Gestion des modèles de documents Word - syrah.fr

1 Gestion des mod les de documents Word Cliquez sur un chapitre pour l'atteindre I Le publipostage dans Word Page 2. II Gestion des mod les de documents dans Griotte Page 3. III Cotisations Page 3. III-1 Bordereaux de cotisation Page 3. III-2 Re us de cotisation Page 8. III-3 Re us de versement de cotisation Page 11. III-4 Remises en banque de versements Page 14. IV Consultations Page 16. V R unions Page 19. V-1 Participants Page 19. V-2 Factures Page 23. V-3 Bordereaux de factures Page 27. V-4 Remises en banque Page 29. VI Recherches - extractions Page 31. 65, rue Floralia 13008 Marseille T l. 04 91 72 61 15 Fax 04 91 72 68 49. Gestion des mod les de documents Word Page 2.

2 I Le publipostage dans Word Le publipostage (appel galement mailing ou fusion) est la technique permettant de fusionner un mod le de document comportant des champs de fusion avec des enregistrements issus d'une base de donn es. Microsoft Word distingue 5 cat gories de publipostage : - Lettres, - Messages lectroniques, - Enveloppes, - Etiquettes, - R pertoire. Pour r aliser un mod le de document pour Griotte, apr s avoir pr par votre document, vous devrez positionner les champs de fusion. Les noms de champs de fusion utilis s par Griotte pour les diff rentes cat gories de publipostage sont indiqu s, pour chaque cat gorie, dans les tableaux des chapitres III VI du pr sent document.

3 Ne lancez pas le processus de fusion et publipostage dans Word. Pour ins rer un champ de fusion dans un document Word, activez le menu Tableau/Formule de Microsoft Word et saisissez le terme MERGEFIELD suivi du nom du champ, ou bien utilisez la raccourci clavier Ctrl+F9. Dans les 2 cas, le champ de fusion ins r se pr sentera sous cette forme : Effectif . par exemple avec le nom de champ Effectif. Pour voir la syntaxe compl te du champ de fusion, cliquez dans ce champ de fusion et faites un clic droit Basculer les codes de champs : {. MERGEFIELD Effectif }. Vous pouvez modifier le format d'un champ de fusion. Par exemple : Formats d cimal : { MERGEFIELD nomduChamp \# "#,00" } ou { MERGEFIELD nomduChamp \## "### ### ###,##" }.

4 Formats Date : { MERGEFIELD nomduChamp \@ "dd/MM/yyyy" } ou { MERGEFIELD. nomduChamp \@ " dddd dd MMMM yyyy " }. Format mon taire : { MERGEFIELD nomduChamp \#"####,00 " }. Format num ro de t l phone : {MERGEFIELD nomduChamp \# "00' '00' '00' '00' '00"}. Vous pouvez galement introduire des formules conditionnelles ou de calcul partir d'un ou plusieurs champs de fusion : Exemple de champ calcul : { ={ MERGEFIELD nomduChamp} *10}. Exemple d'affichage conditionnel : { IF { = { MERGEFIELD Solde } - {MERGEFIELD Paiement }. } > 0 "Votre solde actuel est gal { = { MERGEFIELD Solde } - { MERGEFIELD Paiement }. \# "$#,## ;($#,## ) " }." "Votre compte est sold.}

5 Merci." }. Nous vous invitons consulter l'aide de Microsoft Word relative la fusion et au publipostage pour de plus amples informations (Touche F1 ou menu ?/Aide sur Microsoft Word, chapitre relatif la fusion et au publipostage), ainsi qu' consulter les sites officiels de Microsoft Word : Microsoft Word 2003 : Microsoft Word 2007 : Microsoft Word 2010 : Forum Office : Faq Word : 65, rue Floralia 13008 Marseille T l. 04 91 72 61 15 Fax 04 91 72 68 49. support Gestion des mod les de documents Word Page 3. II Gestion des mod les de documents dans Griotte Les mod les de documents Word utilis s dans Griotte sont accessibles par le menu Administration/ Gestion documents Word (selon autorisations).

