FICHE DE POSTE Intitulé du poste : SECRETAIRE DE …

1 LOGO FICHE DE POSTE Intitul du POSTE : SECRETAIRE DE MAIRIE Mission du POSTE : Collaboratrice du Maire et des lus municipaux, vous assurez la mise en uvre des activit s de la Mairie de ACTIVITES PRINCIPALES COMPETENCES MOBILISEES Assistance l autorit territoriale - aider la d cision et conseil aux lus - assister l autorit territoriale pour la d finition des orientations strat giques de la commune - assurer le suivi et le pilotage des projets communaux - contr ler la l galit des actes administratifs et juridiques produits par la collectivit - connaissances des Instances, processus et circuits de d cision, fonctionnement des assembl es d lib rantes, - code g n ral des collectivit s territoriales - cadre juridique de la responsabilit civile et p nale - ma trise des proc dures budg taires et comptables (nomenclature M14) - bonne connaissance du droit administratif et statutaire - connaissance de la l gislation des march s publics, - ma trise des outils bureautiques ( Word, Excel.)

2 - Logiciel sp cifique Organisation du Conseil Municipal - pr parer et r diger des documents administratifs et techniques, - suivre et mettre en uvre les d cisions du Conseil municipal avec r daction des comptes rendu de s ance et des d lib rations (suivi en Pr fecture). Elaboration du Budget /dossiers de subventions / march s publics / urbanisme - laborer le budget, assurer le suivi en lien avec la tr sorerie. - assurer le montage des dossiers relatifs aux op rations d investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets. - assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de march s publics. - suivi gestion des r gies municipales - comptabilit - tablissement de la paye - Gestion de l urbanisme Secr tariat du Maire et des lus - pr parer la tenue de r unions de commissions th matiques en lien avec les projets communaux - veiller la pr paration, l organisation des scrutins lectoraux et des lections professionnelles.

3 - Organiser et participer aux commissions communales des imp ts directs. - r pondre aux courriers divers (particuliers, ). - participer aux r unions diverses Etat civil - Enregistrer et r diger des actes d Etat Civil : - Accueillir et informer les usagers sur les lois et r glements en mati re d Etat Civil. - R diger les actes de l Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, d c s). - D livrer les extraits ou copies int grales dans le respect des r gles de publicit . - D livrer les autorisations administratives en mati re fun raire. - Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de c r monie de parrainage civil - Assister l Officier d Etat Civil lors de la c l bration des mariages. - Tenue des registres d Etat Civil et suivi des d clarations d'actes : - Apposer les mentions marginales.

4 - Pr parer et g rer les registres (ouverture, cl ture, r daction et tenue des tables annuelles et d cennales). - Information g n rale l Etat civil - Code civil - R gles communes la r daction des actes d Etat Civil - Proc dures relatives au mariage - Droit des trangers r sidant sur le territoire - Techniques r dactionnelles administratives - Code g n ral des collectivit s territoriales - Code lectoral - Historique du cimeti re - R glement du cimeti re et plan - L gislation fun raire de la commune - Consignes d finies par la hi rarchie, pouvoir de police du maire Formalit s administratives diverses -Recensement militaire avec tablissement de la liste des jeunes et d livrance des attestations correspondantes suivi avec les autorit s militaires Elections politiques et professionnelles - G rer les demandes d inscription sur la liste lectorale, de radiations.

5 - Pr parer les r unions de la commission de r vision des listes lectorales et y participer - Organiser mat riellement et administrativement des bureaux de votes - Respecter les proc dures li es aux scrutins (d pouillement) Gestion du cimeti re - Accueillir le public, renseigner sur l organisation du cimeti re - Recevoir, appr cier et g rer les demandes de travaux des entreprises prestataires - Conseiller la hi rarchie/ lus et alerter sur les risques techniques et juridiques li s la gestion des concessions - Tenir et mettre jour le registre d mat rialis du cimeti re - Proc der toutes les op rations d attributions, renouvellement et reprises des concessions - Assurer l actualisation du r glement cimeti re et veiller son respect Ressources humaines - Veiller la tenue et la mise jour des dossiers individuels des agents, - Suivi de l absent isme.

6 Des dossiers assurance statutaire - Elaborer les actes administratifs (contrats, positions, ) - Pr parer les l ments n cessaires aux proc dures collectives li es la carri re (notation, valuation) Assurer une veille juridique : - S curiser les actes, assurer une veille r glementaire et technique, - r diger des documents administratifs, - Source du droit (Statut de la FPT, code du travail, ,l gislation sociale, ) - R gles relatives l acc s aux documents administratifs - Instances, processus et circuits de d cision Autres activit s - participation l accueil physique et t l phonique du public : cartes d identit s, renseignements divers (gestion des salles communales, - recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants).

7 - g rer les relations avec les associations et suivre les partenariats Polyvalence - Participer toutes les t ches n cessaires au bon fonctionnement du service public SAVOIR ETRE - capacit d analyse et de synth se, sens de l organisation - sens du contact, et de la communication. - sens du service public - m thode et rigueur - Autonomie, Initiative - Discr tion - Forte disponibilit CONTRAINTES PARTICULIERES LIEES AU POSTE Pr sence aux c r monies d tat civil Pr sence aux r unions en soir e Pr sence aux scrutins lectoraux RELATIONS DU POSTE Internes : Maire, quipe municipale, agents Externes : Public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires priv s. CADRE STATUTAIRE Cat gorie : A, B ou C ?

8 Fili re : administrative Cadre d emplois : Secr taire de mairie CONDITIONS D EXERCICE DU POSTE : Moyens mat riels : Horaires de travail : EVOLUTION DU POSTE