Gestion des ressources humaines - HAS

1 Certification des tablissements de sant Guide th matique des experts-visiteurs Gestion des ressources humainesSeptembre 2014 Caract risation g n raleAvertissementD finition de la politique Mobilisation des quipes valuation du fonctionnement du processus Effectivit de la mise en oeuvre Mise en place des actions d am liorationPour en savoir plusOrganisation interneDisponibilit des ressourcesPlanifierMettre en uvre valuerAgirCertification des tablissements de sant Guide th matique des experts-visiteurs Gestion des ressources humaines | 2 AvertissementLes pr sents guides sont des outils de visite destination des experts-visiteurs de la HAS visant leur appor-ter une connaissance de la th matique partir de laquelle ils pourront conduire leur investigation. Ils permettent une remise en perspective des attentes du Manuel de certification selon l approche processus et donnent des l ments de compr hension pour ma triser la qualit et la s curit li es la th matique. Ils pr cisent notamment des points d observation permettant d affiner le regard sur la mise en uvre r elle au regard des organisations et dispositions pr vues par l tablissement.

2 Ces guides pr sentent parfois des modalit s de mise en uvre qui vont au-del des exigences de la certification. Elles visent indiquer comment optimiser la ma trise du processus. ce titre, les tablissements sont libres de les appliquer. Ils peuvent avoir d velopp d autres r ponses pour atteindre l objectif ; il leur appartient d en faire tat et de d montrer que les dispositions prises sont satisfaisantes pour ma triser et/ou am liorer la qualit et la s curit des experts-visiteurs fondent leur investigation sur ces guides sans pour autant investiguer chacune des lignes de fa on exhaustive ou litt rale. Ils tiennent compte des situations sp cifiques rencontr es pendant leur visite pour prioriser leurs investigations sur les points essentiels. Ces guides seront volutifs et prendront en compte notamment les retours d exp encadr s ne pr jugent pas du caract re obligatoire mais sont Illustratifs. l ments d appr ciation surlign s en vert : exigence directement rattach e la th matique trait e l ments d appr ciation surlign s en jaune : exigence mettant en avant des liens avec les autres guides th matiquesL investigation de la th matique Gestion des ressources humaines vise valuer que l tablissement g re ses ressources humaines de fa on am liorer la qualit et la s curit des soins aux patients.

3 Cela suppose une organi-sation du dialogue social et une implication des personnels dans le fonctionnement de l tablissement, en particulier dans son action de recherche de l efficience. Cela suppose aussi que les emplois et les comp tences sont g r s qualitativement, quantitativement et de fa on pr visionnelle. La sant et la s curit au travail, la qualit de vie au travail sont des objectifs de l tablissement. La recherche d une bonne Gestion des ressources humaines n est pas le fait de la seule direction des ressources humaines mais de toutes les fonctions ayant un r le d encadrement : chef d tablissement, pr sident de CME, DRH, direction des affaires m dicales, coordonnateur des soins, chefs de p le ou d unit , cadres interm risation g n raleCertification des tablissements de sant Guide th matique des experts-visiteurs Gestion des ressources humaines | 3L tablissement a identifi par secteur d activit les besoins en comp tences et en effectifs pour assurer son bon fonctionnement (3a E1- EA1).