6 Dans la premi re zone de liste d roulante, S lectionnez l'organisation pour laquelle vous souhaitez modifier les documents , et s lectionnez la famille de documents afficher dans la deuxi me zone de liste d roulante. Les manipulations effectuer pour l'ajout et la modification de documents sont d crites dans le mode d'emploi de la page. Pour supprimer un document, utilisez le bouton . Par convention, les familles de documents Recherches Extractions et Consultations . ne d pendant pas d'une organisation sont class es dans l'organisation principale de Griotte (organisation apparaissant par d faut dans la zone de liste d roulante). Les noms des champs de fusion disponibles pour chaque famille de document sont pr cis s dans les tableaux des chapitres III VI du pr sent document.

7 III Cotisations III-1 Bordereaux de Cotisation Les bordereaux de cotisation peuvent tre dit s (selon autorisations) globalement par la page d'appels de cotisations accessible par le menu Cotisations/Appels, et individuellement, pour une adh sion, via l'onglet adh sion accessible via la page d'une personne morale ou d'une personne physique. L' dition globale des bordereaux de cotisation par le menu Cotisations/Appels est accessible, une fois les l ments de l'appel s lectionn dans la page, en cliquant sur le bouton de commande G n rer et Voir , puis le bouton S lectionner de la ligne souhait e : 65, rue Floralia 13008 Marseille T l. 04 91 72 61 15 Fax 04 91 72 68 49.

8 Support Gestion des mod les de documents Word Page 4. Cliquez ensuite sur le bouton de commande Imprimer . Au cas o plusieurs mod les de bordereaux de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite s lectionner le mod le souhait : S lectionnez le mod le souhait et cliquez sur le bouton Valider . Si un seul mod le de cotisation est disponible pour l'organisation s lectionn e, la boite de dialogue suivante s'affichera imm diatement : 65, rue Floralia 13008 Marseille T l. 04 91 72 61 15 Fax 04 91 72 68 49. support Gestion des mod les de documents Word Page 5. S lectionner Ouvrir pour ouvrir imm diatement le document fusionn dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou Enregistrer pour enregistrer le mod le sur votre poste de travail.

9 L' dition d'un bordereau de cotisation pour un adh rent s'obtient partir de l'onglet Adh sion de la personne morale ou physique adh rente, par clic sur le bouton de commande Editer . De la m me fa on, au cas o plusieurs mod les de bordereaux de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite s lectionner le mod le souhait , puis la boite de dialogue suivante vous invite ouvrir ou enregistrer le mod le fusionn . La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage de bordereau de cotisation est la suivante : Nom champ pour fusion Word et Export Excel Description Num ro de personne morale de l'organisation topm d'adh sion s lectionn e Mode calcul de la cotisation ; T pour Tarif modecalcul (bar me) ou F pour Forfait Adh rent PM (personne morale) ou PP (personne typeAdherent physique).

10 Section locale (territoire) de rattachement de Section Locale l'adh sion Contact sur la Section locale (territoire) de Contact Section Locale rattachement de l'adh sion Num ro de t l phone de la section locale Telephone Section (territoire) de rattachement de l'adh sion Email de la section locale (territoire) de Email Section rattachement de l'adh sion Raison Sociale Raison Sociale de l'adh rent Nom Commercial Nom commercial de l'adh rent Adresse 1 Adresse 1 de l'adh rent Adresse 2 Adresse 2 de l'adh rent Adresse 3 Adresse 3 de l'adh rent Code Postal Code postal de l'adh rent Ville PM Ville de l'adh rent Montant du forfait de l'adh sion si la cotisation Forfait Adhesion est forfaitaire Taux de TVA correspondante au forfait de Taux TVA Adhesion l'adh sion si la cotisation est forfaitaire 65, rue Floralia 13008 Marseille T l.