Fiscal : TVA et frais de restaurant

1 MORGENSTERN ET ASSOCIES SARL 7 rue du Chevalier de Saint George 75008 PARIS Page 1 NOTE D INFORMATION 2013/16 du 20 septembre 2013 Fiscal : TVA et frais de restaurant La r cup ration de la TVA sur les factures relatives aux frais de repr sentation et de r ception est subordonn e un formalisme tr s strict. A cet gard, le Conseil d Etat rappelle qu une entreprise ne peut pas d duire la TVA sur des factures de restaurant qui ne sont pas tablies son nom mais celui des salari s pour leurs d placements professionnels (CE 17 avril 2013 n 334423). Cette d cision est l occasion de refaire le point sur le sujet. I. Droit d duction de la TVA : rappel A) Trois conditions de d duction Pour pouvoir exercer son droit d duction de la TVA, le redevable doit satisfaire aux conditions cumulatives suivantes (CGI art 271 ; BOFiP-TVA-DED-40-12/09/2012) : - le bien ou le service doit tre affect aux besoins de l exploitation (condition de fond) ; - les d penses doivent tre justifi es par une facture, ou tout document tenant lieu, r pondant au formalisme requis (condition de forme) (CGI ann.

2 II, art. 242 nonies A) ; - l exigibilit de la taxe chez le fournisseur doit tre intervenue pour que le client puisse exercer son droit d duction (condition de temps). B) Factures tablies en bonne et due forme Pour ouvrir le droit d duction de la TVA, les factures doivent avoir t r guli rement d livr es l entreprise par ses fournisseurs, impliquant le respect du formalisme strict auquel elles sont soumises, m me si des tol rances sont pr vues pour certaines cat gories de factures et, notamment, les notes de restaurant . Mentions obligatoires g n rales : La TVA grevant les d penses de repr sentation et de r ception support es au b n fice de tiers ou des dirigeants et salari s de l entreprise pour leur activit professionnelle doit figurer distinctement sur la facture d achat, et cette facture doit MORGENSTERN ET ASSOCIES SARL 7 rue du Chevalier de Saint George 75008 PARIS Page 2 comporter les mentions relatives (CGI, art.

3 289 et ann. II, art 242 nonies A I ; BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-10-31/12/2012) : - aux parties (nom complet et adresse de l assujetti et de son client et num ro d assujetti) ; - la date de facture et au num ro de la facture. L entreprise doit galement porter sur les factures d livr es par les fournisseurs, l identit et la qualit des b n ficiaires. Formalisme all g pour les factures n exc dant pas 150 HT : Les factures, quelles qu elles soient, n exc dant pas 150 HT peuvent ne pas mentionner (CGI, ann. II, art. 242 nonies A II ; BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-20-12/09/2012) : - le num ro d identification de l assujetti sous lequel il a r alis l op ration ; - la r f rence la disposition du CGI en cas d application d un r gime particulier (exon ).

4 Pour les notes de restaurant dans la limite de 150 HT, l administration fiscale admet que les l ments d identification du client ne soient pas mentionn s par l entreprise qui met la facture, mais inscrits par le client lui-m me dans un espace r serv sur le document remis (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-20- 100-12/09/2012). Comptablement : ces factures sont en principe comptabilis es, sur pi ces justificatives, au d bit du compte 625 d placements, missions et r ceptions . C) Les autres frais de repr sentation : rappel - Les re us d livr s aux p ages et les notes tablies par les automates constituent des factures alors m me que l ensemble des mentions obligatoires n y figure pas. Ces justificatifs permettent donc de r cup rer la TVA (BOFiP-TVA-DED-40-40- 260-12/09/2012).

5 - pour les frais de carburant, la TVA est g n ralement non d ductible pour l essence et d ductible hauteur de 50% pour les gaz de p trole autre que le GPL et le gaz naturel de ville (GNV), 80% pour le gasoil et le super thanol E85 et 100% pour les autres carburants (notamment le GPL et le GNV) (CGI art. 298 et ann. II, art. 206). - les d penses d h bergement (h tels) engag s par les entreprises au b n fice de leurs dirigeants et salari s sont en tout tat de cause exclues du droit la d duction de la TVA. Celle-ci est d ductible seulement pour les frais de logement et d h bergement support s au b n fice de tiers (CGI art. 206 IV). MORGENSTERN ET ASSOCIES SARL 7 rue du Chevalier de Saint George 75008 PARIS Page 3 II.

