK : 8 Vidimo da se podaci u stupcu A sada nalaze postavljeni po sredini: Istu opciju formatiranja smo mogli br e uklju iti tako da ozna imo stupac A i potom iz izbornika iznad radnog prostora odbaremo ikonu kao na slici: Dakle, neke opcije formatiranja (kao to je odabir fonta, veli ine slova, izgleda slova, horizontalne pozicije unutar polja i sli no) nalaze se iznad radnog prostora (lak e su dostupne od drugih, kojima mo emo pristupiti tek preko izbornika opisanog na str. 5.) u sljede oj traci s ikonama: Postoji jo mnogo opcija formatiranja, mo ete ih sami istra iti preko gore ozna enog izbornika ili preko detaljnijeg izbornika kojem se pristupa kako je opisano na str.

5 5. Vidjeli smo kako se mo e primijeniti ne to od opcija formatiranja na podatke u stupcu A. Formatiranje se, naravno, mo e obavljati na bilo kojem stupcu (ili vi e njih), ali i na: bilo kojem retku (ili vi e njih) pojedinom polju 9 ozna enim poljima itavom aktivnom listu. to se formatiranja redaka ti e, pristup je isti: postavimo kursor na naziv retka kojeg elimo formatirati dok se ne pojavi deblja crna strelica i potom klinemo desnim klikom mi a i iz izbornika koji se pojavljujue izaberemo opciju Format Cells te nastavljamo kako je ve opisano. Isto emo postupiti ako elimo formatirati pojedino polje, recimo A1 kliknemo jednom lijevom tipkom mi a na A1 i potom desnim klikom mi a pristupamo opciji formatiranja. Ako elimo formatirati samo neka polja, onda moramo prvo ozna iti samo ta polja. To mo emo napraviti tako da od eljenih polja ozna imo neko rubno polje i, dr e i pritisnut lijevu tipku mi a, povla imo dok ne ozna imo sva polja.

6 Npr, ako elimo formatirati samo polja A1 A5, mo emo krenuti ili od polja A1 i povu i kursor mi a do polja A5, ili obratno. Dakle imamo dvije jednakopravne mogu nosti: Nakon to smo ozna ili polja A1 do A5 pristupamo formatiranju na ve poznati na in desnim klikom mi a bilo gdje nad ozna enim poljima i izborom opcije Format Cells . to se ti e itavog aktivnog lista, njega ete najlak e ozna iti ako kliknete na podru je ozna eno na slici: Nakon toga ozna en je itav list i opcije formatiranja koje ovdje izaberete odrazit e se na izgled itavog dokumenta, dakle svih polja u njemu. Postupamo isto kao i prije: desni klik mi a na tom polju i opcija Fromat Cells i potom dalje ve prema tome koje opcije formatiranja elimo koristiti. 10 Napomena: Vi e stupaca (ili redaka) ozna it emo tako da smjestimo kursor na ime prvog od njih i potom, dr e i pritisnut lijevu tipku mi a, povla imo kursor do zadnjeg stupca kojeg elimo ozna iti.

7 PREMJE TANJE I DUPLICIRANJE PODATAKA esto se javlja potreba premje tanjem podataka s jedne pozicije na drugu ili pak njihovim dupliciranjem na neku drugu poziciju. Recimo da elimo podatke upisane u polja A1-A5 premjestiti u polja D4-D8. Potrebno ih je ozna iti (isto onako kako smo to napravili na prethodnoj stranici) i potom desnim klikom mi a otvoriti izbornik u kojem biramo opciju Cut : Potom je dovoljno ozna iti prvo polje od polja u koja elimo kopirati podatke, dakle polje D4, te pritisnuti desnu tipku mi a i iz izbornika odbarati opciju Paste : Postoji i druga opcija, a ta je da nakon to smo obavili radnju Cut na podacima A1 A5 kliknemo na polje D4 i naprosto pritisnemo tipku Enter na tipkovnici to je ekonomi niji postupak, a obavit e istu radnju kao i gore opisani slijed radnji. 11 U svakom slu aju, kao rezultat dobivamo sljede e: Dakle, podatke smo iz polja A1-A5 premjestili u polja D4-D8.

