Fichier des écritures comptables - grouperf.com

1 22 mai 2014. Fichier des Ecritures comptables premiers retours d'exp rience INTERVENANTS. Jean Saphores vice-pr sident du Conseil sup rieur de l'Ordre des experts comptables , pr sident de la Commission Innovation Technologie de l'Ordre, pr sident d'EDIFICAS, pr sident-fondateur de la F d ration des tiers de confiance (FNTC). Jean-Luc AUSTIN. Auditeur informatique Administrateur de l'AFAI. Associ Incivo Marc LAMORT de GAIL. Expert- comptable Associ Incivo Fichier des Ecritures comptables (FEC). premiers retours d'exp rience OBJECTIF DU WEBINAIRE : pr senter les derni res volutions des positions de l'administration fiscale faire le point apr s les premiers mois de remise par les entreprises du Fichier des critures comptables (FEC) . l'administration en pr sentant les retours du terrain et les confronter aux exigences de l'administration fiscale FEC. pr sentation obligatoire sous format d mat rialis . Une pr sentation d taill e de la r glementation relative au Fichier des Ecritures comptables est accessible dans : Le dossier sur le FEC de la Revue Fiduciaire comptable n 416 du mois de mai 2014.

2 Les pr c dents webinaires consultables sur le site de l'Acad mie ou de la RF : ile/WEBINAIRE+RF+FEC++ERP+DEC+2013+ Ecritures comptables pr sentation obligatoire sous format d mat rialis . PLAN DE L' INTERVENTION. 1. PRECISIONS RECENTES APPORTTEES PAR L'ADMINISTRATION. 2. DIFFICULTES RENCONTREES DANS LA CONSTITUTION DU FEC. 3. PREMIERS CONSTATS SUR LES FEC G N R S. 4. QUELQUES RECOMMANDATIONS. 5. VOS QUESTIONS. 22 mai 2014. 2. PR CISIONS APPORT ES. PAR L'ADMINISTRATION. 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. LA POSITION DE L'ADMINISTRATION A PUBLI R CEMMENT SES COMMENTAIRES. DANS LE BOFIP : proc dures de rectification et d'imposition d'office dans le cadre du contr le des comptabilit s informatis es (BOFiP-CF-IOR-60-40). pr sentation de la comptabilit par la remise d'une copie des FEC (BOFiP- CF-IOR-60-40-10). format obligatoire des FEC (BOFiP-CF-IOR-60-40-20). mise en uvre de traitements informatiques (BOFiP-CF-IOR-60-40-30). + service de questions / r ponses sur le site . + groupe de suivi commun la DGFIP et l'OEC.

3 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. LE FEC (LPF ART. 47 A-I) DANS LA PROC DURE DE V RIFICATION DE COMPTABILIT . C'est l'unique mode de pr sentation de toute comptabilit d mat rialis e (CGI art. 54). Pr alable aux op rations de contr le Suite avis de v rification En cas de contr le inopin . Pr c de le d bat contradictoire et permet au v rificateur d'orienter ses contr les suivants sur pi ces ou informatiques (CFCI). Peut tre suivi d'un CFCI proprement dit avec demandes de traitements informatiques (LPF art. 47 A-II). 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. Les analyses et tests ne peuvent suffire fonder les ventuels rehaussement d'imposition. Ils doivent tre compl t s par des demandes de pr cisions op r es dans le cadre du d bat oral et contradictoire. Si des erreurs ou des anomalies sont d cel es dans le cadre de cette analyse, elles devront tre d battues avec le contribuable, pr alablement tout redressement. 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. LES CONTRIBUABLES CONCERN S PAR L'OBLIGATION.

4 Tous ceux soumis une obligation de tenue de comptabilit , qui le font sur informatique, qu'ils soient soumis aux BIC, BNC, BA (sauf r gime forfaitaire agricole). Cela comprend aussi : Les associations exer ant une activit lucrative Les succursales fran aises de soci t s trang res Les SCI soumises l'IS ou ayant opt pour la TVA. 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. NOTION DE COMPTABILIT INFORMATIS E. une comptabilit est dite informatis e , d s lors qu'elle est tenue, m me partiellement, l'aide d'une application informatique ou d'un syst me informatis (BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40- 30-13/12/2013). Peu importe qu'il s'agisse ou non d'un progiciel, ou d'un module d'ERP, d di la comptabilit . L'utilisation d'un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte) suffit la qualification d'informatique. 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. NOTION DE COMPTABILIT INFORMATIS E. Un syst me de caisse enregistreuse n'est pas une comptabilit . informatis e (CE 9 avril 2014, n 369929).

5 Lorsqu'une soci t se borne utiliser les fonctions de centralisation d'un syst me de caisse pour corroborer le brouillard de caisse qu'elle tient manuellement et qu'elle n'utilise pas ailleurs de progiciel de comptabilit pour l' tablissement de ses documents comptables , l'absence de comptabilit informatis e n'autorise pas le CFCI. 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. COMPTABILITE TENUE SUR TABLEUR OU SGBD. Rien n'interdit de tenir une comptabilit l'aide d'un logiciel de bureautique condition de pouvoir en assurer le caract re probant Or, ce type de logiciel ne pr sente pas les garanties suffisantes pour conf rer un caract re probant la comptabilit : irr versibilit et intangibilit des enregistrements non garanties 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. NUM ROTATION DES CRITURES. Possibilit de num rotation des critures par journaux Les critures de report nouveau peuvent tre enregistr es en cours d'exercice et donc ne pas figurer en t te du FEC en raison du fonctionnement propre de l'entreprise.