6 Notes de restaurant au nom de l entreprise et non de ses salari s A) Mentionner l identification compl te de l entreprise Les mesures de simplification pr sent es ci-avant ne remettent bien videmment pas en cause le fait que la d duction de TVA est subordonn e, outre qu il doit s agir d une d pense n cessaire l exploitation, la mention par le client de son identification compl te (nom de l entreprise ou raison sociale et adresse ou lieu du si ge social), sur la partie des notes de restaurant pr vue cette effet (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-20- 100-12/09/2012). En pratique il est admis que la facture peut tre tablie l adresse de l tablissement principale ou secondaire, d s lors que le nom et la raison sociale y figurant correspondent exactement au nom et la raison sociale de l entreprise cliente (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-10- 20-31/12/2012).

7 B) .. d faut, pas de d duction de la TVA En application de ces principes, le Conseil d Etat a r cemment estim qu une entreprise ne pouvait pas d duire la TVA sur des frais de restaurant , expos s lors de d placements professionnels, libell s au nom de ses salari s et non son nom. Dans cette affaire, l entreprise concern e versait ses commerciaux itin rants des avances sur frais destin es couvrir, notamment, les frais de repas qu ils engageaient dans le cadre de leurs d placements professionnels. Elle proc dait ensuite, sur justificatifs, des r gularisations p riodiques n anmoins soumises un plafond par repas. Au-del de ce plafond, les sommes effectivement pay es aux restaurateurs demeuraient la charge des salari s concern s.

8 Comme les factures de restaurant avaient t tablies au nom de ses salari s, et non pas au nom de la soci t elle-m me, les juges ont consid r que : - l entreprise ne pouvait pas tre regard e comme ayant proc d au r glement effectif de ces frais de restauration ; - les tats r capitulatifs tablis par les salari s en cause, appuy s des pi ces justificatives (re us, tickets ou notes), ne constituaient pas des factures au sens des dispositions de l article 289 du CGI. La d duction de la TVA sur ces frais lui a donc t refus e (CE 17 avril 2013, n 334423 confirmant CAA Nantes 12 octobre 2009, n 08NT03241). III. Incidences pratiques pour les entreprises A) Port e de l arr t du Conseil d Etat MORGENSTERN ET ASSOCIES SARL 7 rue du Chevalier de Saint George 75008 PARIS Page 4 L arr t du Conseil d Etat rappelle finalement des r gles de base en mati re de droit d duction de la TVA.

9 N anmoins, il soul ve des probl mes car, en pratique, le formalisme des factures de repr sentation et de d placement n est pas toujours scrupuleusement respect . En outre, il ne pr cise pas dans quelle mesure les modalit s de remboursement des frais aux salari s (avances, puis r gularisations ant rieures) ont ventuellement pu peser sur la d cision de refuser le droit d duction de la TVA sur ces notes de restaurant . On peut ainsi l gitimement se poser la question de savoir si la d cision du Conseil d Etat aurait t la m me si les notes de restaurant avaient t rembours es l euro l euro aux salari s concern s. En tout tat de cause, les incidences pour les entreprises en termes de perte du droit d duction de la TVA, de solutions y apporter ou de contestation de ce dernier sont examiner.

10 B) TVA non r cup rable Le formalisme all g pr vu pour les notes de restaurant dans la limite de 150 HT devrait, en principe, permettre d viter des erreurs d identification emp chant la r cup ration de la TVA. Malheureusement, comme le rappelle l arr t du Conseil d Etat, cette simplification peut, au contraire, aboutir un risque de non-r cup ration de la TVA, notamment lorsque ces factures sont r gl es par des salari s de l entreprise pour des besoins professionnels et que, par m connaissance, ils les font tablir leur nom au lieu de celui de l entreprise. Comptablement : la TVA non d ductible aff rente un service doit tre consid r e comme un l ment du co t de ce service. Les factures de restaurant sur lesquelles la TVA n est pas r cup rable sont donc enregistr es en TTC dans le compte de charge concern.