8 Ako smo pak htjeli duplicirati podatke, tj. u initi da oni ostanu u poljima A1-A5, ali da se pojave i u poljima D4-D8, onda bismo napravili sve kao i u gornjem postupku, samo to bismo na samom po etku izabrali opciju Copy umjesto opcije Cut . Na kraju dobivamo sljede e: Napomene: 1. Ako elimo premjestiti (duplicirati) podatke iz jednog lista u drugi, onda je naprosto potrebno nakon obavljanja radnje Cut (ili Copy ) aktivirati list u koji elimo premjestiti (duplicirati) podatke i u tom listu odabrati poziciju gdje emo smjestiti podatke. 2. Kao i kod formatiranja, i ovdje je mogu e dupliciranje (ili premje tanje) jednog ili vi e redaka (stupaca), jednog ili vi e polja, samo je potrebno ozna iti ono to elimo duplicirati (premjestiti) i potom obaviti radnje kako je gore opisano. Poku ajte sami! 3. Opcija dupliciranja (premje tanja) itavog trenutno aktivnog lista se ne prakticira. to mislite za to?

9 4. Primijetite da smo osim podataka iz A1-A5 u polja D1-D5 premjestili i informaciju o tome kako e ti podaci biti prikazani, tj. informaciju o formatu tih podataka. Ponekad se javlja 12potreba za dupliciranjem samo vrijednosti koje se nalaze u poljima, ali ne i informacija o izgledu tih podataka. U tom slu aju emo u drugom koraku, nakon to smo ozna ili polje D4, kliknuti desnim klikom mi a i izabrati opciju Paste umjesto opcije Paste : Sada se otvara izbornik u kojem emo odabrati pod Paste opciju Values i pritisnuti OK : 13 Tako e sada duplicirani podaci izgledati ovako: Usporedite ovaj rezultat s drugom slikom na str. 11! Vidimo da imamo u D4-D8 iste vrijednosti kao i u poljima A1-A5, ali su druk ije formatirani (i to onako kako EXCEL op enito formatira podatke). BRISANJE PODATAKA Sli no kao i kod formatiranja podataka, iz trenutno aktivnog lista mo emo obrisati podatke iz: bilo kojeg stupca (ili vi e njih) bilo kojeg retka (ili vi e njih) pojedinog polja ozna enih polja itavog aktivnog lista.

10 Potrebno je, naravno, ozna iti podru je iz kojeg elimo obrisati podatke i naprosto na tipkovnici pritisnuti tipku Delete . DODAVANJE (BRISANJE) ILI PRODULJIVANJE (SKRA IVANJE) STUPACA (REDAKA)? Mo e nam se dogoditi da stupac u kojeg upisujemo podatke nije dovoljno irok, kao to je u sljede oj situaciji, u kojoj smo u polje A1 upisali analiza podataka : 14 EXCEL prikazuje ne to od informacije u polju A1, ali zbog sku enosti ne mo e prikazati cijelu informaciju. Stoga elimo pro iriti prvi stupac. To emo napraviti tako da kursor postavimo na razdjelnicu naziva stupaca A i B i potom povu emo dr e i pritisnutu lijevu tipku mi a tu razdjelnicu nadesno onoliko koliko je potrebno da itav podatak u polju A1 bude prikazan: Dobivamo iri stupac A u kojem sada ima mjesta za prikaz podatka u polju A1: Sli no mo emo smanjivati irinu pojedinog stupca, samo sada razdjelnicu izme u imena stupca iju irinu elimo smanjiti i imena sljede eg stupca povla imo nalijevo koliko je potrebno.