6 Information fournir dans le Fichier justificatif accompagnant le FEC). 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. D TAIL DES CRITURES EN CAS DE SYST ME CENTRALISATEUR. Pour les BIC, le FEC pourrait cependant ne contenir, sous condition, que les critures centralis es mensuelles des journaux auxiliaires sous r serve de pouvoir fournir le d tail des journaux auxiliaires Sur Excel ou sur papier Ceci sans limite de seuil en contradiction avec le BOFiP, qui n'int gre pas encore cette possibilit . n'emp che pas le v rificateur de demander ult rieurement les journaux auxiliaires sous forme d mat rialis e dans le cadre du CFCI. (LPF art. 47-II). Pourquoi que les BIC ? (les comptabilit s BNC comportent parfois des journaux auxiliaires). 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. UTILISATION DE LOGICIELS OU MODULES DE GESTION IND PENDANTS. Exemples (voir BOFiP-CF-IOR-60-40-20 65). Module m tier de gestion des contrats d'assurance mises : d tail des cotisations d'assurance mises Logiciel de gestion stocks : d tail des mouvements de consommation sur stock Logiciels de gestion de caisse possibilit de ne fournir dans le FEC que les cumuls mensuels CELA NE DISPENSE PAS DE DONNER ULT RIEUREMENT LE D TAIL DES CRITURES.

7 G N R ES PAR CES MODULES M TIERS LORS D'UNE DEMANDE DE TRAITEMENT CFCI. (LPF ART. 47A-II). 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. DATE DE COMPTABILISATION DE L' CRITURE. Si le principe d'enregistrement au jour le jour des op rations est respect (C. Com art. R 123-174, al. 1 et PCG art. 420-4 ). Date d'enregistrement = date de comptabilisation La pratique D calage fr quent entre date de l' v nement comptable et date de saisie comptable Pour l'administration, la date de comptabilisation = date de l' v nement comptable ou d faut date de la pi ce justificative 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. R F RENCES DES PI CES JUSTIFICATIVES. Le principe : les critures devraient faire r f rence la pi ce qui justifie leur enregistrement comptable (PCG art. 420-2). Mais certaines critures peuvent ne pas avoir de r f rence de pi ce (par exemple, dans le cas des critures d' nouveau cf. BOI-CF- IOR-60-40-20 n 190). Le champ doit n anmoins tre rempli par une valeur conventionnelle d finie par l'entreprise ( pr cis e dans le descriptif remis au v rificateur en m me temps que le FEC).

8 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. TOL RANCES POUR L'EXERCICE 2014. D lai de remise du FEC. En principe remise au d but des op rations de contr le Mais demande de mise en conformit si les premiers FEC ne sont pas conforme 30 jours pour remettre le FEC compter de la premi re visite du v rificateur (mais la remise sera obligatoirement faite lors de la premi re visite compter de 2015). 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. VALIDATION DES CRITURES. Conf re un caract re d finitif aux critures comptables proc dure informatique interdisant toute modification post rieure de l' criture ou suppression de l'enregistrement (PCG art. 420-5 et BOI- BIC-DECLA-30-10-20-40 n 80 et 120). une comptabilit tablie l'aide d'un logiciel permettant de modifier . posteriori, malgr la validation, les critures initiales n'a aucun caract re probant (CAA Marseille 13 avril 2012, n 09MA01619). Question : p riodicit de la validation ? 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. DATE DE VALIDATION : R GLES DU PCG ET DU CODE DE COMMERCE.

9 Enregistrement des critures dans le livre-journal au jour le jour C. com art. R 123-174, al. 1 et PCG art. 420-4. Diff rence selon qu'est utilis un syst me informatique muni de la fonction brouillard . Syst me centralisateur : centralisation mensuelle des enregistrements dans le livre-journal des totaux des op rations ( critures centralisatrices) figurant dans les journaux auxiliaires ( critures de d tail) (cf. C. com. art. R. 123-176 ; PCG, art. 410-7 et art. 420-4). d rogation pour les commer ants plac s sous le r gime r el simplifi . d'imposition (centralisation tous les 3 mois : C. com. art. R. 123-204). la centralisation suppose la validation des critures (qui dit enregistrement d finitif (PCG art. 420-5) dit validation, sans quoi pas d' criture comptable probante). 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. DATE DE VALIDATION : POSITION DE LA DGFIP. L'administration s'appuie sur les articles du Code de commerce et du PCG pr cit (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 100). Les critures qui justifient une d claration fiscale doivent avoir t.

10 Valid es, sinon le calcul et la justification de l'imp t ne sont pas fond s sur des enregistrements comptables avec une force probante suffisante (la validation conf re une existence aux critures). d clarations de TVA mensuelles (ou trimestrielles) : les critures mensuelles d'achat et de vente qui auraient servi de base de calcul de la TVA d ductible et collect e, devraient tre valid es lors de l'envoi de la CA3. 1. PRECISIONS APPORTEES PAR L'ADMINISTRATION. La comptabilit doit tre tenue en fran ais selon les normes comptables fran aises et le PCG ou le plan de compte particulier l'activit . TOL RANCE POUR LES EXERCICES ANT RIEURS L'EXERCICE CLOS EN 2014. transcodage possible des critures condition : que les critures comptables enregistr es dans le syst me soient retranscrites ligne ligne aux normes fran aises (et non une conversion des masses globales qui ne permet pas de suivre le chemin de r vision comptable ). d'avoir une correspondance parfaite, savoir qu'un compte tranger correspond un seul et unique compte fran ais et r ciproquement.