Fachtechnische Richtlinie Nr. 1 ... - sgv-sg.ch

1 Kanton Departement des Innern Amt f r Kultur Staatsarchiv 1/18 Fachtechnische Richtlinie Nr. 1 Aufbewahrungsfristen f r Unterlagen der Gemeinden (Kurztitel: Fristenliste) Version vom: 5. November 2012 Ersetzt: bisherige Fristenliste Staatsarchiv 2/18 Geltungsbereich Das Staatsarchiv erl sst diese Fristenliste in Anwendung von Art. 4 Abs. 2 des Gesetzes ber Aktenf hrung und Archivierung als Fachtechnische Richtlinie . Sie ist in Anlehnung an Art.

2 1 Abs. 2 des Gemeindegesetzes an politische Gemeinden, Schulgemeinden, Ortsgemeinden und ortsb rgerliche Korporationen sowie rtliche Korporationen gerichtet. F r die Beurteilung der Archivw rdigkeit sind die Gemeinden zust ndig. Die vorliegende Fristenliste dient dabei als Hilfsmittel. Die Aufbewahrungsfristen gelten gleichermassen f r analoge und digitale Unterlagen. Die Fristenliste erhebt keinen Anspruch auf Vollst ndigkeit. Unterlagen sollen nur aufbewahrt bzw. archiviert werden, wenn dies im Interesse des ffentlichen Organs sowie der B rgerinnen und B rger liegt oder f r die Geschichte der Gemeinden von Bedeutung ist.

3 Im Zweifelsfalle sollte zur ckhaltend vernichtet werden. Bestimmungen des Datenschutzes sind zu beachten. Bei Fragen steht das Staatsarchiv f r Ausk nfte oder Hilfestellungen zur Verf gung. Rechtliche Grundlagen Gesetz ber Aktenf hrung und Archivierung vom 19. April 2011 (sGS ) Verordnung ber die Gemeindearchive vom 26. Juni 1984 (sGS ), Art. 9 Inhaltsverzeichnis Allgemeines S. 3 Betreibungswesen S. 6 Einwohnerwesen S. 7 Gemeindeamt, -ratskanzlei S. 8 Gemeindebetriebe S. 10 Grundbuchwesen S.

4 11 Ortsgemeinde S. 12 Schul- und Bildungswesen S. 13 Soziales S. 14 Steuerwesen S. 15 Zivilschutz S. 16 Zivilstandswesen S. 17 Fr here Aufgaben und Bereiche S. 18 Gemeindekrankenkasse, Vermittleramt 3/18 Allgemeines Aufbewahrungsfrist Abschreibungspl ne dauernd Amtsberichte dauernd Amtsdruckschriften: Amtliches Schulblatt frei Amtsberichte (Regierung, Gerichte usw.) frei Amtsblatt frei Bundesblatt frei Eidgen ssische Gesetzessammlung frei Entscheidungen des Bundesgerichts frei Gesch ftsberichte von Beh rden der Gemeinde dauernd Gesetzessammlung des Kantons frei Mitteilungsblatt der Gemeinde dauernd Gerichts- und Verwaltungspraxis frei Verwaltungspraxis frei Verwaltungsrecht frei Staatskalender frei Amts bergaben (Protokolle) dauernd Aufforderungen zur Einsendung von Berichten, nach Erledigung: vernichten Rechnungen, Ausk nften usw.

5 Ausf hrungspl ne dauernd Bauwesen: Bauabrechnungen (Schlussabrechnungen) dauernd Baubewilligungen dauernd Vorentscheide nach Erteilen der Baubewilligung frei Baugesuche dauernd Baukontrollen 10 Jahre Bauordnungen dauernd Baupl ne siehe Ausf hrungspl ne Regierapporte 10 Jahre Baulinienpl ne dauernd Architekturmodelle frei Fotografische Dokumentation zum Modell dauernd Begleitschreiben frei Besoldungsakten 10 Jahre Besoldungslisten, die Einsicht in die Entwicklung der L hne geben dauernd Besoldungsreglemente und -vorschriften dauernd Briefe siehe Korrespondenzen Dienstvorschriften dauernd Disziplinarf lle 10 Jahre Einladungen zu Sitzungen, Konferenzen usw.

