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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Colombia. Archivo General de la Naci n FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL HOJA No: ___ DE: ___ ENTIDAD REMITENTE: _____ ENTIDAD PRODUCTORA: _____ UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____ OFICINA PRODUCTORA: _____ OBJETO: _____ REGISTRO DE ENTRADA A O MES DIA N T N T: N mero de Transferencia N MERO DE ORDEN C DIGO NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOS FECHAS EXTREMAS (aaaa-mm-dd) UNIDAD DE CONSERVACI N N MERO DE FOLIOS SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA NOTAS Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Elaborado por: _____ Entregado por: _____ Recibido por: _____ Cargo: _____ Cargo: _____ Cargo: _____ Firma: _____ Firma: _____ Firma: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentaci n que se va a transferi

Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

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  Coins, Formato, Inventario, Extrema, 218 nico de inventario documental, Documental

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1 Colombia. Archivo General de la Naci n FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL HOJA No: ___ DE: ___ ENTIDAD REMITENTE: _____ ENTIDAD PRODUCTORA: _____ UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____ OFICINA PRODUCTORA: _____ OBJETO: _____ REGISTRO DE ENTRADA A O MES DIA N T N T: N mero de Transferencia N MERO DE ORDEN C DIGO NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOS FECHAS EXTREMAS (aaaa-mm-dd) UNIDAD DE CONSERVACI N N MERO DE FOLIOS SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA NOTAS Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Elaborado por: _____ Entregado por: _____ Recibido por: _____ Cargo: _____ Cargo: _____ Cargo: _____ Firma: _____ Firma: _____ Firma: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ Lugar: _____ Fecha: _____ INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentaci n que se va a transferir.

2 Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o raz n social de la entidad que produce o produjo los documentos. Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqu a de la cual dependa la oficina productora. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentaci n tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto: Se debe consignar la finalidad del INVENTARIO , que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoraci n de fondos acumulados, fusi n y supresi n de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

3 Hoja ___ de ___: Se numerar cada hoja del INVENTARIO consecutivamente. De___: Se registrar el total de hojas del INVENTARIO . Registro de entrada: Se diligencia s lo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los d gitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (a o, mes, d a). En NT se anotar el n mero de la transferencia. N mero de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el n mero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad DOCUMENTAL . C digo: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

4 Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homog neos emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones espec ficas. Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusi n y/o supresi n de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservaci n. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relaci n con la misma funci n de la oficina productora.

5 Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro d gitos correspondientes al a o. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentaci n no tenga fecha se anotar Unidad de conservaci n: Se consignar el n mero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrar n las unidades de conservaci n diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el n mero correspondiente. No. de folios: Se anotar el n mero total de folios contenido en cada unidad de conservaci n descrita. Soporte: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentaci n: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electr nicos, soportes electr nicos (CD, DK, DVD), etc.

6 Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentaci n registra un alto, medio, bajo o ninguno ndice de consulta; para tal efecto, se tendr n en cuenta los controles y registros de pr stamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentaci n. Esta columna se diligenciar especialmente para el INVENTARIO de fondos acumulados. Notas: Se consignar n los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentaci n ordenada num ricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotar n los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeraci n y/o repetici n del n mero consecutivo en diferentes documentos.

7 Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotograf as o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe se alarse, en primer lugar, el n mero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotograf as sueltas: luego el n mero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por m quina deber n registrarse las caracter sticas f sicas y requerimientos t cnicos para la visualizaci n y consulta de la informaci n. Especificar programas de sistematizaci n de la informaci n.

8 A los impresos se le asignar un n mero de folio y se registrar el n mero de p ginas que lo componen. As mismo, se anotar informaci n sobre el estado de conservaci n de la documentaci n, especificando el tipo de deterioro: f sico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), qu mico (oxidaci n de tintas, soporte d bil) y/o biol gico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el INVENTARIO , as como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboraci n del mismo. Entregado por: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

9 Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el INVENTARIO , as como el lugar y la fecha en que se recibi.


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