4 Les sources de donn es utilis es sont par exemple : les activit s risque ou innovantes (3a E1- EA3) ; l volution dans l offre de soins de l tablissement et les volutions strat giques du projet d tablissement ; certains indicateurs RH : indicateurs de recrutement, d valuation et de Gestion des comp tences, de Gestion des carri res, de mobilit interne, de d part en formation, d agents temps partiel, nombre d heures suppl mentaires, etc ; les r sultats de la concertation avec les partenaires sociaux ; les orientations nationales et r gionales de DPC ; etc. L tablissement a identifi les risques professionnels et les a recens s au sein du document unique (3c E1- EA1, 3c E1- EA2).Les sources de donn es utilis es sont par exemple : le bilan social et les indicateurs RH : taux d absent isme par cat gorie, par p le ou par unit ; turn-over constat par p le ou par unit , nombre d heures suppl mentaires par unit , nombre d accidents de travail et de maladies professionnelles et leur volution, nombre de CDD ; l enqu te de satisfaction des professionnels ; les bilans des enqu tes, audits, valuations internes et externes ; le bilan des diff rentes commissions/instances/comit s en lien avec la sant et la s curit au travail ;D finition de la politiqueIdentification des objectifs d am liorationIdentification des mesures de traitement des risquesIdentification des besoins, analyse des risquesIdentification des besoins, analyse des risquesCertification des tablissements de sant Guide th matique des experts-visiteurs Gestion des ressources humaines | 4 le suivi de la p nibilit ; le bilan m decin du travail/service sant au travail.

5 L analyse de l activit en consid rant la nature des activit s et les conditions de leur r alisation ; les analyses a priori de certaines situations d volution de l tablissement, telles qu une restructuration d activit , une fusion d tablissement, un d m nagement, un plan de retour l quilibre ; prise en compte des risques est hi rarchis e selon une m thode d finie (8d E1- EA2).Politique et objectifs Il existe une politique ressources humaines d finie en lien avec les orientations strat giques, le projet m dical, de soins, et qui s inscrit dans les valeurs de l institution (1e E1- EA1). Elle prend en compte les moyens mat riels et financiers de l tablissement. Elle est d finie en lien avec l identification des besoins et l analyse des risques. Elle est valid e par les diff rentes instances et r vis e au moins annuellement (1a E3- EA1, 1a E3- EA2). Elle est diffus e (1a E2- EA3) en interne, l ensemble de l tablissement et en externe de fa on adapt e (interlocuteurs au sein du territoire : usagers, m decins traitants, autres tablissements professionnels lib raux, etc.)

6 La politique d finit les orientations ou les strat gies, notamment concernant : la politique de Gestion pr visionnelle des m tiers et des comp tences d finie dans les diff rents secteurs d activit en lien avec les orientations strat giques (3a E1- EA2) : en vue d une juste adaptation des ressources aux caract ristiques de l activit , et ce 24 h/24 et 7 j/7 et, d une ad quation des comp tences aux activit s risque ou innovantes, aux nouvelles activit s (3a E1- EA3), int grant la dimension accompagnement des professionnels ; la formation des professionnels, l laboration des plans de DPC adapt s aux besoins des professionnels et des secteurs/activit s ; l accueil et l int gration personnalis e des arrivants (3b E1- EA1) ; l valuation p riodique du personnel (3a E2- EA2) ; les dispositions prises pour assurer la qualit et la s curit de la prise en charge des patients dans les cas o les effectifs n cessaires ne sont pas pr sents (les modes de fonctionnement en mode d grad ) (3a E2- EA1) ; la politique de communication interne et externe autour des valeurs de l tablissement, porteuses de coh -sion interne et d engagement de l tablissement et des professionnels ; les m canismes de valorisation des personnels en s appuyant sur le management de proximit ; les m canismes de d l gation des responsabilit s ; la politique de pr vention des risques professionnels et de promotion de la sant et de la s curit au travail (3c E1- EA1) le processus de concertation avec les partenaires sociaux (2d E1- EA1 (voir th matique QVT) ; le syst me d information RH ; politique RH comprend des objectifs pr cis et des indicateurs mesurables (1e E2- EA1).)