6 Bis zum Ablauf der Amtsdauer Erlasse siehe Gemeindereglemente, Gemeindeordnungen usw. Geb hren-, Tax-, Tarifverzeichnisse dauernd Gemeindereglemente dauernd Gemeindeordnungen dauernd Gemeindestrassen: Bau dauernd Unterhalt 10 Jahre Pl ne siehe Ausf hrungspl ne Gesch ftsberichte von Gemeindebeh rden dauernd Gesch ftspr fungskommission, Berichte dauernd Gesch ftsreglemente dauernd Gesch ftsverzeichnisse, Journale 10 Jahre Grenzbereinigungsakten dauernd Gutachten zu Gemeindeabstimmungen dauernd Heimreglemente dauernd Jahresberichte der Gemeinde, Korporation usw.

7 Dauernd (geschrieben oder gedruckt) 4/18 Inspektionsberichte 50 Jahre Inkorporationsakten 50 Jahre Kommunaluntersuchungen 20 Jahre Kommissionsberichte dauernd Korrespondenzen: Buchhaltung 10 Jahre Korrespondenz zu Sachgesch ften, die f r die Gemeindegeschichte dauernd wertvoll ist. Diese Korrespondenz sollte also Hinweise auf den Ablauf wichtiger Gesch fte und Entscheidungen enthalten. Der jeweilige Sachbearbeiter/die Sachbearbeiterin ist am ehesten in der Lage, eine sinnvolle Auswahl f r die Archivierung vorzuschlagen.

8 Briges 10 Jahre Kreisschreiben frei oder nach Weisung der Aufsichtsbeh rde Liegenschaftenerwerbsakten ( Vertr ge) 10 Jahre L hne siehe Besoldungsakten Offerten: von Unternehmen, die den Auftrag ausf hrten 10 Jahre nach Ausf hrung von Unternehmen, die nicht ber cksichtigt wurden frei Ortsplanung, Akten und Pl ne dauernd Personalakten: allgemeine Akten 10 Jahre nach Dienstaustritt Beh rdenverzeichnisse dauernd Bewerbungsakten bei Nichtgew hlten bzw. Nichtangestellten frei Bewerbungsakten bei Gew hlten, Angestellten 10 Jahre nach Dienstaustritt Pl ne siehe Ausf hrungspl ne Planung siehe Ortsplanung Projektpl ne f r umfangreiche Bauten oder Bauten mit historischem Wert dauernd Projektunterlagen (inkl.)

9 Bauakten, Fotos) dauernd Projektunterlagen (inkl. Bauakten, Fotos): Planunterlagen bis nach Ausf hrung Protokolle (Originale) von B rgerschaft, Beh rden, Kommissionen dauernd Rechnungswesen: Art. 36 der Haushaltverordnung vom 12. Okt. 1981, sGS Art. 39 der Verordnung ber den Finanzhaushalt der Gemeinden vom 10. November 2009, sGS Alles 10 Jahre ausser: Amtsrechnungen dauernd Bauabrechnungen (Schlussabrechnungen) dauernd Finanzplanungsunterlagen dauernd Gemeinderechnungen (Jahresrechnungen) dauernd Gesch ftspr fungskommission (Berichte) dauernd B cher 30 Jahre Jahresrechnungen (geschrieben oder gedruckt)

10 Dauernd Inventare 50 Jahre Kostenvoranschl ge bei wichtigen Unternehmungen dauernd Perimeterbeitr ge und andere ffentlich-rechtliche solange es zur Feststellung Abgaben, Unterlagen von Leistungen erforderlich ist Steuerpl ne mit Genehmigungsvermerk dauernd Voranschl ge dauernd Voranschl ge: verwaltungsintern frei Zinsb cher 30 Jahre nach Abschluss (Empfehlung: Unterlagen aus Jahren, die der Institution bauliche oder andere wichtiger Ver nderungen brachten sowie jeden 10. Jahrgang aufbewahren.) Hinweis: Gesch ftsb cher und Buchungsbelege k nnen auf unver nderbare Bild- oder Datentr ger aufgezeichnet werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden k nnen (Art.)