Transcription of FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1 Colombia. Archivo General de la Naci n FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL HOJA No: ___ DE: ___ ENTIDAD REMITENTE: _____ ENTIDAD PRODUCTORA: _____ UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____ OFICINA PRODUCTORA: _____ OBJETO: _____ REGISTRO DE ENTRADA A O MES DIA N T N T: N mero de Transferencia N MERO DE ORDEN C DIGO NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOS FECHAS EXTREMAS (aaaa-mm-dd) UNIDAD DE CONSERVACI N N MERO DE FOLIOS SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA NOTAS Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Elaborado por: _____ Entregado por: _____ Recibido por: _____ Cargo: _____ Cargo: _____ Cargo: _____ Firma: _____ Firma: _____ Firma: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentaci n que se va a transferir.
2 Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o raz n social de la entidad que produce o produjo los documentos. Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqu a de la cual dependa la oficina productora. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentaci n tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto: Se debe consignar la finalidad del INVENTARIO , que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoraci n de fondos acumulados, fusi n y supresi n de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
3 Hoja ___ de ___: Se numerar cada hoja del INVENTARIO consecutivamente. De___: Se registrar el total de hojas del INVENTARIO . Registro de entrada: Se diligencia s lo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los d gitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (a o, mes, d a). En NT se anotar el n mero de la transferencia. N mero de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el n mero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad DOCUMENTAL . C digo: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
4 Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homog neos emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones espec ficas. Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusi n y/o supresi n de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservaci n. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relaci n con la misma funci n de la oficina productora.
5 Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro d gitos correspondientes al a o. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentaci n no tenga fecha se anotar Unidad de conservaci n: Se consignar el n mero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrar n las unidades de conservaci n diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el n mero correspondiente. No. de folios: Se anotar el n mero total de folios contenido en cada unidad de conservaci n descrita. Soporte: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentaci n: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electr nicos, soportes electr nicos (CD, DK, DVD), etc.
6 Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentaci n registra un alto, medio, bajo o ninguno ndice de consulta; para tal efecto, se tendr n en cuenta los controles y registros de pr stamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentaci n. Esta columna se diligenciar especialmente para el INVENTARIO de fondos acumulados. Notas: Se consignar n los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentaci n ordenada num ricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotar n los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeraci n y/o repetici n del n mero consecutivo en diferentes documentos.
7 Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotograf as o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe se alarse, en primer lugar, el n mero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotograf as sueltas: luego el n mero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por m quina deber n registrarse las caracter sticas f sicas y requerimientos t cnicos para la visualizaci n y consulta de la informaci n. Especificar programas de sistematizaci n de la informaci n.
8 A los impresos se le asignar un n mero de folio y se registrar el n mero de p ginas que lo componen. As mismo, se anotar informaci n sobre el estado de conservaci n de la documentaci n, especificando el tipo de deterioro: f sico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), qu mico (oxidaci n de tintas, soporte d bil) y/o biol gico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el INVENTARIO , as como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboraci n del mismo. Entregado por: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
9 Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el INVENTARIO , as como el lugar y la fecha en que se recibi.