7 Identification des objectifs d am liorationCertification des tablissements de sant Guide th matique des experts-visiteurs Gestion des ressources humaines | 5 Communication La politique est diffus e l chelle de l tablissement. Il existe une strat gie de communication r guli re et positive des objectifs et des r sultats des indicateurs et des tableaux de bord aux professionnels et aux usagers (2e E1- EA2) ainsi que des succ s mise en uvre de cette politique est traduite dans un programme global d am lioration des ressources humaines . La mise en uvre de la politique de pr vention des risques professionnels est d clin e dans un programme annuel de pr vention des risques professionnels et d am lioration des conditions de travail (3c E1- EA3). Il est le reflet de la participation de l ensemble des acteurs (instances repr sentatives du personnel, professionnels soignants, administratifs et logistiques) (2d E1- EA1).L analyse comparative besoins/comp tences disponibles conduit des actions court et moyen terme en mati re de formation, transfert de savoir-faire, mobilit interne ou recrutement mais aussi de communication, de actions sont issues d initiatives institutionnelles ou d quipes et de leur collaboration.

8 Certaines actions sont sp cifiques certains secteurs d activit .Ce programme pr cise, pour chaque action, les modalit s de suivi (8a E3- EA1) : responsabilit s pour chacune des actions ; planification des actions dans des d lais fix s ; suivi des actions, cl ture et communication des r programme de travail des CHSCT s inscrit dans les projets transversaux relatifs aux conditions de travail et la pr vention des risques tablissement met en place un syst me de priorisation des actions, notamment pour celles issues de la mise en conformit la r glementation (8c E1- EA2).Le programme est pr sent annuellement aux instances de l tablissement (8a E1- EA4), dont la CRUQPC. Il est articul au programme d am lioration de la qualit et de la s curit des soins (PAQSS) de l tablissement (8a E1- EA2).Exemples d actions dans le cadre du programme d am lioration : actions favorisant l attraction et la r tention des professionnels au sein de l tablissement ; d veloppement du soutien aux professionnels ou aux quipes confront s des situations difficiles ; actions relatives la dimension accompagnement des professionnels (pr vention de la 2e victime apr s un accident) ; d veloppement des parcours professionnels ; laboration des plans de DPC adapt s aux besoins des professionnels et des secteurs/activit s ; formation, accompagnement des cadres ; actions sur la pr vention des troubles musculo-squelettiques.

9 Des mesures de traitement des risquesCertification des tablissements de sant Guide th matique des experts-visiteurs Gestion des ressources humaines | 6 PilotageRessourcesInterfacesR les et responsabilit sOrganisation interneLe directeur des ressources humaines pilote la Gestion des RH et de la sant et s curit au travail, en lien avec le directeur de l tablissement, le pr sident de la CME, le coordonnateur des soins, les chefs de p le et/ou d unit , les cadres sup rieurs de p le et/ou d unit . Ses missions sont d travaille de mani re concert e avec les professionnels et avec les instances, notamment les instances repr sentatives du personnel dans la d finition, le suivi et l valuation des actions (3d E1- EA2, 2c E1- EA1, 2d E1- EA1).Les r les et responsabilit s en mati re de management des ressources humaines sont d finis. Un organi-gramme pr cisant les fonctions de chacun est disponible au niveau de l ES, du p le lorsqu il existe et de l unit (2a E1- EA1).

10 Les circuits de d cision et de d l gation sont d finis (2a E1- EA2).Exemples de missions : piloter et mettre en uvre la politique RH l chelle de l tablissement, suivre le programme d actions et assurer la diffusion des informations utiles aux personnels ; expliquer les r gles de fonctionnement institutionnel, les modalit s de prise de d cision et les motiva-tions des d cisions prises ; mettre en place des moments de rencontre pour commenter les informations, r pondre aux interroga-tions formul es et couter les pr occupations des personnels ; les et responsabilit sCertification des tablissements de sant Guide th matique des experts-visiteurs Gestion des ressources humaines | 7 Les ressources n cessaires la mise en uvre de la politique sont d finies. Les proc dures RH sont formalis es, notamment celles destin es : au recrutement ; l accueil des nouveaux arrivants ; la formation continue (dont DPC) et aux d parts en formation ; l valuation p riodique des personnels ; la mobilit interne ; au temps de travail, aux modalit s de prise de cong s, aux r gles de remplacement en cas d absen-t isme ; etc.